Государственный архив: куда и как сделать запрос на получение документов?

Материалы по теме:

•  

  4 организации

•  

  5 документов

•  

  5 ссылок

•  

  2 горячие линии

•  

  5 государственных услуг

•  

  3 справочные услуги

•  

  3 комментария

 

 

В какой архив обращаться↑

Если вы точно знаете, в каком именно регионе происходили интересующие вас события или проживал интересующий вас человек, можно обратиться в региональное управление по делам архивов.

Например, если вы хотите подтвердить трудовой стаж на столичном предприятии, вам нужно направить запрос в Главархив Москвы.

Если же вы точно не знаете, где конкретно следует искать - например, нужно проследить судьбу двоюродного дедушки, родившегося и выросшего в Москве, но потом уехавшего «куда-то на север» - обращайтесь в Федеральное архивное агентство (Росархив).

По каким запросам можно получить информацию в Росархиве?↑

1. Социально-правовые запросы - информация по вопросам социальной защиты граждан, нужная для оформления пенсии и получения льгот и компенсаций, предусмотренных российским законодательством и международными обязательствами РФ. Это могут быть:

• подтверждение трудового стажа, заработной платы;
• подтверждение службы в вооруженных силах, участия в боевых действиях;
• подтверждение награждений;
• репрессии и реабилитация;
• нацистские преследования;
• подтверждение образования;
• подтверждение записей актов гражданского состояния;
• подтверждение социальных льгот.

2. Генеалогические запросы - информация, нужная для восстановления родственных связей, установления родства, изучения истории семьи. Такой запрос может исполняться как в отношении вас, так и в отношении другого лица, указанного в вашем заявлении - если это не ограничено законом, как, например, при усыновлении.

По результатам генеалогического запроса выдается документ в форме родословного древа, генеалогической росписи либо таблицы, или же подборка архивных справок, выписок, копий документов, устанавливающих родственные связи.

3. Тематические запросы - информация по определенной теме, например, биографии человека или некоем событии. Если поиск информации и копирование документов по запросу требует много времени, архив письменно извещает вас о промежуточных результатах.

Информация по социально-правовым вопросам предоставляется безвозмездно, по тематическим и генеалогическим - на платной основе. Приблизительный порядок цен можно узнать из «Временного положения о порядке выполнения работ и оказания услуг на платной основе федеральными государственными учреждениями, подведомственными Росархиву».

Как подать запрос↑

Для того, чтобы получить интересующую информацию, вам необходимо составить заявление-запрос и подать его в Росархив. Запрос можно:

• отправить письмом по адресу 103132, г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;
• послать по электронной почте rosarhiv@archives.ru
• подать через специальную форму на сайте Росархива:http://archives.ru/feedback.shtml

Иностранные граждане также могут направить свой запрос через МИД РФ. Заявления можно направлять в консульский департамент, по адресу 119200, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12.

Запрос составляется в свободной форме. Он должен содержать:

1. Сведения о заявителе – фамилия, имя, отчество, полный почтовый адрес, телефон, e-mail.
2. Для юридических лиц - наименование организации, полный почтовый адрес, телефон, e-mail.
3. Тема запроса и хронологические рамки интересующей вас информации.
4. Текст запроса, написанный в свободном стиле, и содержащий максимум известной вам информации по теме - это облегчит работу сотрудников архива. Текст должен быть понятным и не содержать нецензурных и других ругательств.
5. Если вы уже куда-либо обращались по данному вопросу - укажите, куда именно.
6. Как вы хотите получить ответ: по электронной или по обычной почте.
7. Форму получения ответа.

Согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», формой получения ответа может быть:

• архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
• архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
• архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
• информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;
• тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;
• тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме;
• тематический обзор архивных документов.

Если архивный документ, запрос на который вы отправили, предназначен для отправки в иностранное государство, необходимо проставить апостиль. Госпошлина за проставление апостиля составляет 1500 рублей за каждый документ.

Как долго ждать ответа↑

Уполномоченный сотрудник Росархива рассмотрит ваше заявление, и в течение 15 дней передаст его для исполнения в соответствующее подразделение. Если же документы по вашему запросу хранятся в другом архиве или организации, Росархив в течение 5 дней с момента регистрации вашего заявления передаст его по адресу. После передачи вашего запроса в работу или в другой архив вас обязательно уведомят об этом.

Сроки исполнения тематического или генеалогического запроса установят по предварительному согласованию с вами - они зависят от сложности поиска нужной информации.

Ответ на социально-правовые запросы вам обязаны дать максимум через 30 дней с момента регистрации вашего заявления. Если по объективным причинам этот срок продлевается, вас обязаны об этом уведомить.

Если запрос не приняли↑

В некоторых ситуациях ваш запрос могут не принять.

1. Если у вас нет права а получение запрашиваемой информации. Это могут быть сведения, содержащие государственную, военную и коммерческую тайну, а также информацию о частной жизни третьих лиц. Когда речь идет о коммерческой тайне, вам необходимо предоставить разрешение на получение запроса от собственника организации. При запросе о персональных данных частного лица - разрешение на получение данной информации от этого лица или его наследников.
2. Если в запросе отсутствуют сведения, нужные для поиска соответствующей информации.
3. Если вы послали запрос анонимно, без указания своих данных. Адреса электронной почты недостаточно.
4. Если документы, необходимых для выполнения запроса, отсутствуют в Росахиве и подведомственных ему архивах.

В случает отказа вам в течение 15 дней обязаны отправить мотивированный отказ в рассмотрении вашего запроса.

Его вы можете обжаловать, подав заявление руководителю Росархива, в Министерство культуры РФ или в суд.

В жалобе нужно указать:

• фамилию, имя, отчество;
• почтовый адрес, по которому вам направят ответ;
• суть жалобы.

В качестве подтверждения своих слов приложите к заявлению копию отказа и другие необходимые документы по теме запроса (если они есть).