Согласно ст. 10 Закона Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" (далее - Закон о бухучете) для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок проведения инвентаризации регулируется Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом Минфина от 11.08.94 г. № 69 (далее - Инструкция по инвентаризации), и подробно рассмотрен в теме Инвентаризация активов и обязательств.

Порядок проведения инвентаризации расчетов с поставщиками, покупателями и другими контрагентами, в том числе по расчетам с бюджетом, регулируется п. 11.11 Инструкции по инвентаризации, согласно которому в учете следует отражать только согласованные суммы задолженностей. Для проведения такого согласования кредиторы составляют и направляют своим дебиторам выписку (акт сверки расчетов) об их задолженности, а дебиторы, в свою очередь, в десятидневный срок направляют ответ (согласованный акт сверки расчетов и/или свои возражения). Однако ответственность за несоблюдение данных сроков не предусмотрена.

Сверка расчетов может осуществляться с одним, несколькими или всеми контрагентами относительно выполнения:

-        по каждому договору отдельно;

-        по всем договорам одного контрагента;

-        поставки одного или нескольких видов товара.

Отметим, что в большинстве случаев сверка расчетов может инициироваться не только кредитором, но и дебитором. Например, желательно осуществить сверку расчетов по договорам при увольнении ответственного за них работника.

В зависимости от вида сверка расчетов проводится, начиная с даты:

-        проведения предыдущей сверки расчетов;

-        начала выполнения того или иного договора;

-        начала договорных отношений с тем или иным контрагентом.

Однако, при этом необходимо учитывать, что сверка расчетов по инициативе одного из контрагентов не является обязанностью для другого, поэтому он вполне может отказать в подписании акта, тем более, когда речь идет о его задолженности. Во избежание данных недоразумений, на наш взгляд, следует установить в договоре обязательность и порядок проведения сверки расчетов, а также ответственность за несоблюдение данного обязательства, например уплата штрафа. Это позволит применять к сверке расчетов требования ГКУ относительно выполнения обязательства.

Дополнительно отметим, что к сверке расчетов можно приравнять и предоставление ответа на претензию в ходе досудебного урегулирования спора. По результатам рассмотрения претензии следует или подтвердить сумму долга, или опровергнуть ее и подать свои аргументированные возражения, а можно и проигнорировать претензию. В данном случае необходимо учитывать, что досудебное урегулирование споров с направлением претензии обязательно только в случаях, предусмотренных договором. В этом случае должник должен предоставить ответ в месячный срок со дня получения претензии. В остальных случаях на претензию следует реагировать как на обычное письмо или предложение провести сверку расчетов (см. также тему Организация претензионно-исковой работы на предприятии и ведение делопроизводства).

Кроме этого, необходимо учитывать, что, обязывая проводить сверку расчетов, ни Закон о бухучете, ни Инструкция об инвентаризации не определяют формы документов, которые должны оформляться сторонами в ходе ее проведения. Поэтому эти документы по форме и содержанию могут быть любыми, главное, чтобы они соответствовали требования, определенным ст. 9 Закона о бухучете.

Самым распространенным документом, подтверждающим сверку расчетов, является акт сверки, который оформляется в двух экземплярах одним из контрагентов с указанием своих данных учета и требованием к другому контрагенту указать данные своего учета и возвратить один экземпляр акта. Как правило, такая процедура применяется в случае уверенности в правильности расчетов между контрагентами.

Форма такого акта может быть следующей.

АКТ сверки расчетов по состоянию на "01" сентября 2011 года по договору купли-продажи № 256 от 1 июня 2011 года   от 01 сентября 2011 года                                                                                                              г. Днепропетровск   Настоящий акт составлен ООО "Икс", в лице директора Петрова А.А., и ООО "Игрек", в лице директора Иванова И.И., о том, что по состоянию на 01 сентября 2011 года сальдо расчетов между сторонами по договору купли-продажи № 256 от 01 июня 2011 года составляет: -        по данным ООО "Икс" - дебиторская задолженность в сумме 21 454 грн. (Двадцать одна тысяча четыреста пятьдесят четыре гривни 00 коп.); -        по данным ООО "Игрек" - кредиторская задолженность в сумме 21 454 грн. (Двадцать одна тысяча четыреста пятьдесят четыре гривни 00 коп.).   Директор ООО "Икс"_____________/Петров А.А.         Директор ООО "Игрек"_____________/Иванов И.И. М.П.                                                                                            М.П.

При возможном расхождении в сумме расчетов, следует применять другой подход. Например, встретится представителям обеих сторон и провести сверку всех поставок и платежей, отмечая каждый документ, который имеет отношение к объекту сверки (договору, поставке конкретных товаров и т. п.).

По результатам такой сверки стороны составляют акт сверки, в котором указывают причины возникновения расхождений, согласовывают их и предлагают способы их устранения. При этом необходимо учитывать, что если по результатам сверки выявлены расхождения, которые стороны признают и готовы исправить, то для исправления ошибок необходимо придерживаться правил, приведенных в п. 4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, в частности:

-        ошибки в учетных регистрах исправляются корректурным способом, то есть неправильный текст и/или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым приводится правильный текст и/или цифры;

-        ошибки в учетных регистрах за отчетный год, выявленные после записей итогов учетных регистров в Главную книгу, исправляются методом "сторно";

-        исправление ошибок прошлых лет оформляется в месяце обнаружения ошибки бухгалтерской справкой, в которой приводится содержание ошибки, сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета и которой исправляется ошибка.

В случае выявления расхождений в данных учета контрагентов форма акта может иметь другой вид, например, содержать отдельно составленный реестр первичных документов или его табличную форму внутри самого акта (см. примерный образец заполнения акта сверки расчетов).

Обращаем внимание, что если для проведения сверки к контрагенту направляется представитель, то ему выписывается доверенность (на фирменном бланке). При этом в шапке акта сверки в обязательном порядке указываются ее реквизиты.

Возможен и вариант без непосредственного выезда к контрагенту. В этом случае одна сторона направляет другой стороне реестр (перечень) всех документов, связанных с объектом сверки (по отдельному договору, отдельному поставщику и т. п.). Получив такой реестр, контрагент вписывает в соответствующих графах свои данные. Выявленные расхождения стороны оговаривают в акте сверки, который составляют по результатам рассмотрения реестра.

Отметим, что на сегодняшний день, когда, как правило, учет ведется с помощью компьютерных программ, особой необходимости в составлении такого реестра нет. Проще вначале отправить для согласования контрагенту по почте, факсом или по электронной почте распечатку данных по контрагенту из бухгалтерской программы.

В заключение отметим, что акт сверки расчетов необходим не только для инвентаризации сверки расчетов и обязательств. Акт сверки расчетов вместе с инвентаризационным актом (свод актов по всем контрагентам на дату инвентаризации) после принятия решения о регулировании расхождений является основанием для отражения сумм текущей, сомнительной или безнадежной задолженности в бухгалтерском учете (см. также письмо Минфина от 18.09.2007 г. № 31-34000-10-10/18896).

Кроме этого, проведение сверки расчетов позволяет сторонам осуществлять необходимые платежи и требовать выполнения обязательств по поставкам в случае существования взаимных задолженностей, прекратить их, дополнительно составив соглашение о прекращении обязательства зачетом встречных однородных требований. Так, например, нельзя засчитать платежи (или поставки) по одному договору в счет выполнения другого, если это не предусмотрено условиями договора (см. тему Зачет встречных однородных требований во внешнеэкономической деятельности). То есть по одному и тому же контрагенту может существовать как дебиторская, так и кредиторская задолженность. Нарушение этого правила и является причиной несоответствия расчетов между сторонами и основанием для проведения сверки.

Отметим, что расхождение в расчетах может повлечь за собой и ошибки в налоговом учете. В частности, при наличии долга за покупателем по операции поставки и одновременной уплате им авансового платежа по другому договору налоговые обязательства по НДС возникают по каждой из операций. Если же ошибочно провести авансовый платеж по одному договору как оплату за уже осуществленную поставку по другому договору, то возникнет ошибочное недоначисление налоговых обязательств по НДС.

Также необходимо учитывать, что акт сверки расчетов может служить свидетельством о признании долга и основанием для прерывания сроков исковой давности.

В соответствии со ст. 264 ГКУ течение срока исковой давности прерывается в случаях:

-        совершения лицом действия, которое свидетельствует о признании им своего долга или иного обязательства;

-        в случае предъявления лицом иска против одного из нескольких должников, а также если предметом иска является только часть требования, право на которое имеет истец.

После прерывания течение исковой давности начинается заново, причем время, истекшее до прерывания течения исковой давности, в новый срок не засчитывается. В п. 23 информационного письма от 07.04.2008 г. № 01-8/211 ВХСУ разъяснил, что, в частности, к действиям, свидетельствующим о признании долга, могут относиться:

-        полное или частичное признание претензии;

-        частичное погашение самим должником или по его согласию другим лицом основного долга и (или) неустойки, уплата процентов по основному долгу;

-        просьба об отсрочке выполнения.

При этом в тех случаях, когда предусматривалось выполнение обязательства частями или в виде периодических платежей и должник осуществил действия, которые свидетельствуют о признании только части (периодического платежа), такие действия не могут быть основанием для прерывания течения срока исковой давности по другим частям (платежам).

Таким образом, если предприятие, являющееся кредитором, получит от должника любой письменный документ, подтверждающий признание суммы долга, например, акт сверки расчетов, письмо об отсрочке платежа (из содержания которого следует, что долг им признается, однако уплатить его вовремя нет возможности), письмо о признании предъявленной претензии и т. д., то с даты составления такого письменного документа течение срока исковой давности по этой задолженности начинается заново, то есть еще плюс три года, если задолженность, например, связана с расчетами (см. также письмо Госказначейства от 25.02.2008 г. № 3.4-04/648-3015 и тему Сроки исковой давности).