Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики <...> по вопросу компенсации расходов работникам сообщает следующее.

Согласно статье 255 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ), в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Понятие компенсации применительно к трудовым отношениям, а также случаи предоставления компенсаций, связанных с выполнением работником своих трудовых обязанностей, установлены Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ).

Статьей 164 ТК РФ определено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.

К таким затратам, в частности, относятся расходы, связанные со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Федеральным законом от 30.06.2006 № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» (далее — Закон № 90-ФЗ) ТК РФ дополнен статьей 168.1, согласно которой работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой вышеназванной статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Учитывая изложенное, расходы работодателя, связанные с компенсацией расходов сотрудников, работа которых носит разъездной характер, могут быть включены в состав расходов на оплату труда, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Заместитель директора департамента
налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ С.В. Разгулин



Комментарий

Работа некоторых сотрудников предполагает постоянные разъезды. Это, к примеру, курьеры, водители, экспедиторы. Компании обязаны возмещать таким работникам ряд расходов, связанных с выполнением ими служебных обязанностей. Опубликованное письмо посвящено порядку налогового учета компенсированных сумм.

«Разъездная» работа: возмещение расходов...

Долгое время в Трудовом кодексе говорилось лишь о возмещении затрат командированным работникам. Причем особо подчеркивалось, что служебные поездки сотрудников, чья работа носит разъездной характер, командировками не являются. Сейчас же в этом документе есть специальная статья, посвященная компенсации затрат таким работникам. А также тем, кто трудится в пути, полевых условиях или же участвует в работах экспедиционного характера. В ней сказано, что фирмы должны возмещать:

расходы по проезду;
затраты по найму жилого помещения;
суточные, полевое довольствие;
иные расходы, которые произведены с разрешения или ведома работодателя.
Предприятие должно установить перечень «разъездных» работ, профессий, должностей. Кроме того, нужно прописать размеры и порядок возмещения затрат. Это может быть сделано в коллективном договоре, соглашении. Или же в локальном нормативном акте — например, специальном положении. Если сотрудника принимают на должность из «разъездного» списка, в контракте нужно оговаривать, что трудиться ему предстоит «в пути». Ведь характер работы — это обязательное условие трудового договора. Кстати, в трудовом договоре могут быть также прописаны размеры и порядок возмещения затрат. Если же этот вопрос регулирует специальное положение, в контракте нужно сделать ссылку на него.

...и их налогообложение

Может ли фирма включить в налоговую себестоимость суммы, которые она выплатила, возмещая затраты «разъезжающих» сотрудников? В главе 25 Налогового кодекса говорится только о выплатах командированным. Они отнесены к прочим затратам. Компенсации сотрудникам, которые трудятся в пути или полевых условиях, тем, чья работа носит разъездной или экспедиционный характер, напрямую в «прибыльной» главе кодекса не упомянуты. Однако пункт 3 статьи 255 кодекса позволяет включать в состав затрат на оплату труда, в частности, «начисленияѕ компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда». Именно на этом основании Минфин и предлагает списывать «разъездные» компенсации.

В письме финансисты не сделали никакой оговорки, однако нужно помнить, что в налоговую себестоимость можно включать только расходы, которые отвечают ряду критериев. Они должны быть документально подтверждены и экономически оправданы. А кроме того, как расходы на оплату труда можно учитывать только те выплаты, которые предусмотрены в трудовом или коллективном договоре. Но поскольку Трудовой кодекс именно так и предписывает устанавливать «разъездные» компенсации, это требование «прибыльной» главы фирмы выполнят без труда.

С экономической обоснованностью сложнее. Несомненно, при проверке инспекторы будут пристально изучать список должностей с разъездным характером работы. Правомерность включения в него тех или иных работников компания может подтвердить их должностными инструкциями.

Размеры компенсации затрат фирма определяет самостоятельно. При этом она может установить, что расходы возмещаются на основании предъявленных документов. Но возможно, в коллективном договоре будет сказано, что и в случае отсутствия, скажем, счета из гостиницы сотруднику положена некая минимальная компенсация. Инспекторы скорее всего будут против включения в расходы сумм, не подтвержденных документами. Даже несмотря на то, что именно такой порядок прописан в договоре.

В отношении документального подтверждения затрат нужно также отметить, что, в отличие от командировок, оформление приказов, командировочных удостоверений на служебные поездки «разъезжающих» сотрудников не предусмотрено. Но вот разработать форму отчета целесообразно. В этом документе работники должны будут указывать, например, сколько дней продолжалась их служебная поездка, какие затраты и в какой сумме они произвели. Периодичность составления такого отчета зависит от различных условий, в частности от интенсивности разъездов. Отчет о служебных поездках в купе с билетами, счетами, квитанциями, чеками послужит документальным подтверждением затрат.

Отдельного внимания заслуживают «разъездные» суточные. Их величину, как и размер суточных командированным работникам, каждая компания устанавливает сама. Только вот последние при расчете налога на прибыль можно учесть лишь в пределах норм. Напомним: их определяет правительство. А нужно ли нормировать «разъездные» суточные? В Налоговом кодексе такого указания нет. Да и правительственные нормы на такие суточные не распространяются. Они были утверждены именно для командировок. Поэтому, на наш взгляд, «разъездные» суточные можно учитывать в пределах сумм, которые компания установила в коллективном (трудовом) договоре, положении о возмещении расходов «разъезжающим» сотрудникам.

Обратите внимание: в Трудовом кодексе речь идет именно о возмещении затрат. То есть когда сотрудник, скажем, имеет возможность возвращаться домой, суточные ему не полагаются. Если же фирма их выдаст, признать такую выплату экономически обоснованной будет нельзя. Другая распространенная ситуация: компания сама покупает проездные билеты курьерам или обеспечивает их служебным транспортом. В таком случае о возмещении затрат работника на проезд речь не идет. А для сотрудников, которые используют для служебных поездок свой личный автомобиль, в Трудовом кодексе предусмотрена отдельная компенсация.

В заключение отметим, что с суммы возмещения «разъездных» затрат не нужно удерживать налог на доходы физлиц. Компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей, не входят и в базу по соцналогу и пенсионным взносам. А кроме того, с данной компенсации фирмы не должны платить и взносы на страхование от несчастных случаев.

Эксперт «НА» Е.О. Калинченко