Многие женщины мечтают сделать карьеру, но не знают, с чего начать и что именно выбрать. Поэтому я решила познакомить вас с профессией секретаря-референта, которая часто становится хорошим стартом в марафонском забеге на звание успешной бизнес-леди.
В фильмах советской эпохи персонаж секретаря был излюбленной темой для пародий – вспомните хотя бы Верочку из «Служебного романа» в исполнении Ахеджаковой. Существуют и другие штампы – особа революционной закалки с «беломориной» в зубах или напыщенная кукла с плавной походкой «от бедра» и визгливыми нотками в голосе. Но сейчас, наверное, уже ни у кого профессия секретаря не ассоциируется с подобными кинематографическими зарисовками. Отбывание на службе «от и до» сменилось деловой активностью, во многом усложнилась сама работа. Да и название претерпело эволюцию – не какая–то там секретарша, а секретарь-референт.
Без него, как без рук
Квалифицированный секретарь-референт – правая рука руководителя, его незаменимый помощник. Идеальна ситуация на фирме: шеф принимает решения, а сотрудники воплощают их в жизнь. В этом случае умный, грамотный и инициативный помощник становится для босса чем-то вроде оракула – передает решения и распоряжения таким образом, чтобы они четко выполнялись. А еще нужно держать в порядке приемную и кабинет шефа, следить за его временем и распорядком дня. Отвечать на телефонные звонки. Встречать и направлять посетителей, набирать документы на компьютере, проверять их и правильно регистрировать, осуществлять связь между сотрудниками. Неумелый секретарь может порой парализовать работу всего офиса.
Год от года требования к секретарям возрастают. При приеме на работу все больше внимания уделяют не столько внешности и техническим навыкам, сколько общей культуре, интеллекту, умению общаться с людьми. На российских предприятиях 42 % секретарей имеют высшее образование, а в инофирмах 36% с высшим и 64% студенток. Раньше на место секретаря брали племянницу, не поступившую в институт, или жену приятеля, которая, просидев три года с ребенком. Хочет заняться хоть чем-нибудь, но ничего не умеет.
Но сейчас многие руководители убедились на собственном опыте, что финансовый риск, к которому могут привести некомпетентные действия секретаря в крупной фирме, ничуть не меньше, чем последствия ошибки менеджера или бухгалтера.
Но ведь не берут в бухгалтеры человека без образования только потому, что он чей-то друг и ему нужно подработать. С появлением цивилизованных форм бизнеса тенденция брать на работу родных и близких идет на убыль. Если в российских фирмах 85% секретарей устроились на это место через знакомых, то в инофирмах «по блату» работают только 42% секретарей, а большинство попали туда через агентства, после окончания специальных курсов или по объявлениям.
Учиться, учиться…
Конечно, можно 5 лет идти к заветному диплому. А потом не устроиться по специальности. А можно затратить год на изучение азов секретарской работы и совершенствоваться «в деле», делая карьеру на конкретной фирме.
В первую очередь секретарям-референтам необходим английский язык. Полезно также знать и немецкий, так как сейчас у русских бизнесменов много деловых контактов с немцами и австрийцами. Ну а французский, как известно, - международный язык юриспруденции. На многих фирмах организуют курсы для сотрудников – не теряйте возможности чему-нибудь научиться. Даже если к вашим сегодняшним обязанностям это не имеет отношения.
Казнить нельзя…
Известно, что ответ на звонок по телефону – визитная каточка фирмы. И как правило, такие ответы занимают 80% рабочего времени. Если секретарь неправильно ставит ударения или проявляет чудеса невежества в употреблении слов – первый же разговор может отпугнуть клиента.
А когда уважающий себя руководитель получает письмо с ошибками от потенциального партнера, он не думает о том. Что виноват неопытный секретарь, а делает неутешительные выводы об общем культурном уровне его шефа.
Но еще хуже, если секретарь по неграмотности или невнимательности меняет смысл документа. Вспомните. Как издавала указы одна принцесса-недоучка: «Казнить нельзя помиловать».
Моя знакомая Инна казнила себя сама, послав во Францию гарантийное письмо о закупке оборудования на сумму $500 000 вместо $50 000. Из-за разницы в один нолик ее фирма понесла огромные убытки и Инну уволили. Секретарь должен знать, что такое делопроизводство, уметь обращаться с документами и ни в коем случае их не терять. А такое понятие, как коммерческая тайна, должно быть свято.
О пользе и вреде инициативы
Инициативность и умение самостоятельно принимать решения, облегчающие всем жизнь, ценятся особо. И конечно, важно, чтобы инициатива была разумной.
Вот самый просто пример. Отзывчивая Катя, узнав, что жена шефа лежит в больнице, отправила к ней служебную машину с фруктами. Но она не знала, что как раз в этот момент начальника вызвали в министерство, и Катя получила замечание: несмотря на то, что она добрая девушка, транспортом ей лучше впредь не распоряжаться.
