З прийняттям Податкового кодексу України, нової форми податкової накладної та порядку її заповнення доволі часто платники ПДВ не тільки невчасно, а ще й неправильно, з порушенням п. 201.1 ПКУ, виписують податкові накладні. Під час виписки податкової накладної продавець обов’язково повинен дотримуватися вимог Наказу ДПА України від 21.12.2010 р. №969 «Про затвердження форми Податкової накладної та порядку її заповнення».

Зокрема, у зв’язку з тим, що податкові накладні підлягають реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних, у верхній лівій частині податкової накладної та Розрахунку коригування запроваджено нове поле «Включено до ЄРПН», в якому робиться відповідна відмітка.

У разі якщо оригінал податкової накладної залишається у продавця, у полі «Залишається у продавця» робляться відповідні відмітки — проставляються позначка «Х» та тип причини відповідно до пункту 8 Порядку (наприклад: 01 — Виписана на суму перевищення звичайної ціни над фактичною; 02 — Постачання неплатнику податку і т. д.)

Звертаємо увагу на те, що позначкою «Х» виділяються потрібні поля. Крім того, у випадках якщо всі примірники податкових накладних залишаються у особи, що їх виписала, у рядках «Індивідуальний податковий номер покупця» та «Номер свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість (покупця)» проставляється нуль. У разі постачання товарів/послуг, оподаткування яких передбачено за нульовою ставкою, у розділі III та графах 8 і 9 податкової накладної також проставляється нуль.

Адреса в полях «Місцезнаходження (податкова адреса) продавця» та «Місцезнаходження (податкова адреса) покупця» податкової накладної записується платником податку у загальновстановленому порядку та повинна містити такі відомості: вулиця, № будинку, № офісу, місто (населений пункт), район (якщо населений пункт не є райцентром), область (якщо місто не є обласним центром), поштовий індекс. Така адреса має бути достовірною та відповідати даним Єдиного державного реєстру юридичних та фізичних осіб — підприємців та фактичному місцезнаходженню платника податку.

В обов’язковому порядку номер податкової накладної повинен відповідати її порядковому номеру в реєстрі виданих та отриманих податкових накладних і не може передбачати будь-якої іншої нумерації.

Дописування чи виправлення даних податкової накладної вручну (кульковою, гелевою, чорнильною чи іншою ручкою) є неможливим, оскільки податкова накладна, як і будь-який інший звітний документ, складається одним із вибраних платником способів: друком або вручну. Зазначене продиктоване необхідністю унеможливлення самостійного виправлення даних у податкових накладних продавцем або покупцем без повідомлення про це контрагента.

Вимоги щодо вирівнювання номера податкової накладної, індивідуального податкового номера покупця, номера договору за правим краєм, як й інші, обумовлені тим, що відповідно до п. 201.10 ст. 201 ПКУ при здійсненні операцій з постачання товарів/послуг платник податку — продавець товарів/послуг зобов’язаний надати покупцеві податкову накладну після реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних. Згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 29.12.2010 р. №1246 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних» продавець складає податкову накладну у форматі (відповідно до стандарту), затвердженому ДПС, з використанням спеціалізованого програмного забезпечення. Таким чином, параметри оформлення податкових накладних повинні відповідати програмному забезпеченню з метою сприйняття ним внесених даних та повинні бути уніфіковані для всіх накладних.

Слід зазначити, що податкова накладна може скріплюватися як основною печаткою продавця, так і спеціально виготовленою печаткою «Для податкових накладних».