Командировочные расходы включаются в состав расходов в зависимости от функций подразделения, в котором работает командируемый работник. Так, расходы на оплату служебных командировок:

-        аппарата управления предприятием и другого общехозяйственного персонала согласно п.п. 138.10.2 "б" п. 138.10 ст. 138 НКУ относятся к составу административных расходов, которые как прочие расходы признаются расходами того отчетного периода, в котором они были осуществлены, с учетом особенностей, определенных п. 138.5 ст. 138 НКУ;

-        работников, занятых сбытом, согласно п.п. 138.10.3 "ґ" п. 138.10 ст. 138 НКУ относятся к составу расходов на сбыт, которые как прочие расходы признаются расходами того отчетного периода, в котором они были осуществлены, с учетом особенностей, определенных п. 138.5 ст. 138 НКУ;

-        персонала цехов, участков и т. п. согласно п.п. 138.8.5 "а" п. 138.8 ст. 138 НКУ относятся к составу общепроизводственных расходов, которые относятся на себестоимость изготовленных и реализованных товаров (выполненных работ, предоставленных услуг) в соответствии с правилами бухгалтерского учета (п. 138.8 ст. 138 НКУ). Такие расходы признаются расходами того отчетного периода, в котором признаны доходы от реализации товаров (п. 138.4 ст. 138 НКУ).

Состав командировочных расходов, порядок их учета и подтверждения соответствующими документами определен п.п. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 НКУ.

Особое внимание следует обратить на то, что согласно данной норме любые командировочные расходы могут быть включены в состав расходов налогоплательщика при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с деятельностью такого налогоплательщика, в частности (но не исключительно) следующих:

-        приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью налогоплательщика;

-        заключенного договора или контракта, других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения;

-        документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью налогоплательщика.

Если подтверждающие документы оформлены на иностранном языке, то по запросу представителя органа государственной налоговой службы налогоплательщик должен обеспечить их перевод за собственный счет.

Состав командировочных расходов

Согласно п.п. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 НКУ к расходам двойного назначения относятся расходы на командировки физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с таким налогоплательщиком либо являющихся членами руководящих органов налогоплательщика, в пределах:

-        фактических расходов командированного лица на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как до места командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте). Отметим, что, по мнению налоговых органов, расходы на проезд в такси во время командировки физических лиц в пределах Украины и за границей не включаются в состав расходов согласно п.п. 139.1.1 п. 139.1 ст. 139 НКУ (см. также письмо ГНА в г. Киеве от 30.05.2011 г. № 5718/10/17-107);

-        расходов на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), а также на найм других жилых помещений;

-        расходов на оплату телефонных разговоров;

-        расходов на оформление загранпаспортов и разрешений на въезд (виз);

-        расходов на обязательное страхование;

-        прочих документально оформленных расходов, связанные с правилами въезда и нахождения в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Вышеуказанные расходы признаются расходами налогоплательщика только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов, в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, чартерных рейсов, счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе по бронированию мест в местах проживания, страховых полисов и т. п.

Кроме этого, если согласно законам страны командировки или стран, по территории которых осуществляется транзитное движение в страну командировки, обязательно необходимо осуществить страхование жизни или здоровья командированного лица или его гражданской ответственности (в случае использования транспортных средств), то расходы на такое страхование включаются в состав расходов налогоплательщика, командирующего такое лицо. Однако Минфин в письме от 18.05.2011 г. № 31-07250-03-21/12670 сообщает, что если в государстве, в которое командируется страхователь, медицинская помощь оказывается иностранным гражданам бесплатно, то стоимость страхового полиса командируемого лица не возмещается, то есть и на расходы не относится.

Суточные расходы

Согласно п.п. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 НКУ не подтверждаются документами, удостоверяющими стоимость расходов, только суточные расходы на питание и финансирование других собственных нужд командируемого лица, понесенные в связи с такой командировкой, выплачиваемые налогоплательщиком командируемому лицу в пределах установленных норм (см. также письмо ГНАУ от 18.06.2011 г. № 11327/6/15-0516). При этом не разрешается включать в состав расходов на питание стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, суммы "чаевых", за исключением случаев, когда суммы "чаевых" включаются в счет в соответствии с законами страны пребывания, а также плату за зрелищные мероприятия.

Однако, подтверждать суточные расходы все-таки следует, так как п.п. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 НКУ также установлено, что сумма суточных определяется в случае командировки:

-        в пределах Украины и стран, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), - согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

-        в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), - согласно приказу о командировке и отметкам уполномоченного служебного лица Госпогранслужбы в загранпаспорте или заменяющем его документе.