Лицо фирмы
В программе обучения секретарей-референтов есть и такие дисциплины, как психология делового общения, протокол и этикет, занятия со стилистом, визажистом и парикмахером. Возможно, что директор завода, ожидающий вашего шефа в приемной, не слишком искушен в моде и потому не понимает, что именно режет его глаз. Но ему могут не понравиться ваша ярко-оранжевая кофта в сочетании с фиолетовыми волосами, красными губами и розовыми ногтями.
В таком виде трудно вызвать положительные эмоции. А если вы стремитесь попасть в светлое будущее, вы должны их вызывать.
Все возрасты покорны?
Лучший возраст для обучения профессии секретаря – от 18 до 25 лет, а для работы – от 20 до 35. Слишком юным девушкам работать профессиональным секретарем трудно – еще нет опыта общения, и могут возникнуть психологические перегрузки. Вещь нужно всегда быть «настроенной» на волну других людей.
Легко сказать – не груби в ответ на грубость, не плачь, если тебя довели до слез. Труднее сдержаться. У тебя встреча с кавалером, а шеф велел остаться еще на три часа – срочная работа. Для того чтобы относиться к таким поворотам судьбы спокойно, нужно ощутить ценность работы. Понять, что найти хорошее место при растущей безработице будет все труднее. Но судьба у всех складывается по-разному. Для кого-то кресло секретаря снабжено пружиной, которая поможет прыгнуть выше, а кто-то сидит на этом месте до пенсии.
Главное чтобы человек был хороший
Это высказывание верно настолько же, насколько положительные – чисто человеческие – качества необходимы секретарю. Если у вас склочный характер, вы не сумеете создать в приемной, которая является центром офиса, психологический комфорт. Ваше выражение лица, умение держаться и манера говорить могут как привлечь, так и отвадить людей.
Для работы секретарем есть несколько противопоказаний. Главное из них – хамское отношение к окружающим людям. Можно воспитать чувство ответственности, научить проявлять инициативу и самостоятельно мыслить, но хамство истребить невозможно. При этом нужно быть готовой к тому, что вам могут нагрубить или говорить с вами в неподобающем тоне. Как человек воспитанный, вы не можете отпускаться до выяснения отношений. Кроме того, вы не знаете, принес ли этот человек вашей компании миллион долларов или только вам – лишние хлопоты. Вы не можете указать ему на дверь – должны выслушать и направить к нужному ему человеку. Фразы типа «Чего вы от меня хотите?» или «Не видите – я работаю!» считаются запрещенными. Если вы будете подчеркивать свое превосходство над посетителем, шанс продвинуться по службе для вас равен нулю. Да, вы хозяйка в офисе, но предупредительная и доброжелательная.
Почувствуйте разницу
Сидя в приемной, вы понимаете, что ни один человек и ни один звонок не попадет к руководителю, минуя вас. Кому-то вы можете облегчить доступ, а кому-то – затруднить. Если вы сочтете, что этой ситуацией можно управлять с выгодой для себя – это окончится крахом. Вы не имеете права переносить на людей отношения к ним вашего шефа – со всеми нужно быть одинаково радушной. Как бы эта мысль ни ранила ваше самолюбие, вы – «обсуживающий персонал». Не тот, который бегает за булочками или выбрасывает мусор, а тот, который обеспечивает нормальную работу многих сотрудников. Но если вдруг заболела уборщица, мыть пепельницы и смахивать пыль с полочек придется вам.
Два минуса и большой плюс
Первый минус. Работая секретарем, трудно принадлежать себе. В любой момент могут возникнуть непредвиденная ситуация или сверхурочная работа. Вы не вправе покинуть свое рабочее место, когда вам заблагорассудится. Второй минус, поменьше – вы зависите от настроения начальника. Но есть и неоспоримое преимущество: вы тесно связаны со своим шефом и находитесь в курсе всех его дел. Именно вы напоминаете ему о нужной встрече или телефонном звонке, бережете его время, прикрываете в случае необходимости. И у вас появляется исключительная возможность поучиться бизнесу на чужом примере. Имея доступ ко всем документам, наблюдая за людьми, за тем, как они ведут дела и принимают решения, попробуйте составить собственную базу данных. Не исключено, что даже шапочное знакомство с серьезными людьми пригодится вам в дальнейшем.
Что почем
Объявления в газетах о вакансии на должность секретаря-референта обычно обещают зарплату от 300 долларов и выше. При этом учитываются знание языка и профессиональные навыки. Для референта с расширенным кругом обязанностей реальная зарплата – от $350 до $700. Тысячу долларов получает крайне ограниченный контингент высочайших профессионалов с большим стажем и ненормированным рабочим днем, работающих в фирмах со 100% иностранным капиталом, крупных банках или в не совсем легальных структурах – там платят за молчание. Если вам сразу предложат неожиданно высокую зарплату, надо понимать. Что за большие деньги вы будете не только выполнять всю секретарскую работу, но и синхронно переводить в любое время суток. А иной босс может заставить переводить и в самом неожиданном месте – например, в бане или ночном клубе. И если иностранные гости вашего шефа захотят посетить загородное увеселительное заведение, вам придется их сопровождать – «Мы же платим тебе такие деньги!» Вас могут счесть своей собственностью – будьте осторожны. И удачи вам!