• Авторизация
Дневник Главбух_на_Упрощёнке Лента друзей - Дневник - Полная версия


Касса обособленного подразделения 21-03-2010 23:45 к комментариям - к полной версии - понравилось!


Касса в обособленном подразделении

Опубликовано в Бухгалтерии N32 (655) от 8 АВГУСТА 2005 года

Кассовые операции
в обособленных подразделениях предприятия


Татьяна СУШАЛЬСКАЯ, редактор газеты «Все для бухгалтера в торговле»

Нормативная база




– Закон об РРО
Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» в редакции Закона от 01.06.2000 г. № 1776-ІІІ, с изменениями и дополнениями

– Положение № 72
Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденном постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. № 72, (утратило силу)

– Положение № 637
Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637

– Порядок применения РРО
Порядок регистрации, опломбирования и применения регистраторов расчетных операций, утвержденный приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614, с изменениями и дополнениями



Многие предприятия, работающие в сфере торговли и общественного питания, имеют в своем составе обособленные подразделения, которые представляют собой целую сеть магазинов (киосков, ресторанов, кафе, закусочных и т.д.). Все эти торговые точки работают с покупателями (клиентами) за наличный расчет (или с применением пластиковых карточек), а значит, с самого начала деятельности у них возникает вопрос о правильной и четкой организации учета кассовых операций.
В начале текущего года порядок ведения кассовых операций в очередной раз претерпел изменений: вступило в силу новое Положение № 637, которое преподнесло немало сюрпризов бухгалтерам предприятий. Ведь касса предприятия как явление предпринимательской жизни присутствует на каждом из них. Задача предлагаемого материала заключается в том, чтобы, учитывая последние изменения в сфере наличного обращения, помочь заинтересованным читателям организовать «наличные» взаимоотношения предприятия и его обособленных (структурных) подразделений, не упустив самые важные и интересные моменты этого сектора бухгалтерии.

Кассир… как много в этом слове…


Как правило, кассовую работу на предприятиях торговли и общественного питания ведут кассиры (бухгалтеры-кассиры), с которыми, согласно п.4.7 Положения № 637, заключаются договоры о полной материальной ответственности1. В договоре оговариваются основные обязанности кассира: вести учет кассовых операций согласно должностной инструкции, не допускать к принятым ценностям посторонних лиц, участвовать в проведении инвентаризации кассы, сообщать администрации предприятия об обстоятельствах, представляющих угрозу для ценностей, находящихся в кассе.
При этом важно помнить, что:
– согласно КзоТ2 договор о полной материальной ответственности заключается только с лицами, достигшими 18 лет;
– предприятие обязано обеспечить соответствующее обустройство кассы (сейф, сигнализация и т.п.);
– кассир, с которым заключен такой договор, имеет право хранить в сейфе только ценности, состоящие на учете у предприятия. Как правило, кроме денежных средств, в кассе хранятся чековая книжка на получение наличности в банке, кассовая книга, бланки кассовых ордеров, бланки строгой отчетности, используемые на предприятии, печать.
На небольших предприятиях ввиду незначительных кассовых оборотов может и не быть предусмотрена должность кассира. В таком случае его обязанности возлагаются на бухгалтера или другого сотрудника (издается соответствующий приказ, вносятся дополнения в должностную инструкцию конкретного работника и заключается договор о полной материальной ответственности).
Как и любой другой работник, кассир может уйти в отпуск, заболеть, уволиться. В таких случаях необходимо провести инвентаризацию кассы (с обязательным составлением акта по форме согласно приложению 1 к Положению № 637). Акт составляется в трех экземплярах. Даже если кассир взял отпуск на неделю, то с лицом, которому он передал кассу, предприятие на этот срок обязано заключить договор о полной материальной ответственности.

