Знание целей, умение выделять главное, грамотная приоритизация и планирование – всего четыре принципа управления временем могут превратить вашу карьерную лестницу в карьерный эскалатор!

Знакомый ещё со школы термин КПД относится не только к материальным объектам. Человеческая деятельность также может быть рассмотрена с точки зрения эффективности и результата, который она предоставляет.

Цели

В термине КПД (коэффициент полезного действия) самым важным словом является, конечно, «полезность». С точки зрения тайм-менеджмента, каждое ваше действие должно нести определённую пользу, выгоду. Имея перед собой цели, человек знает, в каком направлении двигаться, куда прикладывать больше усилий, чтобы достигнуть желаемого результата.

Двигающийся по инерции и не видящий чётко своих целей человек похож на «ёжика в тумане»: вокруг неизвестность, ничего не видно и непонятно куда идти. «Проползание» на ощупь в тумане — это не есть грамотное управление своей жизнью. То же самое касается и того, когда вы начинаете думать о целях только в момент бессилия, ощущения безвыходной ситуации, недовольства собой и т.д.Цели нужно ставить заранее!

Вышеперечисленные характеристики влияют на скорость осуществления действий человеком, на его реакции, на видение перспективы развития и, тем самым, определяют его личный тайм-менеджмент. Именно поэтому в качествепервого и самого важного принципа хотелось бы отметить следующее: знайте свои цели!

Чёткая постановка личных целей (Что я хочу от жизни? Где я хочу применить свои знания и умения? Чего хочу достигнуть?) влияет на производительность вашей работы. Только когда у вас есть личные цели (не навязанные кем-то и чем-то, а именно родные) вы можете оценивать свою работу как приносящую/не приносящую пользу. Чем чётче вы ставите перед собой цели, тем лучше вы видите результат, которого хотите достичь. И тем лучше вы можете определить, соответствует ли ваше сегодняшнее поведение тому результату, несёт ли каждое действие определённую пользу.

Представим, что вы решили взять на себя дополнительные обязательства и устроились на вторую работу. Нагрузка растёт, также увеличивается потребность во внимании и сосредоточенности, в восприятии большего объёма материала, в повышении контроля за происходящим (тем более, что у вас могут быть разные сферы деятельности) и многое другое. И тут вы неминуемо задаёте себе ряд вопросов:

• Я и раньше еле-еле справлялся с тем объёмом работы, который у меня был. Теперь обязанностей ещё больше (впрочем, как и зарплаты), как мне всё успеть сделать?
• Реально ли вообще успевать делать всё то, что входит в мои обязанности?
• Как повысить свою производительность труда?

Прежде всего, необходимо дать себе честный ответ на вопрос, зачем вы брали дополнительную работу, и постараться выписать для себя в два столбика объективные плюсы и минусы, связанные с возложением на себя новых обязательств. Такой разговор с собой позволит выявить ваши личные амбиции, пристрастия, желания, цели, и — что самое главное — возможности. На последних остановимся подробнее.

Планы и приоритеты

В сутках, к сожалению или к счастью (кому как), 24 часа. Для некоторых это очень много: лёжа на диване, они могут прочитать не одну книгу. Для других, занятых людей, каждая минута жизни будет наполнена разнообразными событиями, что делает их жизнь быстропроходящей, но насыщенной и интересной.

Второй принципа тайм-менеджмента: нельзя успеть сделать всё! Но можно успевать делать главное!

Данный принцип напрямую связан с теми целями, которые вы для себя ставите при приёме дополнительных обязательств. У человека есть определённый временной ресурс, поэтому умение грамотно спланировать свой рабочий день (неважно, одна у вас работа или несколько) является залогом не только удовлетворённости от работы и получаемого полезного результата, но и здоровья.

У каждого человека в среднем в общем списке может быть несколько десятков дел. Если он будет приниматься за каждое из них по мере его поступления, то, боюсь, ночные грёзы ему уже не светят, а хроническая усталость обеспечена. Нужно ли вам это? Что вы выбираете: заработать больше денег, но в 40 лет чувствовать себя на все 100? (как нельзя кстати подобралось выражение). Или быть выспавшимся, незлым и адекватным человеком весь день, успевая выделять время на себя, на семью, на увлечения? Этот выбор делаете вы сами.

