В соответствии с п. 2 ст. 230 Налогового кодекса Российской Федерации налоговые агенты обязаны не позднее 1 апреля года, следующего за отчётным налоговым периодом, предоставить в налоговый орган сведения о доходах физических лиц и суммах начисленного и удержанного налога на доходы физических лиц. Вышесказанное не касается индивидуальных предпринимателей, если они предъявили налоговому агенту документы, подтверждающие их госрегистрацию в качестве ИП и постановку на налоговый учёт.
Приказом ФНС РФ № САЭ-3-04/706@ от 13 октября 2006 г. (в редакции приказов ФНС РФ от 20 декабря 2007 г. № ММ-3-04/689@, от 30 декабря 2008 г. № ММ-3-3/694@) утверждены форма справки о доходах физических лиц (2-НДФЛ), порядок её заполнения, основные справочники и электронный формат. Кроме того, существует приказ МНС РФ № БГ-3-04/583 от 31 октября 2003 г. «Об утверждении форм отчётности по налогу на доходы физических лиц за 2003 год», официально не отменённый и действующий в части, не противоречащей указанным документам. Этим приказом утверждены порядок представления сведений о доходах физических лиц в налоговые органы и форма реестра сведений о доходах физических лиц, используемого при представлении справок 2-НДФЛ.
Кроме того, в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ налогоплательщик обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода письменно уведомить налоговый орган об этом, указав сумму налога. Форма такого уведомления и порядок его представления утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по надзору и контролю в области налогов и сборов. По мнению некоторых экспертов, форма 2-НДФЛ при условии её подачи в указанный срок служит таким уведомлением.
[править]Общий порядок представления
Существуют следующие варианты представления справок 2-НДФЛ в ИФНС:
- На бумажных носителях (для налоговых агентов, у которых до 10 физлиц — п. 2 ст. 230 НК);
- На магнитных носителях;
- По телекоммуникационным каналам связи.
При сдаче на бумажных носителях в инспекцию предоставляются:
По итогам сдачи налоговый агент и инспектор оформляют два экземпляра протокола приёма сведений о доходах физических лиц на бумажных носителях. Один экземпляр протокола и один экземпляр реестра остаются в налоговой, вторые экземпляры выдаются налоговому агенту.
При сдаче на магнитных носителях налоговый агент наносит визит в инспекцию, имея при себе:
В налоговой работа идёт, в основном, с файлом. После проверки носителя на отсутствие вирусов файл загружается в специальную проверочную программу. Эта программа проверяет файл на соответствие установленным требованиям. В ходе контроля возможно исправление ошибок в адресах. При обнаружении других ошибок весь файл целиком возвращается налоговому агенту на доработку. Во избежание возможных проблем рекомендуется проверить файл до сдачи и в случае обнаружения проблем при проверке адресов захватить с собой в налоговую копии паспортов на сотрудников с проблемными адресами.
Сдать 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи могут налоговые агенты, у которых налажена сдача электронной отчётности в ИФНС. Для такой сдачи требуется подготовить только файл — такой же, как и для сдачи сведений на магнитных носителях. Этот файл загружается в программу, предоставленную спецоператором связи, в ней подписывается ЭЦП налогового агента и передаётся в налоговую. Налоговая проводит приём файла и его автоматизированный контроль аналогично тому, что производится при приёме сведений на магнитных носителях, после чего оформляет протокол контроля, подписывает своей ЭЦП и через спецоператора возвращает его налоговому агенту.