Отказное письмо по системе ГОСТ Р требуется в двух ситуациях: первая – отказное письмо для таможни и вторая – отказное письмо для торговли.
Экспертное заключение роспотребнадзора , как и сертификация, имеет свои требования и правила оформления. Среди документов, с помощью которых оформляется отказное письмо для таможни, находится описание изделия, куда входят технические параметры, внешний вид, сфера использования товара, код ТН ВЭД продукции, инвойс, а также заявление с печатью фирмы и подписью заявителя. Для таможни отказное письмо, чтобы избежать возможности фальсификации, имеет защитную голограмму. Отказное письмо для таможни пишется на имя Главы Государственного Таможенного Комитета.
Отказное письмо для торговли оформляется схожим образом. Также необходимо описание продукта и заявление с печатью и подписью заказчика с указанием реквизитов фирмы, кроме того, следует указать код ОКП продукции.
Стандартный срок действия отказного письма – 1 год. Хотя Центры сертификации могут выдавать отказные письма и на более короткий период и даже бессрочно.
Кроме того, существуют отказные письма в области пожарной безопасности, в которых прописывается, что данный вид товара не требует обязательной сертификации по вопросам пожарной безопасности.
Еще один вид – отказные письма Роспотребнадзора. Они получаются в том случае, когда товар не подлежит санитарно-эпидемиологической экспертизе, а значит, на нее не должно выдаваться санитарно-эпидемиологическое заключение. Процедура оформления подобного письма происходит на специальном бланке Роспотребнадзора только с подписью непосредственно руководителя Роспотребнадзора или его заместителей. Образец отказного письма можно найти на сайте Роспотребнадзора.