При отсутствии указанных соответствующих подтверждающих документов, приказа или отметок уполномоченного служебного лица Госпогранслужбы в паспорте или заменяющем его документе сумма суточных не включается в состав расходов налогоплательщика.

Подпунктом 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 НКУ установлены следующие нормы суточных расходов:

-        в пределах территории Украины - не более 0,2 размера минимальной заработной платы, установленной законодательством на 1 января отчетного налогового года, в расчете за один календарный день. С 1 апреля по 31 декабря 2011 года - 188,20 грн.;

-        для командировок за границу - не более 0,75 размера минимальной заработной платы, установленной законодательством на 1 января отчетного налогового года, в расчете за один календарный день. С 1 апреля по 31 декабря 2011 года - 705,75 грн.

Обращаем внимание, что на сегодняшний день для небюджетных организаций нормативными документами не определен ни минимальный, ни максимальный уровень суточных расходов, а только предел для отнесения к расходам в налоговом учете. Исключением являются случаи, когда работник направляется в командировку, которая финансируется за счет бюджетных средств. Предельные нормы суточных для командировок государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств, установлены постановлением КМУ от 02.02.2011 г. № 98. Направление таких работников в командировку осуществляется в соответствии с Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (см. также письмо ГНАУ от 12.05.2011 г. № 5675/5/15-0316).Обращаем внимание, что теперь оба эти документа не регулируют порядок направления в командировку работников небюджетных организаций.

Небюджетными предприятиями размер суточных должен устанавливаться самостоятельно (в коллективном договоре, утвержденном положением по предприятию или приказом директора). Напомним, что согласно ст. 121 КЗоТ работники имеют право на возмещение расходов и получение иных компенсаций в связи со служебными командировками. Работникам, направляемым в командировку, оплачиваются суточные за время нахождения в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством. А законодательством определены нормы только для работников предприятий, финансируемых из бюджета (см. также письмо ГНАУ от 12.05.2011 г. № 5675/5/15-0316). Поэтому в коллективном договоре или приказом руководителя предприятия необходимо установить нормы суточных расходов в пределах указанных предельных норм. Причем размер суточных может быть различным для определенных городов и стран (см. примерный образец приказа об установлении норм суточных расходов для командировок по территории Украины и за границу).

Пример отражения в учете расчетов по командировке

Пример. Специалист отдела сбыта ООО "Икс" (г. Днепропетровск) Петренко А.А. был командирован сроком на три дня в г. Харьков для заключения договора купли - продажи товара с ООО "Игрек".

Приказом об установлении норм суточных расходов для командировок по территории Украины и за границу размер суточных для командировок в г. Харьков определен в размере 188,20 грн. из расчета за одни сутки.

Аванс на командировку выдан из кассы предприятия в размере 1 100 грн.

По прибытии из командировки Петренко А.А. в установленные сроки сдал неиспользованную сумму денежных средств (95,40 грн.) в кассу предприятия и предоставил в бухгалтерию авансовый отчет, согласно которому расходы на командировку составили 1 004,60 грн., в том числе:

-        суточные - 564,60 грн. (3 дня х 188,20 грн.);

-        проезд туда и обратно - 240 грн. (в т. ч. НДС 20 % - 40 грн.);

-        проживание в гостинице - 200 грн. (без НДС).

Учет расчетов по командировкам в пределах украины
№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
		Дебет	Кредит	Сумма	Доход	Расход
1	Выдан аванс на командировку	372	301	1 100	–	–
2	Отражены командировочные расходы на основании авансового отчета (564,60 + 200 + 200)	93	372	964,60	–	964,60
3	Отражен налоговый кредит по НДС на основании представленного ж/д билета	641	372	40	–	–
4	Возвращена подотчетным лицом неиспользованная сумма денежных средств (1 100 - 1 004,60)	301	372	95,40	–	–

Дополнительно отметим, что в соответствии с п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, должен быть предоставлен командируемым лицом до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает командировку или выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, которое выдало средства под отчет. При наличии излишка израсходованных средств их сумма должна быть возвращена в кассу (зачислена на банковский счет лица, выдавшего их) до или во время подачи указанного отчета.

В случае нарушения этих требований невозвращенная в срок сумма подлежит обложению налогом на доходы физических лиц (см. также письма ГНАУ от 12.05.2011 г. № 8882/6/17-0215 и КРУ от 09.03.2011 г. № 02-18/283 и тему Доходы, полученные в виде подотчетных денежных средств).

26.09.2011г.