5 шагов к личной эффективности
Одним из проверенных способов повышения личной эффективности является список дел и расстановка приоритетов. Работа со списком повышает производительность в течение дня в среднем на 25-60%.
Использовать 2 списка: один - для задач на день и второй - для всех актуальных вопросов на ближайшее время.
С чего начать?
В первую очередь, следует освободить голову и память. Как говорят китайцы, самые бледные чернила надежней, чем самая основательная память.
Шаг 1. Сбор
Найдите время и перенесите все стоящие перед Вами задачи в ежедневник, компьютер или органайзер, не анализируя и не систематизируя их. Главное - собрать все, что находится в Вашем сознании, важное и неважное, деловое и личное, и освободить Вас от хранения большого объема данных.
Шаг 2. Обработка
Теперь просмотрите каждую запись и спросите себя: "Можно ли это сделать?". Если да, то, что должно стать результатом, каково будет следующее действие?
Если выполнение задачи займет не более 2-х минут, сделайте ее сами.
Если больше, делегируйте или отложите, разместив в списке напоминаний.
Если для закрытия вопроса одного действия недостаточно, создайте новый проект и поместите его в список напоминаний о проектах.
Зная ответы на вопросы: "Какого результата Вы желаете достичь?" и "Что является следующим действием?", Вы всегда будете чувствовать себя во всеоружии.
Шаг 3. Организация
Далее распределите задачи на 4 категории:
Проекты: проекты, которые Вы обязались завершить.
Повестка дня: действия, которые должны быть выполнены в определенный день.
Конкретные действия: действия, которые необходимо сделать как можно скорее.
В ожидании: проекты и действия, которые будут поручены другим людям.
Для удобства работы можете создать подкатегории, например телефонные звонки, поручения, за компьютером, дома и т.д.
Оцените статус всех проектов, целей и результатов. Убедитесь, что для каждого проекта определено, как минимум, одно следующее действие.
Просмотрите материалы проекта, определите последующие действия и решите, что можно делегировать.
Организуйте систему напоминаний о действиях, которые, возможно, потребуется выполнить в будущем (список Когда-нибудь/Может быть).
Шаг 4. Обзор
Каждый день просматривайте ежедневник и список следующих действий. Еженедельно проводите общий обзор, чтобы вычеркнуть выполненные задачи и запланировать новые.
Просматривайте списки долгосрочных целей для поддержания полноты списка проектов и владения общей ситуацией.
Шаг 5. Выполнение
Принимайте решение относительно выбора следующего действия, в первую очередь, исходя из того, что Вы реально можете сделать, сколько у Вас есть на это времени, а затем уже с учетом обозначенных приоритетов.
Держите под рукой список напоминаний обо всех необходимых действиях в Вашей жизни. Для интуитивного принятия наилучших решений задавайте себе вопрос: "Какие будут последствия, если сделать задачу N вместо задачи NN?".