Я знаю, что должен быть приказ руководителя, что телефонный номер такой-то используется в производственных целях. Нам МТС присылали распечатки и акты за месяц.

Что - бы списать расходы на мобильную связь (при расчете налога на прибыль) Вы должны доказать, что разговоры носили именно служебный характер, как правило компании мобильной связи дают полную расшифровку разговоров. А НДС списывается на основании счет-фактуры. Акты выполненных работ не нужны.