[показать]

Имя: Рассел Куртис Город: Лондон, Великобритания Профессия: Архитектор Компания: RCKa Сайт: www.rcka.co.uk Твиттер: @russellcurtis

Рассел Куртис — основатель и директор архитектурного бюро RCKa в Лондоне, финалист конкурса 2011 Young Architect of the Year. В компании Рассела сервис Evernote отвечает за управление информацией и совместную работу.

Используемые приложения Evernote

• Evernote для Windows


• Evernote для iPad


• Evernote для Android

С Evernote я управляю информацией и работаю над проектами совместно с коллегами

Я начал использовать Evernote около четырех лет назад, но именно в последний год сервис стал основным инструментом нашей компании. Будучи молодым архитектурным бюро, мы стремились найти оптимальные возможности для управления информацией и совместной работы, а также нам требовалась хорошая система управления качеством. Поскольку некоторые из нас уже использовали Evernote для решения личных задач, мы решили воспользоваться предложением Evernote для спонсируемых групп. По законодательству нашему бюро была необходима официальная система управления, которой и стал Evernote — сервис, где мы сохраняем всю информацию и делимся ей внутри компании. Теперь через Evernote реализована практически вся наша работа.

[показать]

Evernote как центральная база данных
Помимо того, что каждый сотрудник нашей компании использует Evernote в работе над проектами, сервис также превратился в универсальную базу данных. В совместных блокнотах мы храним примеры работ (материалы, интересные здания и многое другое), вспомогательные материалы (например, избранную информацию из тематических журналов и с сайтов). Каждый раз при добавлении материалов в нашу библиотеку мы присваиваем метки соответствующим заметкам. До перехода к Evernote всю информацию мы сохраняли на сервер, но там ее невозможно было структурировать. В Evernote можно найти все, что ты туда сохранил, и получить доступ к этой информации в нужный момент. Если нам нужно найти какие-то конкретные здания или проекты с использованием определенных строительных материалов, мы просто вводим несколько ключевых слов в поиске, а Evernote быстро находит именно то, что нужно.

[показать]

Совместная работа в любом месте
Evernote — это бесценное хранилище информации, касающейся строительных проектов, поскольку всю необходимую документацию мы всегда можем взять с собой. Если один из нас приезжает на место стройки, он может открыть любой нужный документ на планшете, телефоне или ноутбуке. Для каждого проекта мы создали совместный блокнот, так что вся документация грамотно организована и доступна для поиска.

Evernote полностью изменил наш подход к ведению бизнеса. По сути, мы сохраняем в Evernote все — будь то бумажный документ или цифровые данные. Раньше решение этой задачи было гораздо более трудоемким, а с Evernote делиться заметками стало гораздо быстрее и проще. До перехода на сервис Evernote мы сохраняли данные в папки на сервере, но проблема с этой системой заключалась в том, что не всегда документы попадали в нужную папку. Теперь каждый сотрудник компании знает наверняка, где что искать, поскольку Evernote предлагает очень гибкую систему структурирования информации. Теперь никому не приходится вспоминать, где же могут храниться нужные данные — гораздо проще отсортировать заметки в хронологическом порядке и найти их, даже если неизвестен блокнот, в котором хранятся искомые записи.

[показать]

Работаем ли мы в офисе или за его пределами, мы постоянно добавляем информацию в совместные блокноты. Evernote стал стандартным инструментом для работы над различными стадиями каждого проекта. Работая в офисе, мы сканируем большое количество документов с нашими комментариями и набросками, которые затем автоматически отправляются в Evernote. В процессе сдачи объекта мы часто приезжаем на место для окончательной стадии — составления дефектной ведомости, в которой фиксируем каждую деталь, требующую доработки. В приложении Evernote, установленном на наших телефонах, мы сверяемся с пунктами проверочного списка прямо на объекте. Evernote позволяет сделать фотографию и добавить ее в заметку вместе с комментариями о том, что нужно доделать. К моменту нашего возвращения в офис вся добавленная информация уже доступна на компьютере, поэтому ее можно посмотреть и оценить объем оставшейся работы.

[показать]

Evernote предоставляет свободу передвижения, позволяя работать за пределами офиса. С тех пор, как мы открыли совместный доступ к большому объему информации, хранящейся в едином удобном и доступном для поиска хранилище, мы можем ответить на запрос клиента, даже если кто-то из нас в отпуске или работает из дома. Поскольку в Evernote хранится вся нужная информация, включая переписку, каждый сотрудник всегда находится в курсе всех дел.

Другие возможности Evernote

Чем больше мы используем Evernote, тем большие возможности его применения для себя открываем. Он растет вместе с нами. Недавно мы настроили ifttt (этот сервис доступен в Галерее Evernote), чтобы отправлять новые статьи с архитектурных сайтов в совместный блокнот в Evernote. Мы также обнаружили, насколько полезной является функция определения местоположения. Мы часто ссылаемся на координаты того или иного объекта в процессе работы. Таким образом, когда кто-то из нас едет в отпуск, он может сразу же посмотреть карту расположенных по близости объектов и заехать в один из них по пути. Кроме того, местоположение это еще и дополнительный способ сортировки информации. Тесная интеграция Skitch и Evernote позволяет добавлять текстовые и графические комментарии к рисункам и эскизам, а затем делиться идеями в офисе.

Уже используете Evernote в вашей компании? Тогда мы будем рады узнать о вашем опыте в комментариях.