Серьезные проблемы надо решать серьезными методами. Например, если вдруг в вашей компании появилась трудность, ну скажем с ведением или учетом договоров. то безусловно автоматизация должна вам решить просто все вопросы!
Вчера обсуждали на совете проблему учета договоров в системе и контроля бюджета системой. И наш финансовый директор сказал, что он нашел статью где рассказывается как просто внедрить автоматизацию договоров и что даже уже все сделано можно просто "содрать" идею и сделать так же!
В итоге сегодня мы читали эту статью. Я рыдал от текста и наивной тупости автора статьи. Хотя как знать может быть осознавал, что пишет чушь, но ему просто нужна была статья на 4 листа и он ее получил.
В общем вот вам текст этой чудо статьи и мои комментарии между строк к ним.
[700x293]
Не важно, чем занимается ваша компания, сколько человек в ней работают и какую прибыль приносят - систематизация, учет и хранение договоров всегда были и будут актуальными задачами. И в их эффективном решении в первую очередь заинтересованы сотрудники бухгалтерии, финансово-экономической службы, ведь им по роду деятельности постоянно приходится обращаться к договорам, чтобы составлять финансовые планы и бюджеты, вести бухгалтерский и налоговый учет.
Ну пока преамбула весьма проста не так ли? Типа бла бла бла, договора это такая важная вещь и с ними так трудно работать, и тут мы решили все автоматизировать....
Как правило, учет договоров в совершенно разных компаниях построен достаточно однотипно.
Это нам говорит финдиректор РАЗНЫХ компаний. Обратите внимание. Ему конечно известны различные схемы в договорах сбыта и оказания услуг и прочее.
И выглядит это так: после того, как компания заключила договор, к нему прилагают сопроводительную документацию (листы согласования, протоколы, акты выбора поставщика и пр.). Все оригиналы собираются в канцелярском файле, который подшивается в папку-регистратор. В дополнение к этому в Excel ведется таблица-реестр, куда вносятся основные сведения по каждому договору Описанный подход к учету договоров действовал и в ООО «Иркутскэнергосвязь». Но, несмотря на свою простоту, метод скрывает недостатки, которые осо-бенно ярко проявились, когда количество договоров в «Иркутскэнергосвязи» стало действительно велико (в среднем 30 договоров в месяц, общее количество «расходных» договоров - около 2000).
Да что выговорите? Вы мне прямо смущаете мою фантазию! (с еврейским акцентом) Подумать только целых 30 договоров в месяц! Чума да и только! Это по целому одному сбытовому договору в в день, а иногда приходится разбирать целую кипу из двух а то и трех! А вы проследите как со знанием дела он рассказал что же происходит с договорами. Они подшиваются в папку и печатаются. Видно что через его мазолистые руки прошел не один договор! И он их все учел в самой строгой форме. И не исключено что даже занес в EXCEL-реестр. Это вам не тяп ляп, а заполнить несколько важных колонок (порядка 10-ти). По правде говоря, я себе с трудом представляю как он бедный весь день мучился и регистрировал договор и никто ведь сука не помог ему ни разу! Вы задумайтесь только, да да да, ни разу! Ну и давайте же выслушаем о недостатках этого неоптимального метода. Итак....
Можно выделить три ключевые проблемы, которые знакомы многим финансовым директорам, использующим в своей работе Excel:
* Excel предназначен для построения таблиц и вычислений. Эта система не слишком подходит для ведения списков. В ней недоступен весь полезный функционал баз данных, и прежде всего создание отдельных справочников контрагентов, отделов, сотрудников и прочего, необходимого для ведения реестра договоров. Если компания работает с базой данных, то сотруднику достаточно один раз внести корректировки в справочник, после чего эти изменения коснутся всех записей, с которыми он связан. В Excel же необходимо кропотливо отобрать строки, содержащие нужную информацию, и только после этого обновить данные;
Да я вижу парень большой спец в Excel, да. И предназначение Excelя он наверное вычитал тоже где-то в очень умной книжке, типа "Excel для чайников и кретинов в порнокартинках" Изложение 5-е дополненное. Автор Роман Трахтенберг, да пусть земля ему будет пухом. И так что же дальше?...
