Руководитель, бухгалтер, менеджер не испытывает проблем в работе с документами до тех пор, пока их количество не превысит определенный рубеж. Так происходит на большинстве предприятий, которые развивают свой бизнес, увеличивают клиентскую базу. И вот тогда приказы «забываются», документы куда-то теряются, поручения выполняются с задержкой. Возникает дилемма: или увеличивать штат сотрудников, которые бы следили за документооборотом, или автоматизировать этот процесс.

В конце 2011 года вышло новое прикладное решение «1С:Предприятие 8. Документооборот для Украины». Система «1С:Документооборот 8 КОРП для Украины» — это универсальная, адаптируемая под любые производственные нужды программа без отраслевой специфики. Её можно использовать как на среднем предприятии, так и в громадном холдинге. Программа разработана на платформе «1С:Предприятие 8.2». Способность системы «1С:Документооборот 8 для Украины» поддерживать многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет позволяет решать с ее помощью широкий спектр задач по автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.

Функциональные возможности программы «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Украины»

• Комплексная работа с документами (хранение, доступ, учет, использование ЭЦП, штрих-кодирование, переадресация);
• Маршрутизация бизнес-процессов;
• Учет договоров, контроль их исполнения, поддержка сложных схем согласования;
• Настраиваемые связи между документами, присвоение им различных категорий;
• Автоматический запуск любых бизнес-процессов по расписанию;
• Автоматизированная загрузка документов из электронной почты и сканера;
• Обмен данными с другими типовыми конфигурациями;
• Учет контроля рабочего времени;
• Учет обращения граждан.

Работа с документами

«1С:Документооборот 8 для Украины» позволяет работать с документами любых типов, предоставляя учетно-регистрационную карточку и набор реквизитов, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству от 30.11.2011 г. №1242 и Типовым порядком осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти, утвержденным постановлением КМУ от 28.10.2004 г. №1453. В программе внутренние документы и файлы хранятся в папках, с учетом прав доступа каждого сотрудника, в зависимости от видов документов, грифов доступа к ним. Всей входящей и исходящей корреспонденции автоматически присваиваются регистрационные номера по сложным правилам. При регистрации дополнительно осуществляется:

• печать штрих-кодов и регистрационных штампов;
• автоматическое рассмотрение документов и постановка их на контроль;
• автоматический контроль сроков исполнения документов и оповещение исполнителей;
• формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, в т. ч. просроченных.

Всем сотрудникам обеспечен быстрый доступ к файлам как для просмотра, так и для редактирования. При этом гарантированно исключены конфликты при одновременном редактировании документов — благодаря механизму блокировки файлов.

Программа позволяет автоматизировать весь цикл работы с договорными документами, начиная от подготовки проекта договора со всеми связанными с ним документами до учета и контроля исполнения финансовых обязательств по договору. При этом автоматически может быть продлен срок действия договора по указанным в нем правилам или даже расторгнут. А для управленческого учета и анализа договорной работы в программе предусмотрены отчеты:

• «Список заключенных договоров»;
• «Договоры с истекающим сроком действия»;
• «Сопроводительные документы по договору»;
• «Динамика количества заключенных договоров»;
• «Динамика сумм заключенных договоров»;
• «Расторгнутые договоры».

Универсальность программы «1С:Документооборот 8 для Украины» позволяет загружать непосредственно со сканеров входящие, исходящие, внутренние документы и любые типы файлов в структурированные папки, автоматически разбивая документы по типам.

Интеграция с другими программами и приложениями

Значительно расширяет возможности системы ее способность интеграции с бизнес-процессами конфигураций «1С:Предприятия 8» и другими приложениями. На вашем предприятии, без сомнения, используют, помимо учетной системы, различные программы, приложения, автоматизирующие различные бизнес-процессы, — от электронной почты до систем управления продажами. Интеграционные возможности системы «1С:Документооборот 8 для Украины» делают работу со многими программами максимально эффективной и практически незаметной для пользователя. Для этого в программе «1С:Документооборот 8 для Украины» достаточно настроить соответствующие роли для сотрудников предприятия:

• Делопроизводитель (внутренняя);
• Директор (внутренняя);
• Менеджер по продажам (внешняя);
• Главный бухгалтер (внешняя).

