Вопрос: Как организации, имеющей обособленные подразделения, решить проблему единства кассовой книги?
Ответ: Порядком ведения кассовых операций определено, что организация должна ежедневно сдавать в единую кассу все полученные наличные денежные средства и вести только одну кассовую книгу, вне зависимости от количества обособленных подразделений, выделенных и не выделенных на отдельный баланс. Выполняя это требование, предприятие, если у него действуют филиалы в различных регионах страны, может столкнуться с проблемой организации системы бухгалтерского учета.
В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков. Для организаций с обособленными подразделениями, не выделенными на отдельный баланс, устанавливается единый лимит остатка наличных денежных средств. Между обособленными подразделениями и головным офисом лимит распределяется приказом руководителя предприятия. Если организация открыла несколько счетов в различных банках, то она по своему усмотрению обращается в один из обслуживающих банков с расчетом на установление лимита остатка кассы. После его утверждения в другие банки направляется соответствующее уведомление.
| Обособленным подразделениям, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в банках, лимит остатка кассы назначается обслуживающими банками по месту нахождения подразделения. |
У организации, не представившей расчет на установление лимита ни в один из банков, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной. Банки не реже одного раза в два года проверяют соблюдение порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью. Материалы проверок оформляются справкой. При необходимости копии справок направляются в соответствующие органы налоговой службы для принятия мер финансовой и административной ответственности за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью.
В Государственную Думу вносился проект Федерального закона N 16674-4 «О признании утратившей силу статьи 15.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях», в котором предлагалось исключить административную ответственность за невыполнение должностным лицом банка обязанностей по контролю правил ведения кассовых операций. Предполагалось возложить соответствующие контрольные полномочия на налоговые органы. Законопроект был принят в первом чтении, появились статьи в некоторых изданиях о новом порядке контроля, но 23 ноября 2005 года проект Государственная Дума отклонила.
| Чтобы выполнить требование о единстве кассы в организации, в каждом обособленном подразделении следует открыть отдельный раздел единой кассовой книги. Косвенно правомерность этой операции подтверждается наличием строки для информации об обособленном подразделении на титульном листе кассовой книги унифицированной формы N КО-45. Приказом по головной организации каждому подразделению можно присвоить буквенный индекс, что позволит обеспечить сквозную нумерацию кассовых ордеров в целом по организации. Кассовая книга подразделения должна быть прошнурована, опечатана и заверена подписями руководителя и главного бухгалтера организации6. В учетной политике прописывается способ ведения единой кассовой книги обособленными подразделениями, также необходимо указать периодичность передачи кассовых отчетов из подразделений в бухгалтерию головной организации для проверки и обработки. |
Такой способ ведения кассовой книги позволяет разработать систему бухгалтерского учета, обеспечить единство кассы в организациях, имеющих обособленные подразделения, добиться соответствия требованиям Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и избежать претензий при проверке кассовой дисциплины организации.