О термине «касса»


Положение № 637 определяет обособленные подразделения как филиалы, представительства, отделения и прочие структурные подразделения, наделенные частью имущества предприятия. В сфере торговли и общественного питания в качестве структурных подразделений выступают разные торговые точки, наиболее полный перечень которых содержится в ст.3 Закона о патентовании3 и которые могут быть как стационарными, так и передвижными объектами.
Что касается термина «касса», то в контексте Положения № 637 — это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи и хранения наличности, других ценностей и кассовых документов. Определения понятий «касса предприятия» и «касса обособленного подразделения» не приведены4. На первый взгляд кажется, что в такой конкретизации нет необходимости (термин и так раскрыт достаточно полно), если бы не одно обстоятельство.
Положение № 637 тесно связано с Законом об РРО, поскольку нормы этих документов регулируют сферу наличного обращения и кассовых операций. В ст.1 Закона об РРО в перечне терминов указано «место проведения расчетов», которое определено как место осуществления расчетов с покупателями за проданные товары и хранения полученной за реализованные товары наличности. Обращаем внимание, что, согласно вышеупомянутому определению, касса — это помещение или место проведения расчетов.
В связи с этим сразу же возникает вопрос: если торговая точка имеет место расчетов, оборудованное РРО или РК (расчетными книжками), может ли оно считаться кассой обособленного подразделения? В Положении № 72 понятие кассы было неразрывно связано с кассовой книгой, независимо от того, какие виды кассовых операций там осуществлялись. А поскольку кассовая книга заполняется на основании приходных и расходных кассовых документов, то любое движение наличности оформлялось кассовыми документами и отражалось в кассовой книге. В новом Положении № 637 (п.4.2) прямо сказано, что обособленные подразделения, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК, но не проводят операции по приему (выдаче) наличности с оформлением кассовых ордеров5, кассовых книг не ведут, поскольку в этом нет необходимости. Ведь для оприходования полученной выручки достаточно в сумме фактических поступлений за день учесть ее лишь в КУРО на основании фискальных чеков РРО или данных расчетных квитанций РК.
Следовательно, место проведения расчетов магазина (киоска, кафе, ресторана, склада и т.д.), оборудованное РРО (РК), вполне может считаться кассой обособленного подразделения. А если в магазине не сколько мест расчетов? Что тогда является его кассой? И как же быть со сдачей выручки, которая может как инкассироваться специальной службой, так и сдаваться в банк самостоятельно? Порядок оформления кассовых операций (п.3.7 Положения № 637) содержит прямую норму, согласно которой выдача наличности из кассы для сдачи ее в банк (независимо от того, это касса предприятия или обособленного подразделения) оформляется расходным ордером с отражением такой кассовой операции в кассовой книге. Не станем дискутировать, какой из двух противоречащих друг другу подпунктов — 4.2 и 3.7 — превалирует в Положении № 637. Но, по мнению автора, обойтись без кассовой книги в обособленном подразделении предприятия можно лишь в случае сдачи выручки инкассаторской службе. Подтверждением сдачи наличности будет копия сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой, заверенная подписью и печатью инкассатора, которая оформляется в момент передачи денег. Если же выручка сдается в банк самостоятельно, то не отразить эту операцию в кассовой книге нельзя. В противном случае до того момента, пока банк не выдаст документ, свидетельствующий о приеме им выручки, в кассе обособленного подразделения будет недостача.
Авторы Положения № 637, разрешая не применять кассовую книгу обособленным подразделениям, в которых осуществляются кассовые операции, связанные только с продажей товаров через РРО или РК, к сожалению, не учли некоторых существенных моментов. В первую очередь они касаются организации работы кассира-оператора РРО, который должен соблюдать еще и нормы Порядка применения РРО.
Приведем пример. После распечатывания Z-отчета полученная за день выручка не может храниться в кассовом ящике РРО (там может оставаться только разменная монета). И если инкассация уже проведена, а в вечернюю кассу банка деньги сдать нельзя, то у кассира-оператора возникают проблемы с хранением этой выручки до следующего дня. Место расчетов не всегда можно оборудовать сейфом, да это и не принято в торговой практике. Поэтому, как правило, оставшаяся «на ночь» выручка хранится в помещении вне места проведения расчетов (например, в кабинете директора магазина, каких-либо иных помещениях). Если в обособленном подразделении не ведется кассовая книга, ситуация еще больше усложняется, когда в таком подразделении (например, крупном супермаркете) несколько мест расчетов. В связи с большим товарооборотом кассиры-операторы вынуждены в течение дня до приезда инкассатора сдавать часть выручки старшему кассиру, поскольку, во-первых, наличность не помещается в кассовых ящиках РРО, а во-вторых, в течение работы магазина рабочие смены могут меняться несколько раз. Выемка выручки с рабочего места кассира-оператора (во избежание несоответствия между фактической суммой денег и итоговой суммой продаж в дневном отчете кассира — Х-отчете) должна быть подтверждена документально (квитанцией к приходному ордеру, который выписывает старший кассир). Поэтому в крупных магазинах при наличии нескольких мест расчетов касса магазина представляет собой помещение, оборудованное сейфом, с обязательным ведением кассовой книги.
Следовательно, по мнению автора, несмотря на явные противоречия относительно обязательности ведения кассовой книги, содержащиеся в Положении № 637, ее целесообразно вести. Тем более, что наличие кассовой книги дает некоторые преимущества. Ведь в торговой практике обособленного подразделения всегда может возникнуть необходимость в использовании полученной выручки, например, на неотложные хозяйственные нужды (пополнение ассортимента товаров и проч.). Выдача денежных средств под отчет без оформления кассовых документов (ордеров и кассовой книги) невозможна.
Среди обособленных подразделений предприятия, как было сказано выше, могут быть передвижные торговые точки (автомагазины, автокафе, лотки, разноски и т.д.), на которых осуществляется выездная торговля. В таких обособленных подразделениях кассовая книга не ведется. Расчеты с покупателями оформляются расчетными квитанциями, а по окончании рабочего дня записываются итоговой суммой расчетов в КУРО. Выручка выездной торговой точки (в зависимости от удаленности от пред приятия) либо сдается в кассу предприятия (с оформлением приходного ордера), либо непосредственно в кассу ближайшего отделения банка, либо оператору почтовой связи для зачисления на текущий счет предприятия.

