"Набор инструментов менеджера".


У нас в гостях -автор книги Джон Митчел
Почему столько много менеджеров являются плохими менеджерами? Не в таких больших делах, как стратегия, бюджет или наем и увольнение, а в тех вещах, на которые большинство менеджеров тратят большую часть своего времени. Например, скольких менеджеров вы знаете, кто приходит на совещание неподготовленным, не говорит со своим персоналом или просто хронически дезогранизован?

Причина тому, как я полагаю, в том, что менеджеры за редким исключением имеют необходимые базовые знания. В действительности, эти базовые знания должны быть получены прежде, чем они стали менеджерами. И все равно мы все в одной и той же ситуации, мы просто продолжаем барахтаться. Со временем мы находим свой способ стать более эффективным, чаще всего реагируя на какой-нибудь кризис. Четкая система записи и хранения информации, например, может быть внедрена, когда невозможно найти какие-то очень важные документы в развале на вашем столе.

Некоторым вещам мы никогда не научимся. Сколько менеджеров вы знаете, кто отвечает по телефону словами "Алло" или звонит кому-нибудь и говорит: "Это я"?

Я потратил много лет на то, чтобы стать просто компетентным менеджером, после многих попыток и ошибок, и все еще есть большой резерв для улучшения. К счастью, я работаю консультантом уже несколько лет, поэтому больше не наношу вреда в роли менеджера. Однако, в надежде, что вновь испеченные менеджеры смогут избежать некоторых моих ошибок, я решил создать книгу "Набор инструментов для менеджера", представляющей собой в сжатом виде набор практических инструментов для помощи менеджерам более эффективно справляться с повседневными задачами.

Ключевая идея концепции книги состоит в том, что большинство книг по менеджменту содержит в себе полезную информацию, но они слишком сложны для практического использования менеджерами. Эта статья уже слишком длинна для самых занятых менеджеров, поэтому вот вам пара инструментов из "Набора менеджера".

Работа с электронной почтой.

Работа с электронной почтой может быть более сложным делом, нежели работа с бумажной почтой. Эффективный менеджмент в данной области требует дисциплины и определенной степени безжалостности, поэтому используйте приведенные ниже рекомендации с уверенностью. Это лучший подход, нежели игнорирование электронных писем.

1.Меньше значит больше. Пишите короткие электронные письма. Такие письма будут прочтены с большей вероятностью. Придерживайтесь короткого списка получаетелей вашей электронной корреспонденции.
2.Выделите время для работы с электронной почтой. Если вы получаете значительное количество электронных писем, выделите специальное время для работы со всем объемом новых писем и разбирайтесь со всеми до одного.
3.Если вы открыли почту, делайте что-нибудь по этому поводу. Как только вы открыли письмо, вы должны что-то предпринять. В идеале ответьте на письмо, если не ответили, удалите его или передвиньте в папку. Распечатывайте только то, что действительно необходимо.
4.Используйте свой код. Многие просто не читают электронные письма, поэтому вам следует договориться с коллегами о специальном слове, которое, включенное в строку "Тема", будет специальным кодом.
5.Помещайте ключевую идею в строку "Тема". Получатель прочтет эту строку даже если и не откроет само письмо.
6.Правильно работайте с листами рассылки. Удалите свое имя с рассылок других людей и организаций. Удалите ненужные адреса из своего списка.
7.Используйте принцип "Требует действия". В первых строках своего письма укажите что должен делать получатель с вашим письмом.
8.Проверьте грамматику своего письма. Если ваша программа электронной почты не имеет функции проверки на правильность написания слов, набивайте текст в текстовом редакторе и затем копируйте в письмо.
9.Придерживайтесь простых вложений к почте. Включайте текст в саму электронную почту, если это возможно.

Cовещания
Совещания - это не просто собрания вашего рабочего коллектива, это собрание ДЛЯ вашего коллектива. Они являются вашими возможностями как получить информацию от коллектива, так и дать ему информацию. Они также очень важны для пресечения слухов, сплетен и опасений, прежде чем они перерастут в кризис.

Большая часть проблем между менеджерами и коллективом появляется как результат плохой коммуникации между ними и это исключительно ваша ответственность.

1. Кто? Весь коллектив.
Когда? В идеале еженедельно.
Где? Где-нибудь в тихом месте.
Как долго? 20 минут.
2.Что должен знать коллектив? Меньше, чем вы думаете. Вкратце расскажите о главных достижениях, но не дольше, чем пять минут. Расскажите также, чем вы занимаетесь в данное время.
3.Что вам нужно услышать и увидеть? Все что у них накипело. Может быть потребуется время, чтобы они открылись, поэтому будьте терпеливы. Наблюдайте за сигналами в позах людей, это может дать больше информации, нежели слова.
4.Что следует обсудить? Любые вопросы, требующие разрешения. Попросите высказать идеи и предложения. Предложите выступить добровольцам, нежели делать это самому.
5. Какая помощь вам нужна? Ваш коллектив может быть отличным источником идей разрешения тех проблем, с которыми вы столкнулись. Спросите своих работников.
6. Предпринимайте действия. Четко представляйте, что вы намерены сделать и выполняйте это. Доложите о результатах на собрании.
7. Нужно ли нам еще одно совещание по данному вопросу? Всегда заканчивайте собрание этим вопросом для проверки необходимости.

Основные правила:

Каждый должен внести свою лепту в обсуждение;
На вопросы должны быть даны ответыы;
Начинайте и заканчивайте собрание во время.
Я надеюсь, что эти два инструмента будут полезны вам стать более эффективным менеджером. Они высвободят время, требуемое для решения поистине серьезных задач или вы сможете пойти домой несколькими минутами раньше!