Организация документооборота. Создание подсистемы сканирования документов
Схема документооборота в организации складывается из шагов: анализ систем документооборота и этапы внедрения электронного документооборота. Создание подсистемы сканирования документов — основы документооборота — следует начать с изучения бумажного архива предприятия. Как правило, архив любого предприятия состоит из десятков тысяч и даже миллионов разносортных документов.
Поэтому этапы документооборота складывают так: процесс создания ЭА начинается с определения объемов сканирования документов, которые необходимо поместить в ЭА. При этом для правильного подбора оборудования отдел документооборота должен произвести тщательное изучение предстоящей работы. А также учесть общие правила документооборота и контроля. После этого этапы, внедрение документооборота по шагам, станут очевидными действиями, которые можно представить как список «тип документа — состав и объем работ». Например:
обычные листы — сканирование документов по каждому из форматов;
сшитые папки — сканирование документов по каждому из форматов;
ветхие документы — сканирование документов по каждому из форматов;
документы на бумаге с низкой плотностью — сканирование документов по каждому из форматов;
документы на цветной и серой бумаге — сканирование документов по каждому из форматов;
двусторонние документы — сканирование документов по каждому из форматов.
Если предварительная работа выполнена аккуратно, анализ документооборота переходит в правила документооборота. Конечно, какими бы не были документооборот учреждения, этапы, внедрение документооборота по шагам, невозможно произвести абсолютно точный подсчет объемов работ на каждом этапе. Но следует помнить, что чем скрупулезнее будет проведено обследование архива, тем точнее будет подобрано оборудование. А, значит, эффективнее будет производиться не только сканирование документов, но и создание ЭА в целом.
Далее определяется порядок документооборота — сроки создания архива и интенсивность его пополнения новыми документами. Кроме того, необходимо определить схемы: «уничтожение документов» (утилизация документов) и «переплет документов» . В целом это можно назвать как угодно: график документооборота, учет документооборота, схема документооборота, управление документооборотом. Главное не в названии, а составе работ. В частности, надо выяснить, какие форматы файлов должны иметь электронные копии после сканирования документов. А для работ «уничтожение документов» (утилизация документов) и «переплет документов» — наметить объемы и исполнителей (здесь возможно привлечение сторонних организаций). Все это позволит точнее определить этапы документооборота и подобрать наиболее подходящее оборудование.
Оборудование для сканирования документов
Для сканирования документов серии «несшитая документация формата не более А3» в больших объемах (например, документооборот договоров) лучше всего подходят поточные сканеры. Они также подходят для сканирования документов на бумаге низкой плотности или ветхих документов, но в этих случаях сканеры приходится переводить в низкоскоростной режим.
Организация документооборота в ЭА с помощью поточных сканеров облегчается тем, что базовый функционал сканеров может быть расширен с помощью дополнительных аппаратных или программных модулей. Например, модулями динамического контраста, которые позволяют произвести качественное сканирование документов с неконтрастных, серых и цветных оригиналов. Другие возможности: работа со штрих-кодами, надпечатка на документах и т.д.
Наиболее эффективная организация документооборота в некоторых случаях предполагает использование сканеров с возможность и поточного, и планшетного сканирования (например, моделей Fujitsu). Как правило, планшет используется для документации, которая не может быть протянута механизмом поточного сканирования — ветхие листы и листы на бумаге низкой плотности. Кстати, работы «уничтожение документов» (утилизация документов) и «переплет документов» во многом определяются объемами ветхих документов.
Для сканирования сшитой узкоформатной документации (до формата А3) лучше всего применять бесконтактные книжные сканеры. Их основные особенности:
Время сканирования разворота 3–5 секунд.
Сканер и ПО управления имеют опции, необходимые для работы со сшитыми документами: корректировку изгиба страниц и ряд дополнительных функций для эффективной организации документооборота (например, возможность работы со штрих-кодами).
При обработке толстых книг и пачек сшитой документации (финансовый документооборот, схема документооборота в бухгалтерии, график документооборота в бухгалтерии, график документооборота отдела кадров, первичный документооборот, документооборот основных средств) целесообразно применять специальные дополнительные подставки.
Кроме того, книжные сканеры могут успешно применяться и для обработки отдельных узкоформатных листов, в частности, ветхих документов.
Работа со сканером такого типа не слишком
Читать далее...