Кассовая книга


Кассовая книга обособленного подразделения ничем не отличается от любой другой кассовой книги6. Она оформляется предприятием, в состав которого входит обособленное подразделение. А основные требования к ее ведению изложены в п.4 Положения № 637. Кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью предприятия, заверена подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в такой книге осуществляются на основании кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров) ежедневно с выведением остатка наличности в кассе на начало следующего дня. Они могут не производиться только за те дни, когда не было движения наличности. Записи в кассовой книге делают через копирку чернильной или шариковой ручкой темными чернилами.
Главная задача кассира при ведении кассовых операций — следить за соблюдением лимита кассы. Согласно п.5.2 Положения № 637 лимит кассы предприятия (включая все обособленные подразделения) определяется предприятием самостоятельно. При этом для каждого подразделения составляется отдельный расчет лимита, а его сумма доводится до лица, ответственного за ведение кассовых операций в подразделении, отдельным приказом (распоряжением). Этот внутренний документ имеет произвольную форму и может выглядеть следующим образом.

Образец


ООО «Продуктовый рай»


Распоряжение № 87


от 30 июня 2005 года


В целях соблюдения требований п.5 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637, доводим до сведения старшего кассира продовольственного магазина «Толстяк» Лапшиной О.О., что согласно расчету лимит кассы данного обособленного подразделения с 1 июля 2005 г. устанавливается в размере 4500 грн. в день.

Копия расчета прилагается.


Главный бухгалтер:     (подпись)    Борщ И.И.
Директор предприятия:     (подпись)    Жильцов Г.Г.