* еще одна проблема заключается в том, что для поиска сведений по заданным критериям в Excel каждый раз приходится настраивать специальный фильтр. Иногда при выборке приходится применять по пять-шесть условий, и на это уходит слишком много времени. Кроме того, в таблицах проблематично даже при помощи макросов описать выполнение типовых операций с реестром;
Да ну?! Ну да фильтр настроить это большая проблема, почти все остальные системы поиск осуществляют по телепатическим волнам. Но Excel убогая программа созданная не для телепатии, а для расчетов. И это все необходимо нам для 30 договоров в месяц (не забываем этот немаловажный факт) идем далее...
* и самое главное - высока вероятность ошибок, допускаемых при вводе данных. По опыту, чаще всего ошибаются при вводе наименования компании, с которой заключен договор. Вспомните хотя бы свои справочники контрагентов в 1С. Сколько дублирующих записей встречается у вас?. Все потому, что неправильно введенная информация может тиражироваться далее.
Кхм, про проверку данных в Excel парень видимо не слышал, ну да Трахтенберг обычно травил анекдоты, а не рассказывал про вкусности Excel. Ну да ладно. и так чем же он решил таки его заменить?..
Собственная система на основе Access
Руководство «Иркутскэнергосвязи» решило отказаться от учета договоров с использованием Excel и перейти на систему, которая строилась бы на основе базы данных. При этом она должна была соответствовать ряду ключевых требований:
* понятный интерфейс, чтобы было удобно пользоваться системой независимо от уровня компьютерной грамотности сотрудника;
Так вот о чем парнишка мечтал?! Он заменил подранный тапок на просящий каши башмак! Да действительно дельное решение. Вот только интересно как он этим избавится от дубликатов? И чем ему не нравились справочники Excel? Более того при умелом пользовании можно наворочать так, что не ввести не вывести в Excel чего попало не удасться. На то нам BASIC в руки и прекрасный help MicroSoft в помощь. В чем проблема-то и где решение?! Да и чем табличная форма Excel вдруг стала менее понятной чем форма Access? Тбалица она такая непонятная, там все в строчку, а это так пугает, да? Толи дело когда все разбросано по экрану и непонятно, что за чем следует и что от чего зависит. Ну да ладно, парнишка где-то упер книжку "Access для чайников и дибилов" поэтому его так прет. И что же там дальше?..
* сквозное индексирование всех договоров - то есть документ попадает в систему в режиме реального времени и может быть сразу найден, без дополнительного обновления базы;
Уже 8 лет занимаюсь базами данных а такой термин слышу впервые. Наверное что-то свеже придуманное для запутанности и придания важности. Все равно никто ничего не понял. А там дальше он объяснил, что мол все это означает всего навсего, что все будет видно везде и сразу. Я вот лично на Excel делал такие вещи, и ничего.... нормально работали. Все были довольны. Что изменилось-то?
* удобный настраиваемый поиск нужной информации;
Автофильтр Excel названный по другому и разбросанный теперь по всему экрану намного удобнее, потому что он не в Excel. А иначе цель не выполнена и статью писал зря...
* формирование отчетности - реестров договоров;
Ну да, в Excel-то очень трудно отчетность нарисовать. И вообще какую отчетность может потребоваться от реестра документов/договоров? Только реестр! так в Excel это уже выглядит как реестр! Таки не понял что изменилось-то?!
* привязка к сканированной копии договора.
Во это особенный случай. Представляем себе договор, например листов на 20. Этот договор сканируют, каждая страничка 1 мегабайт, итого 20 мегабайт один договор. 30 договоров в месяц 600 метров. И все их вдруг внезапно так затолкают в Access. Дальше продолжать или все уже таки поняли, что второй месяц Access-у уже не пережить?
Большинство программных продуктов, которые представлены на рынке, - это сложные системы, предназначенные сопровождать весь процесс работы с контрактами от разработки до заключения и передачи на хранение. Но небольшим и средним предприятиям -.остаточно лишь блока, отвечающего за учет сведений о договорах.
Я бы вообще вёл бы все на бумажке, но Excel удобнее, зачем придумывать что-то еще?
