Система электронного документооборота, автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов CompanyMedia может обслуживать как небольшие организации, имеющие несколько компьютеров, объединенных в локальную сеть, так и крупные, территориально-распределенные компании, имеющие офисы не только в разных зданиях, но и в разных городах и даже странах и ведущие сквозной корпоративный документооборот между всеми своими офисами и предприятиями.

Для запуска CompanyMedia необходимо провести ряд мероприятий, направленных на сбор информации о порядке текущего документооборота, установку компьютеров и объединение их в Notes-сеть, осуществить настройку системы на работу по существующим правилам работы с документами.

Порядок внедрения системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства включает несколько этапов:

создание рабочей группы по ведению проекта автоматизации;

передача прав на использование ПО Lotus NotesDomino и программы электронного документооборотCompanyMedia;

информационное обследование (анализ документооборота заказчика, подготовка отчета и рекомендаций по его оптимизации, в том числе организации электронного документооборота);

конфигурирование системы автоматизации документооборота и делопроизводства (заполнение настроечных таблиц);

установка и настройка серверов и рабочих станций;

установка и настройка CompanyMedia на сервер и рабочие места пользователей;

обучение технических специалистов и пользователей работе с СЭД;

передача системы в опытную эксплуатацию;

передача системы в промышленную эксплуатацию;

техническое сопровождение эксплуатируемой системы.



В зависимости от количества устанавливаемых рабочих мест и серверов, территориальной распределенности офисов организации работы по внедрению могут проводиться специалистами ИнтерТраст совместно с представителями заказчика "под ключ" либо заказчиком самостоятельно на основе передаваемых ему типовых методик внедрения при консультационной поддержке наших сотрудников в рамках маркетинговой программы CompanyMedia-StarterPack.

Варианты внедрения CompanyMedia

Есть несколько способов внедрения системы электронного документооборота, автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов CompanyMedia.

1. Осуществление "пилотного" проекта, когда СЭД внедряется на ограниченное количество рабочих мест. Это позволяет оценить эффективность эксплуатации системы на пилотном участке и доработать ее в случае необходимости. Затем осуществляется реализация "полномасштабного" проекта – система доустанавливается и настраивается на всех необходимых рабочих местах в организации, включая филиалы.

2. Внедрение СЭД сразу на всех необходимых рабочих местах. Это позволяет осуществить проект в короткие сроки, получить скорейшую отдачу от внедрения и эксплуатации программного обеспечения.