С распоряжением ознакомлена:     (подпись)    Лапшина О.О.



При заполнении кассовой книги стоит обратить внимание на некоторые ситуации, возникающие на практике.
Большинство предприятий выдают заработную плату по расчетно-платежным ведомостям, при этом многие кассиры на каждую такую ведомость выписывают расходный ордер, который и отражают в кассовой книге. Отметим, что Положение № 637 содержит несколько норм, противоречащих друг другу. Согласно п.3.1 кассовые операции оформляются как приходными и расходными ордерами, так и другими кассовыми документами, в том числе расходными ведомостями. Кроме того, в п.4.3 сказано, что записи в кассовой книге о выдаче наличности производятся по каждому расходному ордеру и расходной ведомости. В то же время в соответствии с п.3.11 Положения № 637, в котором речь идет о регистрации кассовых ордеров, упоминается о расходных кассовых ордерах, оформленных на основании расходных ведомостей. Исходя из имеющегося противоречия, безопаснее продублировать расходную ведомость кассовым ордером и в кассовую книгу вписывать именно его.
Стоит также вспомнить и об исправлениях записей в кассовой книге. Не ошибемся, предположив, что нет такого кассира, который хоть раз в жизни не переписывал бы кассовую книгу из-за математических или иных ошибок. В Положении № 637 (п.4.2) исправления не приветствуются, однако, если они сделаны и удостоверены подписью кассира и главного бухгалтера, то такие исправления вполне допустимы. Кстати, о количестве допустимых исправлений в этом подпункте не упоминается, но, если кассир будет постоянно демонстрировать главному бухгалтеру исправленные в кассовой книге ошибки, у руководства может возникнуть вопрос о служебном соответствии кассира. Во избежание влияния «человеческого фактора» на ведение кассовой книги вручную, некоторые предприятия, перешедшие на ведение бухгалтерского учета при помощи компьютерных программ, ведут кассовые книги в электронном виде. Это допускается, при условии, что указанные программы обеспечивают визуальное отражение и распечатывание ее листов, которые полностью воспроизводили бы утвержденную форму кассовой книги.

Сдача выручки


Как было сказано ранее, обособленное подразделение может сдавать выручку в банк самостоятельно или привлекать к этому службу инкассации. Инкассация осуществляется на основании трехстороннего договора между предприятием, учреждением банка и службой инкассации, деятельность которой регламентируется Инструкцией № 6437. После подписания договора предприятие получает необходимое количество специальных инкассаторских номерных мешков и предоставляет учреждению банка два образца пломбы с оттиском пломбиратора.
Перед приездом инкассатора уполномоченное лицо в соответствии с п.3.7 Инструкции № 643 выписывает сопроводительную ведомость (в трех экземплярах), накладную и копию сопроводительной ведомости к каждой сумке с наличностью. Первый экземпляр ведомости выдается инкассатору, второй — вкладывается в сумку, третий — остается в подразделении предприятия (магазине, другой торговой точке).
Инкассатор обязан предъявить удостоверение, поручение на инкассацию и явочную карточку (в которой уполномоченное лицо — представитель магазина делает необходимые записи), а также должен проверить правильность опломбирования
(целостность шпагата с пломбой, четкость оттиска пломбиратора), целостность сумок, правильность оформления документов. После этого он передает уполномоченному лицу пустую сумку для следующей «порции» выручки, расписывается на копии сопроводительной ведомости, проставляет в ней дату и скрепляет свою подпись печатью.
Иногда при инкассировании выручки возможно расхождение между фактической суммой и указанной в документах. Это происходит по двум причинам: математическая ошибка и наличие фальшивых банкнот. Бухгалтер торгового предприятия должен помнить, что в случае выявления излишка (недостачи) на текущий счет предприятия будет зачислена фактическая сумма выручки — по данным кассира банка. При выявлении недостачи (излишка) в инкассаторской сумке в банке составляется акт за подписями кассовых работников банка, один экземпляр которого передается предприятию. Если в кассе банка будут выявлены фальшивые банкноты, они немедленно изымаются из оборота, и на сумму их номиналов у предприятия также возникает «актируемое» расхождение, то есть недостача. Однако классификация банкнот как фальшивых не происходит мгновенно. Сначала они классифицируются как сомнительные.
При этом в случае выявления у одного клиента двух и более сомнительных банкнот банк по телефону и письменно с приложением справки об изъятии (не позднее следующего рабочего дня) сообщает о таком факте правоохранительным органам (что само по себе гарантирует дополнительные неприятности для торгового предприятия), а предприятию отправляет справку об изъятии. Сомнительные банкноты в национальной валюте исследуются в территориальных управлениях, Центральном хранилище и Департаменте наличного денежного обращения. Если в результате исследования подтверждается платежность денежных средств, банк обязан полностью возместить предприятию изъятую сумму.

