Прием партнеров по бизнесу - это возможность показать работу коллектива и всей организации с лучшей стороны. Помните: у вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление.


Визит вежливости
В соответствии с общепринятой практикой, прежде чем начать деловую часть своего визита, гость наносит визит вежливости принимающей стороне. Этот визит является как бы ответом на встречу гостя при его приезде.
Окончательное право выбора конкретного времени и места встречи остается за гостями. Обычно такие встречи происходят в помещении принимающей организации.
В назначенное время гостя в вестибюле встречает секретарь или помощник, который проводит его к руководству учреждения. Руководство принимающей организации только в исключительных случаях, когда приезжают особо почетные гости, может само их встретить.
В кабинете руководителя желательно иметь место, специально отведенное для приема гостей. Наличие дивана и мягких кресел вокруг журнального столика позволяет усадить гостя в соответствии с протокольными требованиями. Почетным место для гостя является диван. Принимающий садится в кресло, стоящее с левой стороны от дивана, так, чтобы гость оказался по его правую руку. Если же гость и принимающее его лицо садятся вместе на диване, то таким образом, чтобы гость оказался опять-таки по правую руку от хозяина.
Гость садится только после того, как сел хозяин кабинета. Если гость прибыл с дамой, то в таком случае на самом почетном месте - на диване по правую руку от хозяина кабинета - будет сидеть дама, а на втором почетном месте - по левую руку - главный гость. Не следует принимать гостей, сидя за письменным столом или во главе стола, а также усаживать гостей напротив окон, которые выходят на солнечную сторону улицы. Это создает атмосферу определенного неравенства сторон и может быть расценено как проявление неуважения.
Поскольку визит длится 20-30 минут, то уже через 5-7 минут может быть подано угощение: чай, кофе, фрукты, конфеты, печенье и т.д. Спиртные напитки не подаются. Вот здесь должно проявиться умение секретаря со вкусом накрыть стол, выбрать нужные кондитерские изделия, подать кофе или чай, согласовав со вкусом гостя. Инициатива ведения беседы находится у принимающей стороны. Инициатива ухода с приема - за гостями. Знаком окончания аудиенции может послужить и длинная пауза в беседе.
После окончания визита принимающая сторона провожает гостей до коридора, лифта или лестничной площадки. Следующая их встреча состоится уже за столом переговоров.

Подготовка помещения для переговоров
Подготовка помещения для переговоров - обязанность секретаря. Вы должны подготовить по числу участников:
необходимые документы
На столе не должно быть никаких лишних документов.
блокноты или бумагу
Если присутствует много участников на совещании, стопки бумаги лежат на расстоянии протянутой руки от каждого сидящего за столом.
карандаши и ручки
Почему обязательно карандаши? Пометки, сделанные при обсуждении документа карандашом, можно без ущерба документа при необходимости стереть.
минеральную воду и стаканы
Стаканы, если они стоят около бутылок с водой, ставят перевернутыми на салфетку (признак их неиспользованности). Если стакан, фужер стоит персонально у каждого сидящего - переворачивать необязательно. Стаканы должны быть идеально чистыми, сервировать их на стол необходимо при помощи полотенца, чтобы не оставлять пятна от пальцев.
пепельницы, сигареты, спички или зажигалки (в случае необходимости)
цветы в низких вазах
Если переговоры длятся продолжительное время, то в перерыве может быть подано угощение: чай, кофе, бутерброды. Желательно организовать это мероприятие в отдельном помещении. При отсутствии такой возможности угощение вносят в помещение, где ведутся переговоры: оно ставится персонально перед сидящими. Часть деловых переговоров и встреч завершаются в неофициальной обстановке. Утром и днем в офисе обычно организуется прием типа "бокал шампанского" или "бокал вина". Подаются шампанское, вина, соки. В качестве закуски: орешки, бутерброды, канапе, маленькие пирожные, фрукты. Прием проводится стоя. Угощением гостей обносит секретарь.
Рекомендуется соблюдать некоторые советы делового этикета для секретаря. На окончательное решение вашего заказчика или покупателя (потребителя услуг) остаться вашим клиентом или нет может повлиять все, что угодно: от вашего внешнего вида и манеры держаться до умения правильно слушать. Вы должны производить впечатление, что в вас все гармонично: начиная от цвета вашего костюма и заканчивая вашим обращением с окружающими.

А.В. Азизова