Любопытно, что по данным статистики двух популярных в России поисковых систем «Яндекс» и Google количество поисковых запросов со словами «программа для учета договоров» за месяц - 2280 и 1966 соответственно. Причем около трети - это поиск именно Бесплатной версии программы. Несложно сделать вывод, что множество компаний задумывается об оптимизации учета договоров и стремится обойтись при этом минимумом затрат.
О да, хороший показатель. А с чем бы его сравнить? Я вот думаю, а сколько людей ищут порно? Даже стесняюсь просить сколько же там будет ссылок. Да еще думаю где-то процентов 90 из них ищет бесплатное порно! Несложно сделать вывод, что многие финдиретора компаний просто дрочат на рабочем месте! Что такое 2000 запросов? При например миллионе финдиректоров в мире? это приблизительно 0.2%. какой в жопу спрос? на что? на перенос плоской таблицы екселя в плоскую таблицу в аксессе? это развод или повод подраться? и это пишут в журнале ФИНДИРЕКТОР!!!!
Менеджмент «Иркутскэнергосвязи» не стал исключением. Оценив «фронт работ», в компании решили, что вполне реально обойтись своими силами. В качестве будущей платформы для базы данных был выбран MS Access. Эта система очень распространена, так как входит в пакет MS Office. Кроме того, и это самое важное, Access предоставляет возможность создавать собственные запросы и дорабатывать систему на языке VBA.
Какой в жопу фронт работ? 7-ми классник делал папе такую БД на моей памяти. Запросы, VBA,.. кретин, в Excel все есть тоже самое! Я не против того, что вообще говоря Excel не база данных, но и то что он хочет сделать назвать базой данных тоже нельзя! Если бы он продумал возможные варианты договоров связь их, наполнение, контроль со стороны финансов, запрет на ввод заведомо вываливающихся за рамки договоров. Ну или хотя бы контроль исполнения, но ведь этого ничего нет и не предполагается! Просто ведение плоской таблички которое было в Excel, а теперь стало в Access?! Ладно, читаем далее
Что реализовано в базе данных
После того как проект создания системы учета договоров; в Access был утвержден, программисты получили техническое задание, по которому выполнили необходимые доработки и подготовили базу к эксплуатации. Оставалось лишь улучшить интерфейс, чтобы даже у тех сотрудников, которые не имеют навыков работы с Access, использование базы договоров не вызывало никаких сложностей. В итоге при запуске программы люди видят лишь самые необхо-димые функциональные блоки (см. рис.):
* «Поиск по базе». Функционал понятен из названия. Вкладка настроена по умолчанию как стартовая - ею пользуются чаще всего;
* «Новый договор» - с помощью этого раздела можно добавить новый документ в базу данных. Учитывая разграничение полномочий, она доступна исключительно тем со-трудникам, которые ведут учет договоров;
* «Справочники». В этом разделе размещено управление справочниками базы данных- контрагенты, статус договора, отделы, статьи бюджета. Здесь можно вводить новые данные и редактировать существующие;
* «Редактор» - с его помощью вносятся изменения в сведения о договорах, введенные в программу ранее;
* «Отчетность» - позволяет формировать реестры заключенных контрактов. В программе предусмотрено два типа отчетов: экспресс-отчет (выводит список договоров за определенный период времени) и конструктор отчетов (формирует список по заданным критериям);
* «Настройки» - здесь можно настроить параметры базы данных: название компании, которое отображается в заголовке, и ключевые поля. Также, например, можно указать поля, обязательные для заполнения при добавлении нового договора.
Даже не знаю что сказать! Я восхищен до глубины моих трусов! Какой продуманный интерфейс! А главное есть чем гордиться, это все не где нибудь сделано, а иркутские матерые программисты получили ТЗ и разрешили эту проблему века. Мучившие всю компанию 30 документов теперь можно заводить хоть всей компанией! Это серьезный прорыв!
Особенности использования
Несколько простых рекомендаций тем финансистам, которые решат воспользоваться разработанной в «Иркутскэнергосвязи» программой для ведения учета контрактов на своих предприятиях. Внесение данных лучше поручить одному сотруднику, аккуратному и ответственному специалисту. Будет с кого спрашивать за допущенные ошибки.
