Многие, устраиваясь на работу секретарем, считают данную профессию первой ступенью к их дальнейшей карьере. Но на деле такое отношение не позволяет добиться ощутимых результатов на этом поприще. Многие ошибочно полагают, что секретарь – это маленькая незаметная часть фирмы, но на самом деле секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день, руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы. У секретаря по призванию обычно не возникает проблем в общении с начальством и сотрудниками.
Секретарь должен быть всегда в "форме": тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Для того, чтобы свободно выходить из трудных ситуаций ему необходим дар чувствовать "нюансы" дела, что дано не каждому. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения руководителя, часто деликатного характера.

Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

Специфика профессии состоит в том, что каждая последующая ступень квалификации требует новых знаний и навыков, но не исключает предыдущих.

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, общее мировоззрение и уровень интеллекта секретаря. Сами понимаете - у умного руководителя по определению должен быть и умный секретарь. А специфические знания можно определить в соответствии с основными функциями секретаря:

знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);
знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями: знаниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;
знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю при подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.
Другой немаловажной отличительной особенностью и сложностью работы секретаря является то, что работа секретаря всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Нельзя "спрятаться в раковину, уйти в себя", необходимо быть всегда приветливым, доброжелательным, нести положительный заряд по отношению к партнерам, клиентам фирмы. Ведь секретарь как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и незаменима.

Нельзя отрицать, что доброжелательная атмосфера в коллективе - залог успешной работы всей фирмы. Она привлекает клиентов и партнеров, создает обстановку, благоприятствующую работе персонала. Важнейшая роль в создании благожелательной, комфортной атмосферы в фирме принадлежит секретарю. Секретарь ежедневно общается с руководством и сотрудниками фирмы, встречает и провожает посетителей. Естественно, что настроение и поведение секретаря отражаются и на настроении всех, с кем ему приходится общаться.

Необходимо помнить, что секретарь часто работает в условиях жесткого давления. И в этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания, а главное, – правильно оценивать и принимать быстрые и верные решения. Ведь квалифицированный секретарь всегда сумеет так организовать свой рабочий день и распланировать график руководителя, что времени хватит на все. И руководителю никогда не придется краснеть перед партнерами за то, что он что-то забыл или не успел по вине секретаря.

А теперь поговорим о конфликтах в коллективе. Не секрет, что на любой фирме время от времени возникают конфликтные и стрессовые ситуации. Секретарь должен быть сильным и эмоционально уравновешенным человеком, не поддаваться провокациям и "мелким пакостям", чтобы суметь вовремя разрядить обстановку. В идеале, секретарь – должен уметь находить компромиссные решения и не искать в конфликтах правых и виноватых.

На сегодняшний день секретарь-референт – одна из самых престижных профессий. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда делают эту профессию все более привлекательной. Спрос на хороших секретарей существует всегда. Ведь многое из того, чем занят секретарь, и создает имидж организации, дает представление о ее серьезности, обязательности или, наоборот, легковесности, несолидности.

Все это позволяет понять, насколько важен хороший секретарь для фирмы, ее сотрудников и ее руководителя, а главное работа секретаря настолько многогранна и разнообразна, что позволяет творчески выразить себя и найти свое призвание в нашем сложном мире!

Богдашкина Ирина
(c) http://proficlub.dem.ru/var.shtml