Прежде всего, стоит определиться с временными рамками проведения пресс-конференции. Что касается дня проведения: если Вы хотите увидеть материалы о своей пресс-конференции в СМИ, то для начала убедитесь в том, что в выбранный день и время не заявлено более интересное журналистам событие (если планируется провести пресс-конференцию по поводу выведения на рынок нового продукта компании, уточните – не планирует ли в этот же день Президент побеседовать с журналистами о создании города на Марсе). Не очень хорошо проводить пресс-конференцию в выходные дни (суббота, воскресенье, праздники) – журналисты тоже люди и им тоже нужен отдых. Поэтому представители СМИ либо не соизволят прибыть, либо, опять же, осветят событие совсем не так, как того хотелось организаторам.

Также стоит уделить внимание и времени проведения пресс-конференции. Практика показывает, что предпочтительнее проводить мероприятие во второй половине дня, но начинать его не позднее 20:00.

Далее следует определиться с форматом мероприятия: будет ли это «круглый стол», когда журналисты и выступающие обмениваются мнениями по проблеме или же именно конференция, когда журналисты, сидя в зале, задают вопросы сидящим за столом выступающим.

После того как со временем и форматом проведения Вы определились надо определиться с местом проведения. Здесь есть несколько вариантов, но общее требование для всех – возможность беспрепятственно добраться туда на общественном транспорте. В противном случае Вам придется заняться еще и доставкой журналистов.

Провести пресс-конференцию можно на месте освещаемого события. Это актуально при открытии нового магазина или торгового центра, запуске производства и т.п.

Можно организовать пресс-конференцию в специально отведенном для этого месте. Существуют специальные залы для проведения пресс-конференций, которые сдаются в аренду. Так, в Москве это пресс-центр РИА «Новости», пресс-центр ИТАР-ТАСС, масс-медиа-центр «Журналистская деревня» и др. В Санкт-Петербурге: пресс-центр информационного агентства ИНТЕРФАКС, информационное агентство "Росбалт" и др. В немалой степени выбор помещения будет обусловлен ценой аренды, которая варьируется от 40 руб. до 4000 руб. за 1 час. Также свою роль играет вместимость помещения. Кроме того, однозначно не стоит проводить пресс-конференцию в залах с множеством колонн (мешают перемещению присутствующих) и зеркал (они мешают съемке). Желательно выбирать помещение, которое не соседствует с аэропортом или железнодорожной станцией, шум которых перекроет все звуки в зале. Важный момент – наличие необходимого количества «посадочных мест», работающих розеток, микрофонов.

Для усиления резонанса от проведения пресс-конференции ее можно провести в оригинальном, необычном месте. Например, на борту океанского лайнера или под куполом воздушного шара. Но такая практика подходит не для всех ситуаций и при этом следует учесть, что пресс-конференция это все-таки информационное мероприятие, а не развлекательное для журналистов.

Теперь следует разработать документальную часть пресс-конференции:

• Пресс-релиз. В нем должна быть отражена суть предстоящего события (дата, тема, имена и фамилии выступающих, цифровые данные). Пресс-релиз – своего рода «шпаргалка» для журналиста и гарантия того, что важная информация не будет искажена из-за того, что кто-то что-то не расслышал.
• Анонс пресс-конференции, который будет размещен в СМИ, в сети Интернет.
• Сценарий пресс-конференции. В нем должны быть примерные тезисы, которые будут озвучены, предполагаемые вопросы, разработанный тайминг (сколько времени отведено на выступления, сколько на вопросы-ответы).

Далее следует решить – будет ли фуршет. Если да – надо будет заранее договориться с соответствующим обслуживающим персоналом, заказать еду, напитки и т.д. Даже если фуршета не предвидится, стоит обеспечить как минимум питьевую воду для всех присутствующих.

Также обязательно надо заказать бейджи (или таблички) для выступающих и организаторов. На них должны быть указаны: ФИО, компания, должность. Это поможет избежать неразберихи во время проведения пресс-конференции и разнообразных ошибок в ее описании журналистами.

