При проверках налоговики сейчас все чаще запрашивают персональные данные «физиков» и информацию, которая относится к коммерческой или профессиональной тайне. Часто неясно, какие данные обязательно представлять, а какие нет.

Цена ошибки — штраф за непредставленные документы и сведения. Как не ошибиться, в каких сведениях вы вправе отказать, а какие должны представить — в статье.

Персональные данные физлиц
Инспекторы сейчас запрашивают личные данные сотрудников, характеристики и кадровые документы. Например, штатное расписание, должностную инструкцию, копии трудовой книжки и табеля учета рабочего времени.

Налоговиков интересуют время, место работы и должностные обязанности сотрудника, его адрес и номер телефона. Обычно данные запрашивают, когда сотрудник одновременно работает на руководящих должностях в нескольких компаниях.

Игнорировать требование опасно. По общим правилам нельзя разглашать персональные данные физлиц без их согласия. Но согласие на обработку не нужно, если компания предоставляет сведения по требованию законодательства (подп. 2—11 ст. 6 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ, далее — Закон № 152-ФЗ).

Налоговики вправе получить данные на основании подпункта 4 пункта 1 статьи 6 Закона № 152-ФЗ. К ним относится любая информация о «физике» — паспортные данные, пол, адрес, сведения о составе семьи, данные о платежных картах и т. д. Но вы можете нормировать объем данных, которые будете передавать. Объем персональных данных должен отвечать целям налоговой проверки.

Избыточные данные передавать запрещено (п. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Значит, вы вправе представить инспекторам лишь те сведения, которые напрямую относятся к проверке. Передать их можно не в виде копий документов, а в виде заверенных выписок. Но о том, что вы вместо документов передаете выписки, безопаснее пояснить в сопроводительном письме или отдельном пояснении (см. образец 1 ниже). Иначе есть риск штрафа за игнорирование требования — 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Образец 1. Пояснения о персональных данных «физиков» (скачать)
Кликайте на картинки, чтобы увеличить
+


ПРИМЕР
Инспекторы запросили данные обо всех покупателях розничного магазина, которые вернули товар в 2016 году. Компания вправе представить выписку с перечнем ФИО всех покупателей, дат и сумм возвратов.
Если налоговики требуют все первичные документы по возвратам, продавец вправе сделать копии с актов возврата, но отказать в представлении заявлений физлиц с данными платежной карты. Ведь для целей налогового контроля это будет избыточной информацией.