Расходные операции обособленного подразделения


Расходные кассовые операции обособленного подразделения, чаще всего, включают операции по сдаче выручки и ее использованию. Налаживая кассовую работу в обособленном подразделении, предприятие может делегировать ему определенные полномочия в части использования выручки (например, разрешить использовать ее для выплат, связанных с выплатой заработной платы или использованием на хозяйственные нужды, расчетов с поставщиками, выдачи авансов на командировочные расходы). При этом следует помнить, что для выплаты зарплаты и прочих крупных выплат нельзя накапливать выручку в течение нескольких дней сверх установленного лимита кассы.

Разменная монета


В течение нескольких последних лет среди бухгалтеров не утихает дискуссия о том, как правильно организовать порядок выдачи и учета разменной монеты. Положение № 637 такого порядка не содержит, но каждая торговая точка в любое время рабочего дня должна иметь достаточное количество монет и мелких банкнот для обеспечения бесперебойного проведения расчетов с покупателями (то есть иметь сдачу). Этого требует и Закон о защите прав потребителей8.
Выдача разменной монеты — процесс динамичный, в крупных магазинах ее выдают кассирам неоднократно в течение дня. Как же правильно оформить такую выдачу? На этот счет существовали разные приемы: ежедневно (в начале рабочего дня), при передаче смены от одного кассира-оператора другому (еженедельно), раз в месяц. Известны случаи, когда разменная монета выдавалась раз в год.
В связи с тем, что ни в Законе об РРО, ни в старом Положении № 72, ни в новом Положении № 637 вопрос о разменной монете не был урегулирован, на практике сложилась неприятная ситуация. Представители органов ГНС, которые приходили на проверку, зачастую штрафовали предприятия за то, что выдача и возврат разменной монеты не оформлялись кассовыми ордерами ежедневно (ведь разменная монета хранится не в сейфе кассы предприятия (подразделения), а, как правило, на месте проведения расчетов). Проверяющие считали, что поскольку Z-отчет отражает полное обнуление информации оперативной памяти РРО, кассовый ящик после распечатывания Z-отчета должен быть пуст. Некоторым субъектам предпринимательства удавалось избежать применения штрафных санкций, некоторым — нет. Как же обстоят дела в настоящее время?
Очевидно, что сумма разменной монеты когда-нибудь да выдается впервые. Ее выдача из кассы оформляется расходным кассовым ордером, который фиксируется в кассовой книге. Если учесть, что Положение № 637 разрешает обособленным подразделениям не вести кассовую книгу (если присутствуют только операции по продаже товаров населению), то разменную монету должен выдавать кассир головной кассы во все обособленные подразделения, что крайне неудобно (вот еще один аргумент в пользу ведения кассовой книги во всех обособленных подразделениях!). Как часто в таком случае разменную монету надо принимать обратно?
Напомним, что согласно Порядку применения РРО сумма разменной монеты перед началом каждого рабочего дня отражается в РРО путем проведения операции «служебное внесение», а по окончании — операцией «служебная выдача». Но осуществление «служебной выдачи» не означает, что сумма разменной монеты должна быть сразу оприходована в кассе с оформлением приходного ордера. Напомним, что согласно п.4.5 Порядка применения РРО операция «служебное внесение» используется для регистрации суммы наличности, которая хранится на месте проведения расчетов на момент проведения первой расчетной операции. А эти суммы как раз и являются разменной монетой, поскольку в кассовом ящике РРО «вчерашней» выручки утром быть не может. Таким образом, разменная монета может находиться на месте проведения расчетов торговой точки, а предприятие может самостоятельно установить периодичность ее выдачи. Такое мнение подтверждается и в письме ГНА в г.Киеве от 15.04.2005 г. № 292/10/31-10. Правда, в своих рассуждениях о разменной монете налоговиков явно куда-то занесло, поскольку они вдруг приравняли суммы разменной монеты к подотчетным средствам, а кассиров-операторов, получающих эту монету, — к подотчетным лицам со всеми вытекающими последствиями9. Но не стоит обращать внимания на этот пассаж: ни при каких обстоятельствах разменная монета не является подотчетной суммой. Однако, определяя периодичность выдачи разменной монеты, предприятиям нужно учитывать, что ее суммы входят в лимит кассы, поэтому надо постоянно следить за тем, чтобы он не был превышен (особенно в случаях, когда разменная монета дополнительно выдается кассирам-операторам РРО в течение дня). Если обособленное подразделение имеет несколько мест проведения расчетов, то суммы разменной монеты выдаются из кассы старшему кассиру, который распределяет их (в равных суммах) между кассирами-операторами, каждый из которых заполняет Книгу учета принятых и выданных кассиром денег по форме № КО-5 (далее — Книга). Отметим, что в Книге может фиксироваться не только разменная монета, но и сдача выручки кассирами-операторами (в целях ведения оперативного учета). Кроме того, заполнение в Книге граф, касающихся выручки, может заменять квитанции к приходным кассовым ордерам, если выручка изымается у кассиров-операторов несколько раз в течение дня, а кассовая книга в обособленном подразделении не ведется.