Когда вышеперечисленные пункты утверждены можно заняться приглашением представителей СМИ. Это стоит сделать не позднее, чем за неделю до предстоящего события. Причем для начала стоит позвонить в целевые СМИ, а уж после этого выслать приглашения. Помимо приглашения как такового следует оправить анонс пресс-конференции, пресс-релиз, схема проезда к месту проведения, сообщение о наличии/отсутствии фуршета, визитка с контактами пресс-менеджера, возможно – фото/видео/аудио материалы. После отправления приглашений необходимо «держать руку на пульсе» - постоянно контактировать с редакцией, напоминая о себе. Нелишним будет напомнить о себе непосредственно в день проведения пресс-конференции.

При проведении пресс-конференции могут понадобиться: фирменная сувенирная продукция, канцелярские товары (ручки, блокноты). В зависимости от специфики мероприятия, возможно, будут необходимы услуги службы безопасности, пожарной охраны, медиков, синхронный перевод.

Для того чтобы пресс-конференция прошла успешно ее проведение не помешает отрепетировать. На репетиции станут заметны слабые места: в речи, в работе технических служб и т.п. Соответственно, их можно будет устранить до начала пресс-конференции.

Очень желательно для удачной пресс-конференции наличие ведущего. Он будет озвучивать правила, называть выступающих, по необходимости комментировать происходящее, «отсекать» ненужное.

В день проведения пресс-конференции на входе в зал должна проводиться аккредитация – прибывшие журналисты отмечаются в списках, получают бейдж и предусмотренный раздаточный материал (пресс-релиз, вспомогательную информацию, канцелярские товары). Также обязателен инструктаж – когда можно вести съемку, когда будет разрешено взять интервью и т.п.

Начать пресс-конференцию следует с краткой вступительной речи выступающих. Ее оптимальная длина – не более 10 минут. После этого
ведущий (или сами выступающие) могут предложить задавать им вопросы.

Для позитивного старта можно использовать «подсадных уток», которые зададут «правильные» вопросы и зададут тон всей пресс-конференции.

При общении с журналистами важно устанавливать зрительный контакт – так Вы продемонстрируете свою уверенность и поймете, дошло ли сообщение до адресата. Ни в коем случае не тычьте ни на что (и ни кого) пальцем – указывайте открытой ладонью (это очень сильный и правильный с точки зрения психологии общения жест).

Если журналист задает Вам несколько вопросов одновременно, выберите самый удобный для Вас, ответьте на него, и только затем произнесите: «Прошу следующий вопрос!». Не пытайтесь удержать в памяти сразу несколько вопросов! Это лишь заставит Вас напрягаться, а журналисты, возможно, на это и рассчитывают, желая выставить компанию в неудачном свете.

Обращайте внимание на невербальные (не словесные) знаки журналистов. Если кто-то морщится, вздыхает, ухмыляется, то задайте этому репортеру вопрос типа: «Господин Иванов, я вижу, Вам есть что сказать?» или «Госпожа Петрова, Вы, кажется, все еще имеете сомнения?». Действуя таким образом Вы сможете продемонстрировать свою заинтересованность и вовлечь представителей прессы в продуктивную беседу.

Если Вам задаются вопросы о конкурентах ни в коем случае не допускайте хамства, оскорблений и других эмоций в их адрес. Можете иронизировать («Да, Чемберлен действительно любит трудящихся, но особенно любит наблюдать за тем, как они трудятся», «Да, продукт У продается уже 10 лет. Возможно, его покупают те, кому нравятся вчерашние новости»), можете ставить себя «вне рангов» («У нас нет конкурентов. Наша компания – это компания с поистине государственными интересами. Наши интересы – интересы всего народа и государства!»).

Во время ответов на вопросы ссылайтесь на мнения признанных авторитетов. Запаситесь этими мнениями заранее!

Старайтесь говорить правду или хотя бы полуправду. Все сказанное Вами может быть проверено! И если Вас поймают на откровенной лжи – пресс-конференцию можно смело отнести в разряд «черного PR».

Если предмет Вашей пресс-конференции – что-то, что возможно попробовать на месте (напиток, еда, прибор, косметика), то дайте репортерам такой шанс. Если, конечно, продукт достойного качества (в противном случае, возможно, лучше не затевать пресс-конференцию).

После того, как все вопросы получили ответы, стоит подвести итоги. Эти итоги должны быть отражены в пост-релизе, который будет правильным разослать в редакции участвовавших в пресс-конференции СМИ, а также опубликовать в сети Интернет.