Рационализация телефонных контактов.
Основа успешного проведения телефонного разговора - компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решать проблему или оказать помощь в ее решении. важно, чтобы служебный, деловой телефонный разговор проходил в спокойном, вежливом тоне и вызвал положительные эмоции. во время телефонного разговора необходимо создать атмосферу взаимного доверия.
Эффективность делового телефонного общения зависит от эмоционального состояния человека, от его настроения. Во время разговора надо поощрить собеседника своим делом. Здесь вам поможет правильное выполнение методов навивания и убеждения. Перед всем нужно стараться разговаривать спокойно, сдерживать свои эмоции, не пытаться прервать речь собеседника. в телефонном лучше не употреблять специфические, профессиональные выражения, которые могут быть непонятны собеседнику. К телефонному разговору надо тщательно подготовиться: заранее собрать все материалы, документы, иметь под рукой необходимые номера телефонов, адреса организаций или нужных лиц, календарь, авторучку, бумагу и т.п.
Этикет телефонного общения предписывает всегда называть себя, прежде чем начать разговор, даже если вы рассчитываете, что вас узнают по голосу.
Когда рекомендуетесь по телефону, не ограничивайтесь словами: "Это Петров". Назовите также свое имя(а желательно и отчество), чтобы ваш собеседник не чувствовал себя неловко из-за того, что не помнит его.
Свое дело или просьбу постарайтесь изложить кратко, четко, лаконично. Сняв телефонную трубку, надо первым поздороваться, например: Следует обязательно поинтересоваться, кто и по какому вопросу звонит, и , по возможности, переадресовать звонок компетентным лицам.
Заканчивать деловой разговор нужно не резко обривая, а используя, непосредственно, заключительные фразы такие как:"Всего доброго", "До скорой встречи","Было приятно Вас услышать" и т.д., в зависимости от содержания разговора.