На прошлой неделе закончил читать книгу Эл. Тоффлера «Третья Волна». Тем кто не читал, рекомендую… Вещь объемная (600 стр.), но полезная. Больше всего удивляет, что темы раскрываемые в книгах Тоффлера очень сильно совпадают с темами дипломного курса по менеджменту Открытого Британского Университета. Читаешь и про себя понимаешь, что вот здесь говориться о глобализации, здесь о демассификации и дефрагментации рынков, здесь по сетевые организации, здесь про новое лидерство и т.д. Удивительно и захватывающе.

Сейчас, после прочтения книги Тоффлера, в мозгу всплывают те или иные части (фрагменты) книги. Например, рассуждая о нормировании деятельности в агентстве в голове возникла глава из книги под названием «Героиновая структура». Название страшное, но после прочтения главы становиться понятным. Идея главы следующая: «Людям нужна структура жизни. Жизнь, в которой нет четкой структуры, — это крах. Без структуры начинается распад». И дальше следует: «Столкнувшись с отсутствием видимой структуры, некоторые молодые люди используют наркотики, чтобы создать ее. "Пристрастие к героину", — пишет психолог Ролло Мей, — формирует у молодого человека способ жизни. Пострадав от постоянной бесцельности, его структура теперь состоит из того, как убежать от полицейских, как раздобыть деньги, в которых он нуждается, где достать следующую дозу. Новая структура придает ему энергию, заменяя ранее существовавший бесструктурный мир"».

Почему разрастается число всевозможных культов? В разных вариациях любой культ предлагает человеку структуру его времени: подъем в определенное время, молитва или обряд, затем собрание, далее чтение соответствующей литературы, опять молитва и т.д. У человека появляется определенность. Жизнь получает структуру. Складывается впечатление, что жизнь становиться предсказуемой.

Еще примеры структурирования времени: «Люди, предъявляя четкие требования к их времени и энергии, вносят элемент структурированности, вокруг которого может быть организована остальная жизнь. Требования младенца к родителям, ответственность ухода за инвалидом, строгая дисциплина, необходимая членам церкви или, в некоторых странах, политической партии, — все это также может привносить в жизнь простую структуру».

Какую пользу дают для меня эти факты, как для руководителя? Опираясь на эти факты, я делаю выводы, что каждый раз, начиная работу с новым сотрудником, мы делаем одну и ту же ОШИБКУ – мы предоставляем ему свободу в определение того, чем он будет заниматься и в какое время он будет этим заниматься. Вроде бы все взрослые люди, и все знают, как надо работать. Агенты должны звонить и встречаться с клиентами, журналисты должны писать тексты, фотографы делать снимки. Все хорошо, но у большинства такая свобода вызывает неопределенность в деятельности. Зачем я тут, для чего я этим занимаюсь? В результате у агентства невероятная текучесть кадров: как среди агентов, журналистов, так и среди дизайнеров.

На мой взгляд, руководитель агентства, как главное ответственное лицо предприятия, и руководитель направления должны четко описать виды работ и последовательность их исполнения для новых сотрудников минимум на полгода. Задать структуру его деятельности, сформировать определенность. В менеджменте это называется проектированием работ. Работа нового сотрудника должна быть спроектирована! И только после того, как сотрудник освоил процедуры деятельности, сжился с распорядком работы, знает все особенности процесса по исполнению заказа и может самостоятельно проектировать работу – работнику можно предлагать самостоятельность, а в некоторых случаях переводить на дистанционную работу (создание виртуальных команд). До этого работника нужно «окружить заботой и вниманием руководителя», что бы он знал в каком направлении двигаться.

Постараюсь пояснить на примере работы агента, т.к. его деятельность больше всего прописана. Важно, что бы каждая позиция в агентстве имела требования к квалификации. Если работник не обладает необходимой квалификацией, то первые три месяца новый работник обучается с помощью наставника в целях повышения квалификации. Для агентов это может быть умение составлять документы: договора, счета, счета фактуры, акты, накладные. Следующий блок знаний для агента это умение вести переговоры. Здесь обязательно знание этапов продаж, составление сценариев телефонных переговоров и встреч, а так же работа с возражениями клиента. Агентам так же необходимо в идеале знать услугу, которую они представляют клиентам. К этому следует добавить базовые знания маркетинга: маркетинговая смесь, ЖЦТ, СВОТ-анализ и прочее.

И так, чем первые месяца занимается агент? Во-первых, делает обзвон определенного сегмента БД юридических лиц (с которыми агентство еще не сотрудничает, например, СТО, стоматологические кабинеты, фитнес клубы и прочие). Узнает их адреса и ФИО руководителей. Во-вторых, ЗАУЧИВАЕТ описание услуг агентства и каждые два дня рассказывает их наставнику, который выступает в роли виртуального заказчика. В-третьих, ищет в чем выгода потенциальных клиентов в сотрудничестве с агентством. Пишет свои первые компреды. Каждые два дня новый компред. В-третьих, составляет для наставника документы, тем самым снимает нагрузку с наставника по документу обороту и обучается работать в программах и умению составлять документы. В-четвертых, от лица наставника отсылает компреды клиентам и отвозит документы, а также забирает материалы для рекламных блоков или готовые электронные версии. Работа курьера. В-пятых, пишет за наставника ТЗ на разработку дизайна. Каогда новый сотрудник, достигает определенного уровня понимания услуг агентства, то наставник начинает брать его на встречи с клиентами, где новичок слушает, как ведутся переговоры.

Структура времени новичка должна быть жестко закреплена. Он должен понимать, что в 9.00 он делает обзвон БД. К 13.00 должно быть готов новый компред. В15.00 и 16.00 он развозит документы. В 17.00 презентация услуг агентства. Кроме структуры времени должны быть и количественные показатели деятельности сотрудника. Например, в месяц должно быть обзвонено не менее 200 фирм из базы. Составлено 12 компредов в месяц. Не менее 40 встреч с клиентами в месяц. Привлечено в проекты не менее 40 тыс. руб. И так, в течение 3 или 6 месяцев, пока он не начнет свободно владеть знаниями о рекламной отрасли и не наработает свою базу клиентов.

Теперь я порассуждаю о работе журналистов. При появлении нового журналиста, его необходимо закреплять за конкретным направлением: автоспорт, туризм, интерьерные решения, досуг и прочее. Необходимо его обязать собрать предварительный объем материала по заданной теме. Не это еще не статья, это контекст. Кроме того, что бы привлечь в журнал мебельщиков, нам регулярно надо писать «что-то» про интерьеры и об устройстве дома. Пусть новые журналисты и готовят этот контекст. (Естественно, что написание этих материалов будет оплачиваться по ставкам принятым в агентстве). Необходимо, что бы журналисты регулярно проводили «исследования» по выбранному направлению. Собирали все возможную информацию по данной теме. Из эти материалов будет в дальнейшем складываться редакционный портфель. Журналистам четко необходимо оговаривать сроки. Например, шесть статей в месяц объемом 6 000 знаков к 01, 08, 09, 14,15,18 числам. Кроме этого, необходимо представить обзорную информацию по теме. (Примером может служить, статья о бассейнах в городе Тольятти и об услугах катков. Рутинная каждодневная работа, но результат великолепный).
Необходимо для журналистов, как и для агентов, прописать требования к квалификации. И что более важно, сформировать количественные показатели деятельности и указать сроки выполнения.

Пока все.
Спасибо Тоффлеру за возможность поразмышлять.