Поиск лучшего специалиста — всегда сложная задача. Именно поэтому команды по подбору персонала прикладывают большие усилия для оптимизации этого процесса. Мы встретились со специалистом рекрутинговой компании DeeDee Breaux, подбирающего сотрудников для Evernote, и поинтересовались у нее, как она организует свою работу.


Что вы посоветуете для организации информации о кандидатах?
Первым делом я помещаю данные о каждом кандидате в отдельную заметку, в названии заметки я указываю ФИО кандидата. Каждая заметка состоит из нескольких разделов:

• Телефонное интервью: здесь я сохраняю примеры вопросов, которые нужно задать во время общения с кандидатом по телефону.


• Вопросы по должностным обязанностям: мы используем список вопросов из нашей рекрутинговой базы Greenhouse. Эти вопросы я копирую с помощью Skitch и перетаскиваю в заметку.


• Резюме кандидата: я прикрепляю файл с резюме к заметке.


• Проверка рекомендаций: этот раздел включает в себя примеры вопросов, которые нужно задать компаниям для проверки рекомендаций и опыта работы кандидата.
  

Каким образом ваша команда оптимизирует процессы и процедуры найма персонала?
Мы создали бизнес-блокнот «Библиотека найма». Все заметки в нем распределены по разделам для каждой команды в Evernote (ИТ, Продажи, Поддержка) с помощью заметки с оглавлением блокнота.


Каждый раздел в свою очередь делится на заметки с новыми позициями, которые появляются в каждой команде. В заметке описан процесс подбора персонала, разработанный под каждую должность, включая этапы собеседований с кандидатами, план действий, проверку рекомендаций и вилку зарплат. Каждый пункт входит в оглавление в формате ссылки на другую заметку в Evernote — это упрощает навигацию.

Другие разделы библиотеки найма включают в себя инструментарий и дополнительную информацию, графики, ссылки на доски объявлений о работе, список компаний, в которых работают потенциальные кандидаты, и многое другое.

Какие функции Evernote Business вы считаете наиболее полезными для себя и почему?

1. Метки: я добавляю метки к заметке о каждом кандидате, чтобы мне было проще находить нужную информацию. Как правило в качестве меток я использую названия вакансий (координатор, аналитик). Я также использую метку «кандидаты» для каждой заметки, чтобы быстро открыть список всех кандидатов в случае необходимости.

2. Списки: для предложений работы кандидатам мы разработали шаблон электронного письма, который помогает управлять общением по электронной почте. Как только решение принято, мы отправляем успешному кандидату письмо с приглашением на работу, а также руководствуемся списком с дальнейшими шагами.

3. Совместный доступ к заметкам: после того, как я добавляю свои заметки в блокнот, я делюсь им с менеджером по найму и членами команды подбора персонала, чтобы все могли найти нужные данные в одном месте.

4. Напоминания: каждое утро я начиная с того, что открываю все заметки с кандидатами, с которыми должна пообщаться в этот день, и устанавливаю напоминания, чтобы не забыть сделать нужные звонки и отправить электронные письма. Эта функция помогает мне держать задачи под контролем.

Если сравнивать методы подбора, которые вы использовали в прошлом, с нынешним положением дел, как Evernote Business изменил рабочий процесс вашей команды?
Раньше у меня были папки с файлами на каждого кандидата и записи на стикерах с напоминаниями. Это занимало очень много места в офисе! С Evernote вся информация хранится в цифровом виде и всегда находится под рукой; все задачи и сопутствующая документация аккуратно организованы. Еще одно преимущество — надежная защита данных о кандидатах и возможность доступа к ним с любого устройства, так что данные никогда не потеряются.