Да парнишка все продумал и даже дал рекомендации, охренеть! Можно конечно вводить многим количеством народа, но все же лучше одному... Я работал с Access-ом и могу его понять, блокировки вещь неприятная, а говрить что у него проблема осталась как-то не к лицу в этой статтье. Поэтому надо как-то быстренько назвать баг фичей.
В дополнение к этому стоит закрепить внутренним распоряжением частоту, с которой должна пополняться база данных.
Есть два варианта: либо календарная периодичность (например, раз в неделю или раз в декаду), либо руководствоваться количеством накопленных новых договоров (например, пополнять базу данных после появления десяти новых документов).
Вот! Еще один важный пункт. Зачем нам заводить их быстро? Не ужто чтобы работала индексаная хрень забыл как он там ее обозвал? Можно динамить неделю все, а потом целенаправленно день потрудиться и все завести.
Нужно сразу определиться с набором возможных статусов договоров. Например, в «Иркутскэнергосвязи» используются три вида статусов: «действующий» (по договору совершаются регулярные платежи), «закрытый» (прекратил свое действие) и «разовая сделка» (составлен для одной сделки с контрагентом, например разовое выполнение каких-либо работ). Последний применяется реже всего. Если в будущем вы захотите доработать или переработать базу, то беспорядок со статусами может повлечь лишние трудозатраты.
Ну да статусов может быть очень много: приостановлено действие, частично оплачен, изменены условия, да я их еще море понапридумываю. А в чем кстати тут логика которая может испортиться? Беспорядок.... он вообще о чем? Что-то попахвает тем что он не смог таки справочники в порядок привести своим ноухау.
Учтите, не стоит смешивать в одной базе клиентские договоры и контракты с поставщиками. Лучше, если у коммерческой службы база будет отдельной.
Опа.... как сложно сделать копию Excel-евской таблицы и переименовать ее чтобы не путаться, или же вообще в этой же добавить еще одну колонку.
Обязательно сканируйте все имеющиеся договоры. В будущем это сэкономит вам время, когда возникнет необходимость ознакомиться с текстом контракта. Кроме того, бумажные версии будут реже извлекаться из архива, что сохранит их в нормальном виде.
Ну про этот момент я уже упоминал.
Совершенно необязательно отвлекать своих работников для сканирования. Есть простое решение. В «Иркутскэнергосвязь» часто приходили запросы от учебных заведений с просьбой устроить студентов-практикантов. Руководство не стало игнорировать такие просьбы. Взяли несколько практикантов, выделили им рабочее место с компьютером и сканером. И через некоторое время получили базу договоров в электронном виде.
Ой хитрец, какой молодец чувствуется гениальность. Такой хитрый ход до него наверняка никто не догадался бы. Да и практикант придет наверняка уже получивишй опыт работы с документам, он же их даже держал в руках!
Отсканированные документы проще и быстрее сохранять в PDF-файлах, так их удобнее будет просматривать. К тому же это довольно распространенный формат. И если вам вдруг понадобится выслать его по электронной почте, то адресат наверняка сможет его просмотреть.
Старайтесь называть файлы с отсканированными договорами по шаблону. Например, так: «Номер внутренний _ Наименование контрагента _ Номер внешний-pdf». Это позволит вам найти любой файл с документом.
Так, так, так, так, так, то есть хранить в базе их все таки никто не предполагает :) ну чтож, а чем тогда это лучше или вообще чем отличается от Excel?
Не заводите в базу данных отдельную запись на дополнительное соглашение к договору или документ, который считается его частью. Достаточно сделать примечание в файле, что у контракта они есть. Если к договору появляется дополнительное соглашение, его нужно добавить в конец уже существующего pdf-файла (как это сделать, см. «Еще по теме»).
Кстати, закажите небольшой штамп, в котором будут два пустых поля. Перед тем как сотрудник помещает договор в папку-регистратор и передает в архив, он должен будет поставить оттиск штампа на заглавной странице, где указывается внутренний номер документа и дата его регистрации. Для быстрого поиска контракта в папках-регистраторах сделайте на каждую из них наклейки с диапазоном номеров договоров, которые находятся внутри
В общем нет слов. Теперь задачка для пытливых умов: сколько бабла было отмыто этой разработкой?