Электронная заказ-заявка (ЭЗЗ) в 2026 году — это новый формат оформления транспортных документов, который становится важным элементом взаимодействия участников внешнеэкономической деятельности и перевозчиков при прохождении таможенных процедур. Переход на электронный документооборот направлен на упрощение оформления грузов, повышение прозрачности перевозок и сокращение количества ошибок при подготовке документов. В этой статье специалист по грузоперевозкам разберёт, что такое ЭЗЗ, в каких случаях она применяется, какие требования действуют в 2026 году и что необходимо учитывать компаниям при оформлении транспортных документов для таможни.
Внедрение электронной заказ-заявки (ЭЗЗ), суть изменений 2026 года
С 1 сентября 2026 года российская транспортная отрасль переходит на обязательное использование электронных перевозочных документов (ЭПД). Одним из главных элементов новой системы становится электронная заказ-заявка (ЭЗЗ) — цифровой документ, который фиксирует основные условия перевозки и подтверждает договорённости между заказчиком груза (грузоотправителем или экспедитором) и перевозчиком.
Внедрение ЭЗЗ является частью масштабной цифровизации логистики, которая призвана заменить бумажный документооборот, ускорить обмен информацией между участниками перевозки и сделать движение грузов более прозрачным для контролирующих органов. Особенно важным нововведение становится для компаний, работающих с внешнеэкономическими грузами, поскольку данные из электронных документов постепенно интегрируются в процессы таможенного контроля и предварительного информирования.
Правовые основы перехода закреплены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который внёс изменения в законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности и транспортные уставы. Формат электронной заказ-заявки утверждён Приказом ФНС России от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@ и представляет собой структурированный XML-документ, предназначенный для передачи через информационные системы электронных перевозочных документов.
Главное отличие новой системы заключается в том, что ЭЗЗ становится отправной точкой при оформлении перевозки. До формирования электронной транспортной накладной (ЭТрН) в документе фиксируются ключевые параметры сделки: сведения о грузе, маршрут перевозки, транспортное средство, данные участников, сроки доставки и стоимость услуг. Таким образом, заказ-заявка превращается не просто в подтверждение заказа, а в важный цифровой элемент всей цепочки перевозочного процесса. Во многих случаях без оформленной и подтверждённой ЭЗЗ невозможно корректно сформировать последующую электронную транспортную накладную.
Особое внимание уделяется структуре документа и порядку его подписания. Электронная заказ-заявка состоит из двух титулов. Первый титул (Т1) оформляет и подписывает грузоотправитель либо экспедитор — именно на этом этапе фиксируются условия перевозки и передаются сведения о заказе. Второй титул (Т2) заполняет перевозчик, подтверждая согласие с указанными данными о транспортном средстве, водителе и параметрах перевозки либо направляя отказ при наличии несоответствий.
Передача ЭЗЗ осуществляется через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), которые обеспечивают обмен данными с государственной информационной системой электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) Министерства транспорта России. Все основные участники процесса подписывают документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), что позволяет подтвердить юридическую значимость электронного обмена. Для отдельных операций, связанных с водителями и оформлением транспортных документов, законодательством предусмотрено использование простой электронной подписи через специальные мобильные приложения.
После передачи в ГИС ЭПД информация становится доступной государственным органам, участвующим в контроле перевозок. Это позволяет Минтрансу, ФНС, ФТС, Ространснадзору и другим ведомствам получать актуальные сведения о движении товаров без дополнительных запросов документов у участников перевозки.
С момента вступления новых правил в силу электронная заказ-заявка станет обязательной для коммерческих перевозок различными видами транспорта — автомобильным, железнодорожным и авиационным. Использование бумажных документов будет возможно только в ограниченных ситуациях, которые будут отдельно определяться Министерством транспорта, например при отсутствии технической возможности передачи данных в удалённых районах.
Для участников внешнеэкономической деятельности значение ЭЗЗ особенно велико, поскольку электронные перевозочные документы становятся частью единого цифрового пространства между логистикой и таможенным контролем. Данные из ЭЗЗ и ЭТрН могут использоваться при проверке сведений, указанных в декларациях на товары (ДТ), при предварительном информировании таможенных органов, контроле транзитных перевозок и принятии решений о выпуске грузов.
ГИС ЭПД постепенно превращается в центральный информационный узел, через который проходят сведения о перевозке. После проверки оператором электронные документы направляются в государственную систему, где они могут использоваться различными ведомствами для анализа и контроля. В дальнейшем планируется расширение возможностей системы, включая более тесную интеграцию с процессами таможенного и пограничного контроля, а также передачу части информации непосредственно через цифровые сервисы.
Для компаний, участвующих в международных перевозках, одним из главных требований станет полное соответствие данных во всех электронных документах. Информация в ЭЗЗ должна совпадать с данными, указанными в декларации на товары и других таможенных документах: описание груза, весовые характеристики, сведения об отправителе и получателе, данные транспортного средства и номера сопроводительных документов. Любые расхождения могут привести к дополнительным проверкам и повышению уровня риска в системе управления рисками ФТС России.
Технически переход на ЭЗЗ потребует от бизнеса подключения к информационной системе электронных перевозочных документов через аккредитованного оператора. Компании смогут использовать различные варианты работы: веб-интерфейсы операторов, специализированные модули для учётных систем, включая 1С, или интеграцию через API. Для крупных перевозчиков и участников ВЭД наиболее эффективным решением станет автоматическая передача данных между внутренними системами компании и платформами ЭПД — это позволит сократить количество ручного ввода и снизить вероятность ошибок.
Новые правила затронут всех основных участников перевозочного процесса: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей — как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей. Подготовка к переходу на ЭЗЗ заранее позволит компаниям избежать перебоев в работе, наладить обмен документами с партнёрами и обеспечить корректное прохождение таможенных процедур в условиях полностью цифровой логистики.
Новые риски при оформлении электронных транспортных документов
Переход на электронный формат перевозочных документов значительно упрощает обмен информацией между участниками логистической цепочки, но одновременно повышает требования к точности и стабильности работы всех систем. Если раньше небольшие неточности в бумажных документах можно было исправить непосредственно в процессе перевозки, то при цифровом взаимодействии большинство данных проходят автоматическую проверку. Любая ошибка или несоответствие может повлиять не только на оформление перевозки, но и на прохождение таможенного контроля.
Статья на сайте полностью не поместилась, продолжить чтение вы сможете по ссылке: