Новшество, о котором мы хотим рассказать, изменит ваше представление о документообороте раз и навсегда. Это то, о чем бухгалтеры долгие годы могли только мечтать. Представители старшего поколения бухгалтеров охотно расскажут вам о метровых «простынях» годовых балансов, о центнерах бумажных документов «приятных» визитах в контролирующие органы. А архивы с бухгалтерскими документами! Для того чтобы при необходимости найти какой-либо документ, бухгалтер был вынужден становиться архивариусом.

Сейчас такие понятия, как:

• подача отчетности в электронном виде;
• электронная цифровая подпись;
• электронный документооборот; —

становятся все более распространенными. Поэтому современное рабочее место бухгалтера вполне может быть оборудовано только персональным компьютером. Конечно же, сам по себе компьютер — всего лишь инструмент, который без соответствующего программного обеспечения не более функционален, чем молоток.

Именно для того, чтобы сделать компьютер незаменимым помощником бухгалтера, были разработаны специальные программные комплексы. До недавнего времени одним из самых известных и распространенных программных обеспечений для ведения бухгалтерской документации был ПК «БЭСТ ЗВИТ ПЛЮС», разработанный компанией «БЭСТ».

Новый продукт компании «БЭСТ» — поистине революционная система электронного документооборота «M.E.Doc», которая пришла на смену «БЭСТ ЗВИТ ПЛЮС». В системе «M.E.Doc» не только сохранены все преимущества программы-предшественницы, но и добавлены новые возможности, которые выводят эту систему на более высокий уровень качества продуктов программного обеспечения. Соответствие всем актуальным требованиям украинского законодательства и пожеланиям клиентов-пользователей, простота и удобство использования — вот то, что выгодно отличает «M.E.Doc» от других подобных комплексов для работы бухгалтеров.

С помощью «M.E.Doc» современный бухгалтер без проблем и за короткий промежуток времени сможет создать, проверить, подписать электронной цифровой подписью и отправить отчеты любой сложности в контролирующие органы: налоговую инспекцию, Пенсионный фонд и статистику. Помимо этого, возможности системы позволяют получить квитанции о получении отчетов контролирующими органами. Тем бухгалтерам, которым уже посчастливилось стать пользователями «M.E.Doc», все эти возможности хорошо известны, активно используются ими в работе.

Однако любому программному комплексу необходимы постоянное развитие и совершенствование. Именно поэтому в новой системе также происходят постоянные изменения и доработки, расширение ее функциональных возможностей.

Одной из таких жизненно необходимых для работы бухгалтера возможностей является обмен первичными документами с контрагентами, а именно: счетами, налоговыми накладными, актами выполненных работ. Трудно переоценить важность такой функции, реализованной разработчиками в модуле обмена первичными бухгалтерскими документами системы «M.E.Doc».

Чего не хватало электронному документу

Создание модуля «Первичные документы» было вызвано стремлением предоставить пользователю более удобный функционал ведения реестра первичной документации, начиная от создания документа (в т. ч. по собственному шаблону) до утверждения его контрагентом, используя для обмена электронные каналы связи.

Ранее первичные документы создавались в общем «Реестре отчетов» из раздела комплектности бланков «Первичные документы». В данном разделе был предоставлен жесткий набор бланков, который не всегда удовлетворял потребности пользователей. Если необходимого бланка акта или счета не было, пользователь был вынужден создавать его вне программного комплекса.

Отсутствовала возможность обмена первичной документацией с контрагентами в электронном виде. Пользователь мог отправить документ контрагенту посредством электронной почты для ознакомления. Отправленные документы блокировались от редактирования, поэтому в случае необходимости доработки нужно было создавать новый документ. При этом для утверждения все равно необходимо было обменяться бумажной копией документа с «мокрой» печатью. Следовательно, работать с первичной документацией в программном комплексе было крайне неудобно.

Учитывая, что действующим законодательством Украины разрешено сохранять документы в электронном виде и не дублировать их на бумаге, легко представить, какие горы папок навсегда покинут ваш офис.

Универсальный создатель

Модуль «Первичные документы» предназначен для создания, редактирования первичных документов, как внешних (с целью обмена ими с контрагентами), так и внутренних — для собственных нужд предприятия.

Модуль «Первичные документы» предназначен для комплексного обеспечения процесса электронного обмена первичной документацией с контрагентами. Система позволяет автоматизировать полный цикл работы с «первичкой»:

• создание первичного документа на основании шаблона;
• подписание документа ЭЦП;
• отправка документа по электронной почте контрагенту;
• утверждение, отклонение или доработка документа контрагентом.

При этом утвержденный электронный документ будет подписан с двух сторон ЭЦП, а значит, имеет юридическую силу. Работа с модулем «Первичные документы» позволяет полностью отказаться от использования бумажных копий первичных документов.

Прежде первичные документы в электронном виде хранились в модуле «Реестр отчетов» вместе со всеми остальными документами и отчетами. Теперь для «первички» выделен отдельный модуль. Более того, пользователь сам может создать шаблон необходимого ему документа. А возможность корректировки документов и двухстороннего наложения цифровой подписи на документ делает данный сервис уникальным.

Все созданные (исходящие) и полученные электронными средствами (входящие) первичные документы образуют реестр первичных документов. Реестр модуля унаследовал присущие программному комплексу функции, а также фильтры по состоянию и типу документов, призванные облегчать пользователю процесс поиска нужного документа.

Модуль является неотъемлемой частью программы. Его реестр «перетянул» на себя основные функции комплекса, такие как: отображение реестра в форме таблицы, отображение записей реестра в рамках указанного периода, фильтрация записей реестра по состоянию документа, по типу документа, отображение служебной информации по каждому документу на панели закладок документа. Преимущества такого «наследства» заключаются в том, что вышеперечисленные функции позволяют быстро и легко найти документ в реестре.

Редактор шаблонов

По умолчанию модуль содержит стандартный набор шаблонов популярных документов. В реестре бланков специально существует раздел «Первичные документы», на основании этих бланков можно создавать документы. Но реестр бланков нельзя дополнять новыми шаблонами, а сами бланки нельзя редактировать. В модуле «Первичные документы» реализована возможность самостоятельно создавать необходимые шаблоны документов и использовать их в дальнейшем, а также редактировать шаблоны в случае каких-либо изменений.

На их основании пользователь с легкостью может не только создавать документы, но и редактировать эти самые шаблоны «под себя» (рис. 1).

[600x336]

В случае если среди набора стандартных документов нет необходимых форм, пользователь может самостоятельно создать шаблон. Для этого модуль снабжен удобными средствами создания документов. Редактор шаблонов был специально создан для модуля «Первичные документы». Все созданные «пользовательские» документы сохраняются в системе и их можно использовать в дальнейшем (рис. 2).

[600x330]

Главной целью при создании данного модуля была реализация обмена первичными документами с контрагентами электронными каналами связи с использованием ЭЦП.

До создания модуля была возможность обмениваться только налоговыми накладными с контрагентами. Но полученную накладную можно было только отклонить или утвердить. Адресат получал уведомление о приеме или об отказе с указанием причины отказа.

В модуле «Первичные документы», помимо утверждения и отклонения, реализована возможность доработки документов. Вся история изменений документа фиксируется системой.

Документ без адреса находит адресата

Уникальной функцией, которая реализована в модуле, является возможность отправлять документ контрагенту, не зная его электронного адреса. Для этого достаточно указать в соответствующем поле документа код ЕГРПОУ контрагента — и система через сервер документооборота (СДО) отправит ему документ, используя так называемое прямое соединение.

В основу документооборота была положена схема, показанная на рисунке 3. Поясним схему обмена первичными документами на примере Контрагента 1 и Контрагента 2.

[600x276]

Главное условие — оба контрагента являются пользователями ПК «M.E.Doc». Данное требование вызвано самой возможностью осуществления документооборота.

Документы отправляются в формате XML с наложением цифровой подписи, поэтому принять и прочитать их можно любым программным комплексом, поддерживающим криптобиблиотеки (возможность расшифровки данных). Но только в системе «M.E.Doc» осуществлен функционал утверждения/отклонения/редактирования документов, а также отправка/получение отчетов о доставке, что и представляет собой обмен документами.

1 шаг. Контрагент 1 создает первичный документ в одноименном модуле. После проверки и сохранения документ подписывается комплектом ЭЦП. Такой документ отправляется на электронный адрес Контрагента 2.

2 шаг. При приеме документа Контрагентом 2 автоматически создается и отправляется адресату отчет о доставке документа.

3 шаг. Получив электронный документ, Контрагент 2 может:

• утвердить документ, т. е. полученный документ не содержит ошибок и полностью устраивает Контрагента 2. При этом отправителю документа (Контрагенту 1) будет автоматически отправлено сообщение о согласовании документа;
• отклонить документ при наличии в нем ошибок и/или нежелании сотрудничать. В этом случае необходимо указать причину отклонения документа. Контрагенту 1 будет автоматически выслано уведомление об отклонении документа с указанием причины отказа;
• отредактировать, внести свои корректировки в документ, если документ содержит ошибки или неточности, и Контрагент 2 имеет намерение исправить их. Пользователь вносит в документ необходимые изменения, подписывает его комплектом ЭЦП и отправляет Контрагенту 1 для доработки.

При обмене первичными документами используется аналог шифрования документов, как и при отправке отчетности в контролирующие органы. Благодаря надежным криптографическим алгоритмам обеспечивается полная конфиденциальность информации, а использование ЭЦП является гарантией аутентичности вносимых изменений и целостности документа.

В момент приема документа Контрагентом 1 автоматически создается и отправляется адресату отчет о доставке документа. В свою очередь, у Контрагента 1 также существует возможность утвердить, отклонить или отредактировать полученный документ.

Документ может редактироваться бесконечное число раз, пока окончательный вариант не устроит обе стороны сделки.

Вся история изменений в документе фиксируется в системе и может быть пересмотрена в любой момент.

Возможность многократного редактирования документа позволяет исправлять ошибки, внесенные в документы, ведь от человеческого фактора никто не застрахован. Но не только в этом заключается практическая важность данной функции. Функция выручает, когда контрагенты настроены сотрудничать друг с другом, но их не вполне устраивают указанные в документах условия. Например, при заключении договора непосредственно в документ можно вносить изменения и согласовывать их, пересылая друг другу документ, до принятия окончательного решения.

А теперь вспомните: сколько раз вы возвращали документы с ошибками невнимательным или нерадивым контрагентам, пользуясь при этом услугами почты или служб курьерской доставки? Тратили на это деньги и силы. С использованием системы «M.E.Doc» не составит никакого труда исправить свои и чужие ошибки. Но главное — экономится бесценное время бухгалтера.

18.10.2011