Например, на вашем предприятии используется программа «1С:Управление торговлей для Украины», которой, помимо бухгалтера, пользуются и менеджеры по продажам. Чтобы обеспечить контроль выполнения заданий менеджерами, в системе «1С:Документооборот 8 для Украины» выбирается роль «Менеджер по продажам», для которой формируется задача «Исполнить». Создается и стартует специальный бизнес-процесс «Поручение», в котором эта задача будет указана как задача-источник. Дополнительно к этому поручению будут приложены:

• содержание документа (предмета бизнес-процесса) в формате HTML;
• файлы, присоединенные к документу.

Происходит обмен внешними бизнес-процессами между «1С:Документооборотом 8» и программой «1С:Управление торговлей для Украины». В результате такого обмена в программе появляется и стартует бизнес-процесс «Задание», точно повторяющий бизнес-процесс «Поручение» из системы «1С:Документооборот 8 для Украины». Он содержит тот же документ в формате HTML и присоединенные к нему файлы. В результате старта процесса «Задание» в программе «1С:Управление торговлей для Украины» появляется задача для роли «Менеджер по продажам». Сотрудник, исполняющий в программе «1С:Управление торговлей для Украины» эту роль, знакомится с задачей, приложенным к ней документом и его файлами и делает отметку о её выполнении. Это приводит к завершению бизнес-процесса «Задание». Происходит обратный обмен внешними бизнес-процессами.

Ранее созданный бизнес-процесс «Поручение» завершается и автоматически помечает свою задачу-источник из бизнес-процесса «Исполнение» как выполненную. Таким образом, бизнес-процесс «Исполнение» продвигается дальше по маршруту.

Обмен данными с типовыми конфигурациями

В «1С:Документообороте 8 КОРП для Украины» предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе «1С:Предприятие 8.2»:

• «Бухгалтерия для Украины» 1.2.3;
• «Управление производственным предприятием для Украины» 1.3.12;
• «Управление торговлей для Украины» 2.3.12;
• «Управление торговым предприятием для Украины» 1.2.4;
• «Управление небольшой фирмой» 1.3.1.

А вот другой пример интеграции двух программ. Из карточки документа «Заказ покупателя» в конфигурации «1С:Управление торговлей для Украины» сотрудники смогут сформировать исходящий документ «1С: Документооборота 8 для Украины», отправить его на согласование, утверждение, регистрацию и контролировать эти процессы. Ответственный за работу с контрагентом в УТ может посмотреть входящие и исходящие документы и узнать, какие процессы идут по этим документам и на какой стадии. А менеджер по продажам — присоединить к документу «Заказ покупателя» в УТ файлы, поступившие от клиента по электронной почте и подписанные ЭЦП. Хранение этих файлов и сведений об ЭЦП обеспечит «1С: Документооборот 8 для Украины».

Важно подчеркнуть, что в программе «1С:Документооборот 8 для Украины» открыт исходный код. А это значит, что к ней можно добавлять другие интеграционные механизмы, даже не снимая конфигурацию с поддержки.

[300x213]

Электронная почта в автоматическом документообороте

«1С:Документооборот 8 для Украины» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в т. ч. и через веб-браузеры. Это позволяет, например, подключить к работе клиентов или сотрудников, находящихся в данный момент вне офиса.

В программе поддерживается:

• загрузка входящих или внутренних документов;
• автоматическая привязка к корреспонденту по адресу почты;
• загрузка всех вложенных файлов.

Любой документ или файл «1С:Документооборота 8 для Украины» можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. При отправке входящих и исходящих документов почтовый адрес получателя подставляется автоматически из адреса соответствующего контактного лица или корреспондента.

[300x152]

Учет рабочего времени

С программой «1С:Документооборот 8 для Украины» можно решить важнейшую для любого предприятия задача — повышение эффективности работы сотрудников. Автоматизированный учет и контроль рабочего времени является основным фактором в этой проблеме. Это позволит, например, директору оценить, на какие виды работ затрачивается больше всего времени и средств. А сопоставив расход времени с фондом зарплаты, — оценить соответствующие денежные расходы.

В программе «1С:Документооборот 8 для Украины» ведется учет затрат рабочего времени сотрудников, построенный на основе ежедневных отчетов о проделанной работе. Данные отчетов представлены в разрезе видов работ. Перечень видов работ ведется сотрудником, ответственным за нормативно-справочную информацию, исходя из соображений анализа затрат рабочего времени.

Ежедневные отчеты (показано на рисунке) самостоятельно заполняются сотрудниками с использованием функции автоматического добавления записей. Для анализа работы предприятия в программе предусмотрена возможность построения большого количества разнообразных отчетов, в т. ч.:

• представление итоговой информации руководству;
• анализ данных;
• оперативный контроль;
• печать официальных документов.

14.02.2012