С чего-то надо начинать… начинать наводить порядок в мыслях, в идеях, в делах и бизнесе. Я понимаю, что сразу и везде навести порядок не получиться, надорвусь. Но можно начать с малого. Сегодня я увидел это малое, с чего следует начать. Сегодня меня озарило. Произошло это в конце рабочей недели в пятничный (поздний) вечер за офисным столом. Мне вдруг стало понятно, что надо сделать. За всей этой суетой, рутинной, решением проблем клиентов, исполнением заказов, стимулирования и воодушевления сотрудников я вдруг разглядел путь. Это как в лесу – блуждаешь, блуждаешь, пытаешься по мху на деревьях определить северную сторону, стараешься поддержать свои силы редкими ягодами с кустов, вокруг деревья заслоняют солнечный свет, кусты цепляются за одежду и вдруг раз, и ты вышел на тропинку. Она узенькая, еле различимая. Извиваясь среди деревьев она уходит в гущу леса, но все равно тебя охватывает радость, что нашел путь. Путь, который выведет.

Но прежде чем перейти к описанию шагов на новом пути, я бы хотел уделить время тем предпосылкам, которые меня на него вывели. Анализ предшествующих событий, возможно, позволит понять логику будущих действий и их направление.

В моей жизни совпало сразу же несколько событий, совокупность которых позволила мне по-другому взглянуть на ситуацию. Во-первых, во вторник я отказался продолжать учебу в ЛИНК по программе МВА и записаться на очередной полугодовой курс «Стратегия». Объяснить это можно усталостью от учебы, в этом году я закончил годовой дипломный курс в этой же системе обучения; можно объяснить нежеланием тратить деньги, нехваткой времени, ленью и прочим. Но в действительности я понял, что не хочу получать ЕЩЕ знаний сверх того, что имею. Я не хочу набирать знания прозапас. Существующий объем знаний жжет меня из нутрии, требуя применения. Прежде чем получить ЕЩЕ знаний, я хочу применить хоть что-нибудь из того, что уже знаю. Очень много теории и мало практического применения.

Во-вторых, глубочайший кризис в рекламной службе. Это главный отдел, который приносит деньги. Все остальные на фирме эти деньги тратят. Существующая работа отдела не обеспечивает стабильного функционирования компании.

В-третьих, в очередной раз пришлось влазить в работу другой фирмы в качестве управленца. Чтобы тип. Роса успела к сроку напечатать наш заказ для Куйбышевазот пришлось участвовать в закупке бумаги, контролировать вывод пленки и подготовку форм, искать штамп для вырубки папки. Ситуация была похожа на то, что я взял в аренду печатный станок и персонал типографии. Несмотря на мои усилия, была допущена ошибка в тираже заказа – одна листовка должна была быть тиражом в два раза больше чем остальные. В аварийном режиме пришлось допечатывать. И после этого возник вопрос, как сделать так, чтобы не приходилось воссоздавать печатный процесс для выполнения заказа с нуля и информация о заказе не терялась?

В-четвертых, долгое время искал книгу Майкла Хаммера о ре-инжиниринге бизнес-процессов. Найти её не удалось, но натолкнулся на другую книгу этого автора под названием «Бизнес в XXI веке – повестка дня». Купил и начал читать. В процессе чтения многие мифы о традиционном менеджменте стали рассеваться. На дипломном курсе ЛИНК было много ссылок на Майкла Хаммера и я был знаком с его научными трудами, но именно сейчас разрозненные теории менеджмента стали складываться в мозаику. Стало ясно, что в менеджменте изменения происходят еще быстрее, чем в отрасли компьютерной техники. Стало ясно, что нет одного единственного и правильного метода управления. То, что срабатывало и давало результат в прошлом, будет мешать в будущем. Изменяйся или умирай. Изменяйся быстро.
В-пятых, посещение бесплатного семинара «Капитал-Консалтинг», которые предлагали методику создания отдела продаж. (Появилась надежда, что можно исправить ситуацию с рекламным отделом агентства). Методику они предлагают жесткую, если не сказать, что жестокую. Она предполагает проведение конкурса на вакансию рекламного агента, в результате которого набираются люди без опыта, а потом в течение трех месяцев идет обучение и тренинг с увольнением несправившихся. Те, кто пройдет подготовку получать жесткую технологию продаж. Подобные конкурсы делаются на фирме раз в два месяца.

В-шестых, проверка трудового инспектора исполнения трудового законодательства нашей организацией.

В-седьмых, заключение договора франшизы с «Прайм Тайм».