1Типовая форма договора о полной материальной ответственности приведена в приложении 2 к постановлению Госкомтруда СССР от 28.12.77 г. № 447/24 (прим. авт.).
2Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г., с изменениями и дополнениями (прим. ред.).
3Закон Украины от 23.03.96 г. № 98/96-ВР «О патентовании некоторых видов предпринимательской деятельности», с изменениями и дополнениями (прим. ред.).
4В действовавшем ранее Положении № 72 употреблялся термин «касса предприятия» (прим. авт.).
5По всей видимости, имеются в виду кассовые операции, отличные от операций по продаже товаров за наличный расчет: выплаты заработной платы, подотчетных сумм и т.п. (прим. авт.).
6Типовая форма № КО-4, утвержденная приказом Минстата Украины от 15.02.96 г. № 51 (прим. авт.).
7Инструкция о порядке инкассации Службой инкассации, охраны перевозимых денежных знаков и ценных бумаг Государственной службы охраны при МВД Украины, утвержденная приказом МВД Украины от 23.09.97 г. № 643 (прим. ред.).
8Закон Украины от 12.05.91 г. № 1023-XII «О защите прав потребителей», с изменениями и дополнениями (прим. ред.).
9Подробнее см.: Макарченко А. Большие оригиналы — эти регионалы! // Все для бухгалтера в торговле. — 2005. — № 26. — С.38-39 (прим. ред.).
вверх^ к полной версии понравилось! в evernote


Вы сейчас не можете прокомментировать это сообщение.

Дневник Касса обособленного подразделения | Главбух_на_Упрощёнке - Дневник Главбух_на_Упрощёнке | Лента друзей Главбух_на_Упрощёнке / Полная версия Добавить в друзья Страницы: раньше»