Бывает, что проведёшь день на работе, вроде ничего не сделал, а все равно устал. Виной этому, как правило, рутина. Куча мелких срочных, или не очень срочных, поручений и повседневных обязанностей. Из-за этих дел не успеваешь делать какие-то другие, более важные вещи. Знакомая ситуация?
Как обычно решают эту проблему
1. Никак. Человек привыкает крутиться как белка в колесе, выполняя бесчисленное количество поручений и потом не редко задерживается, чтобы доделать ту работу, которую не успел
2. Тайм-менеджмент. Подходит далеко не каждому. Многие психологически не готовы себя загонять в какие-то рамки, контролировать время. Они живут по своим ощущениям, в своём собственном ритме.
3. Оптимизация рабочего процесса. Это не тайм-менеджмент, но попытки расставить приоритеты, разделить задачи на важные и не очень. На самом деле, это не решает проблему. Такой подход устраняет некоторые симптомы и снижает общую напряженность, но не устраняет проблему.
Давайте будем честны друг с другом. Да, у нас могут быть планы о будущих покупках, о том, как хотели бы провести отпуск и т.д. Но сколько людей ставит планы по развитию своей жизни?
Спросите у своих друзей и коллег, кем они себя видят через 5 лет. Где они живут, где и кем работают, как проводят свободное время. Пускай они опишут свой типовой будний день через 5 лет. Многих этот вопрос вгоняет в ступор, они об этом даже не задумываются.
По одной из психологических теорий у нас есть несколько слоёв контроля над своей жизнью.
Первый слой — «бытовой» — это все наши повседневные задачи, которые мы выполняем каждый день. Утром встаём на работу, завтракаем, в полдень идем на обед, потом идем домой, по дороге заходя в магазин. Короче, это наш с вами «день сурка», то что повторяется из дня в день. Здесь также все важное и срочное. Это достаточный минимум, чтобы наш день прошел нормально.
Второй слой – «организационный». Он подразумевает планирование дел на день, неделю, месяц, год, а также анализ эффективности выполнения планов в конце каждого срока. Например, вечером проводить анализ, на сколько успешно прошел день, что было из запланированного выполнено, что нет и почему.
Третий слой – «развитие». Это ваша программа по самосовершенствованию. Например, изучение иностранных языков и профессиональной литературы, посещение различных тренингов, занятие спортом. В прочем, занятие спортом является развитием до тех пор, пока это прочно не войдет в вашу жизнь и не станет рутиной. Тогда это переходит в бытовой слой, где находятся ежедневно повторяемые задачи, которые вы повторяете без напоминания.
Четвёртый слой – «жизнь». Как бы хорошо вы не планировали первые три слоя, различные события в жизни накладывают свой отпечаток и вносит свои коррективы.
Так вот, у большинства людей отсутствуют или находятся в зачаточном состоянии 2-й и 3-й слои. Их полностью поглотил «бытовой слой», они не думают ни о личном развитии, ни о планировании жизни.
Способы повышения продуктивности:
Метод 1. Три задачи, которые мне принесут наибольший эффект завтра
Понятно, что дел может быть очень много. Нужно выбрать три самых главных, которые принесут наибольший эффект/результат, записать их (это важно), а на следующий день выполнять их в первую очередь. Это такой тайм менеджмент в легкой форме, лайт версия.
Метод 2. Рутина, развитие, ДПД
Об этом методе мне рассказал талантливый бизнес-тренер, специалист по личной эффективности и тайм-менеджменту Станислав Скворцов. Суть метода такая. Все задачи, которые мы выполняем в течение дня можно разделить на три категории:
Деятельность приносящая доход — ДПД. В каждом бизнесе, в каждой работе, есть одно ключевое действие, за которое Вы получаете деньги, остальные являются вспомогательными. Например, для менеджера по продажам ключевое действие — это звонить по телефону. Чем больше звонков, тем больше клиентов. Больше клиентов — больше продаж. Но ДПД это не только деньги, это могут быть эмоции, впечатления и т.д. Например, у парня свидание с девушкой — это тоже ДПД, так как приносит положительные эмоции и не только.
Если встреча с девушкой не приносит таких ощущений и эти отношения уже в тягость, то это уже рутина. Встреча с друзьями, родителями, детьми, внуками – это тоже, как правило, ДПД.
Развитие. Это планирование, получение новых знаний и навыков.
Рутина представляет собой череду однотипных, повторяющихся задач, которые нужно выполнять в течение дня. Отвечать на звонки и письма, вытачивать одинаковые болванки на станке, писать код, работа на сборочном конвейере и другое,домашние дела... - у каждого своя рутина.
Как здесь поступить?
Нужно добиться, чтобы в соотношении ДПД / развитие / рутина было как можно можно больше ДПД и как можно меньше рутины. Оптимальное соотношение 80/10/10.
Очевидным напрашивается решение, что нужно что-то делать с рутиной, так как именно она является «корнем зла».
Что можно с ней сделать:
• отложить (может само рассосется, станет не актуальным)
• делегировать (поручить кому-то другому)
• во время рутины делать что-то еще (например, послушать развивающую аудио книгу при выполнении какой-то монотонной работы)
• перевести рутину в развитие (добавить креатива). При решении рутинных задач таким образом не стоит забывать, что развитие постепенно переходит опять в рутину. Как только Вы освоили новое занятие на столько хорошо, что делаете его машинально и результаты ваш больше не радуют, как прежде, а само занятие не приносит столько удовольствия, это уже не развитие. Это рутина.