Участвуя во многих проектах по автоматизации учета и систем планирования и, анализируя возникающие трудности, мы пришли к ряду рекомендаций, которые на наш взгляд существенно упростят процесс автоматизации. С удовольствием поделимся с Вами нашими наблюдениями, в надежде, что это хоть как-то поможет Вам.

Описываем и оптимизируем бизнес процессы компании.
Итак, Вы решили заняться автоматизаций учета и прочих бизнес процессов в Вашей компании. С чего начать? Настоятельно рекомендуем Вам перед автоматизацией описать бизнес процессы компании, как они есть. Далее необходимо проанализировать бизнес процессы на предмет возможной оптимизации, и уже после этого приступать непосредственно к самой автоматизации. Иначе получится как в известной уже мудрости: до автоматизации был бардак, после автоматизации станет автоматизированный бардак. Приведем пример, если автоматизируется документооборот компании, мы должны проанализировать все информационные потоки и маршруты прохождения этих потоков на предмет необходимости. Поверьте, при внимательном рассмотрении часть документов отпадет сама по себе, а значит и отпадет необходимость их автоматизации. Описание и оптимизация бизнес процессов очень важная тема и ей мы посвятим отдельную статью.

Формулируем требования к системе
Так или иначе (даже без этапа описания и оптимизации бизнес процессов) мы должны сформулировать требования к будущей системе, а именно - описать, что должна позволять делать будущая система. Удобно требования оформлять в виде таблицы со следующими столбцами:
1. Номер требования. Очень важно вести нумерацию требований, чтобы в дальнейшем удобно ориентироваться и ссылаться на конкретное требование.
2. Наименование подсистемы, к которой относится требование. Это необходимо указывать в случае, если у Вас уже есть перечень подсистем.
3. Суть требования, в котором описывается, что должна позволять делать система. В данном столбце также указываются, каким параметрам должна отвечать система при выполнении функционала требования. Например, возможные ограничение на доступ, формат информационных потоков, скорость выполнения и прочее.
4. Инициатор требования. Ответственное лицо за выдвигаемое к системе требование.
5. Статус требования. Можно выделить следующие статусы: утвержден, изменен, предварительное.

Уже такая простая таблица, поможет Вам прояснить, чего же Вы хотите от будущей системы. Кроме того, данная таблица понятна любым автоматизаторам, с ее помощью Вы сможете подобрать оптимального для Вас автоматизатора.

Пишем техническое задание
Следующим шагом, мы рекомендуем Вам совместно с компанией автоматизатором написать техническое задание на будущую систему. В создании технического задания есть свои плюсы и свои минусы, однако плюсов по нашему мнению больше. Но давайте вместе рассмотрим обе стороны. К несомненным плюсам отнесем:
- ускорение работы на этапе разработки и внедрения
- возможность использования готового технического задания даже в случае смены компании автоматизатора
- прояснение для себя всех нюансов будущей системы
- четкое планирование работ по внедрению системы
-четко сформулированные взаимоотношения с компанией автоматизатором
К минусам можем отнести:
- дополнительные затраты денежных средств и времени на написание технического задания
- потеря гибкости. То есть при работе по техническому заданию гораздо сложнее изменить свои требования на этапе внедрения.

Однако все равно мы советуем Вам пройти этап написания технического задания. Ведь затраты на формирования технического задания окупается тем фактом, что в итоге у вас на руках остается готовый документ на основании которого Вы сможете заказать внедрение у другой компании или провести его своими силами. Но самый главный плюс в формировании технического задания заключается в том , что Вы увидите полную картину будущей системы.
Техническое задание - очень важная тема и ей будет посвящена отдельная статья.

На стадии внедрения контролируйте каждый этап. Контроль и еще раз контроль!
После того, как внедренцы запрограммируют какой-то участок работ, тестируйте его самостоятельно или с помощью компетентного руководителя проекта с вашей стороны. Не доверяйте составление тестового примера компании внедренцу. Поверьте, он будет сделан так, чтобы обойти все острые углы. Тестируйте представленный Вам функционал на все возможные в вашей практике ситуации. Обо всех выявленных ошибках доводите внедренцев еще на этапе тестирования. Помните, после подписания акта приема работ Вам будет очень сложно заставить внедренцев изменить систему бесплатно.
Требуйте от внедренцев понятных инструкций по работе с системой, а также курсов обучения сотрудников Вашей компании



Мы искренне желаем Вам удачи в автоматизации Вашей компании и надеемся , что данная статья как-то поможет Вам в достижении успеха в этом трудном но очень важном для процветания Вашей компании деле.

С другими полезными статьями об автоматизации, учете и оптимизации бизнеса Вы можете ознакомиться здесь
http://www.estvihod.ru
www.estvihod.ru