Все эти предпосылки вывели меня к пониманию, что для повышения эффективности деятельности необходимо структурирование бизнес-процесса. Внимательный читатель может сказать здесь: О! Сделал открытие! Да кто же этого не знал! Ха-Ха. Приведу для своего оправдания небольшую выдержку из литературы по дипломному курсу ЛИНК. «Почему мы спроектировали неэффективные процессы? Вообще говоря, мы этого не делали. Многие из наших процедур вообще никем не проектировались: они у нас завелись случайно… Мешанина из специальных приемов и быстрых рецептов передавалось от одного поколения работников к другому».

Каждый раз, приступая к выполнению очередного заказа, мы заново воссоздаем весь производственный процесс, как будто до этого мы ни разу подобных заказов не выполняли. Мы сдаем выполненную работу заказчику, и вместе со сданным заказом пропадает и наш опыт его выполнения. Вернее, он не пропадает, он разрозненно храниться в головах разных сотрудников. В следующий раз эта же группа сотрудников может снова воспроизвести процесс по исполнению заказа, но если хотя бы один сотрудник отсутствует, то возникает проблема. А новичку приходиться на опыте и через серию ошибок осваивать то, что уже знают его старшие коллеги. Скрытые знания в головах не дают эффективно работать предприятию. Если знания не формализированы, то в организации всем миром наваливаются на выполнение заказа. И у меня в агентстве и в других организациях работники самоотверженно работают, что бы выполнить заказ, не спят ночами, работают без выходных, проявляют небывалый героизм. Но надо признать, что фанатизм и героизм не так уж хороши: это признаки слабости в исполнении той или иной функции. Бизнес – процессы в агентстве должны быть четко прописаны. И ложным является мнение, что четкое спланированные и организованные бизнес-процессы ограничивают свободу творчества менеджеров, редакторов, журналистов и дизайнеров агентства. Возможность импровизировать и идти непроторенными тропами может показаться высшим проявлением свободы, но на самом деле это тяжелое бремя. В таких условиях люди обречены на постоянную неразбериху, они не знают, кто, что и когда должен делать. Отсутствие бизнес-процесса на практике отвлекает от творческой работы. И напротив, дисциплина и четко расписанная процедура направляет творческую энергию в нужное русло и поддерживают её. Они освобождают человека, позволяя ему сосредоточиться на наиболее подходящей для него работе, а не беспокоиться по поводу ее организации.

Мы страдаем от собственной неорганизованности. Авралы, перегрузки, стресс, ошибки в адресах, неправильные тиражи – все это происходит из-за отсутствия процедуры.

Сложно поверить, что для каждого работника возможно прописать процедуры его деятельности, но я в это поверил, когда получил пакет документов вместе с франшизой «Прайм Тайм». В этом пакете более 90 документов описывающих бизнес-процессы проекта. Вы не поверите, но там описано все. Вот только некоторые названия документов: «ПОЛОЖЕНИЕ об организации рабочего процесса в ЗАО «Прайм Тайм»», «Типовой рабочий день Руководителя отдела мерчандайзинга», «Маршрутный лист мерчандайзера», «СХЕМА взаимодействия с бухгалтерией при оплате магазинов», «ПОЛОЖЕНИЕ об оплате работы менеджеров», «ОСНОВНОЙ РАБОЧИЙ ФАЙЛ ПО УЧЕТУ РАБОТ В ОТДЕЛЕ МЕРЧАНДАЙЗИНГА», «АНКЕТА о посещении магазина» и прочее. Описано практически все от того, как должен быть одет работник, до поведения в конфликтных ситуациях с клиентом. Имея такую технологию, можно брать любого с улицы, месяц обучать и запускать в работу. Здесь не нужно ни чего изобретать, нужно просто следовать инструкции. Кто-то уже проделал этот путь (работу) в Москве, записал свой опыт и передал в регионы как технологию. Следуя технологии можно обойти все «грабли», на которые в свое время наступили первопроходцы, и достичь результата намного быстрее и эффективнее.

Теперь я думаю, почему нам, как агентству, не описать регулярно повторяющиеся процессы: поиск клиентов, проведение переговоров, оформление договоров, проведение фотосъемки, разработка эскиза и прочее. Описать эту технологию могут более «старшие» сотрудники, которые неоднократно уже выполняли работы и знакомы с деталями процесса. Я как раз и являюсь одним из таких «старших» сотрудников и сегодняшнее мое озарение связано с тем, что я знаю весь процесс работы. Он находиться у меня в голове и если я хочу, чтобы мои работники действовали так же эффективно, как и я, то я должен описать эту технологию работ и обучить их ей.

Ну что, сделаем первый шаг? (Продолжение в следующих постах).