Нахождение баланса между объёмом работы и собственным здоровьем, конечно, личное дело каждого. Но важно, чтобы все действия, выполняемые вами, имели пользу.

Вспомните, сколько раз, приходя домой изнурённым и уставшим, вы спрашивали себя: вроде работал, «вкалывал», а толку... Приходили поздно домой, а практический результат был незначительным: планы менялись, опять нужно повторять инструктаж, снова переделывать план и т.д. Примеров очень много, и часто наша суетливость и нежелание остановится и подумать над пользой каждого действия является причиной неуспеха. Повторю важную мысль: каждое действие должно нести пользу. Тогда загруженность будет иметь свои результаты. Можно сосредоточенно выполнить одну неприятную, но важную задачу, которую вы откладывали, но от которой зависел контракт, чем решить много мелких рутинных вопросов, результат от которых не всегда виден.

Из всего большого списка дел на сегодня/неделю/месяц вы должны выбрать именно те задачи, которые являются для вас в настоящий момент наиболее приоритетными (это могут быть как кратко- так и долгосрочные). Поэтому третий принцип тайм-менеджмента звучит так: выберите наиболее приоритетные на сегодняшний момент задачи для выполнения!

Всё выполнить нельзя, да и не нужно. Вспомните высказывание простых людей: «Не спеши выполнять — отменят!». Не все задачи будут иметь для вас одинаковую приоритетность: что-то можно отложить, что-то вообще не делать. Выберите самые приоритетные задачи, при этом критерии приоритетности могут быть самые разные. Именно поэтому я специально не употребляю здесь терминов «важное», «срочное», ибо у каждого своё понимание.

Частой ошибкой является бытующее ещё с советских времён видение плана дня как исключительно жёстких задач, «пятилетка в четыре года», без возможности подстроиться под обстоятельства. Но вспомните, наверняка у вас бывали случаи, что вследствие неожиданно возникшей ситуации, случая, вы могли решить какую-то задачу: поймали шефа в коридоре — смогли поднять вопрос годовой давности о повышении зарплаты и пр.

В тайм-менеджменте планирование рассматривается как гибкая система, удобная для решения возникающих новых задач, не исключая наличия жёстких. Но самое главное заключается в следующем: при возникновении этой неожиданной ситуации (позвонил друг, у которого вы хотели узнать про компьютер; увидели магазин, который давно искали; неожиданно позвонил клиент, к которому у вас накопилось много вопросов) вы должны в нужный момент не забыть сделать то, что вам требуется для решения вопроса. Именно на это и акцентирует внимание тайм-менеджмент — наличие под рукой нужного списка вопросов к клиенту, перечень книг для покупки, списка технических вопросов про компьютер, которые вы хотели задать другу. Таким образом, выполнение задачи в оптимальное для неё время — залог умения вспомнить о ней вовремя и не тратить впоследствии время на её решение, когда благоприятная ситуация пройдёт.

Из всего списка дел останутся те, которые требуют от вас приложения усилий «здесь и сейчас». Если это краткосрочные задачи, они могут иметь длительность до нескольких десятков минут. Если речь идёт о долгосрочных проектах (так называемые «слоны» в тайм-менеджменте), их вы можете разделить на более мелкие подзадачи и каждый день выделять время на их выполнение.

Откладывание на потом задач, для которых удобный момент выполнения наступил, чревато отвлечением в будущем и необходимостью выделения времени на их решение. Принимая сегодня решение о том, что вы наконец-то звоните вредному спонсору, с которым вам неприятно разговаривать, но от которого зависит выделение средств для развития компании, вы тем самым берёте ответственность за данную задачу, не откладывая её на «завтра». Представьте, сколько дел мы откладываем вследствие нежелания, собственной лени, поиска оправданий... Осознанно выделяя полчаса на разговор с клиентом, вы решаете задачу и тем самым пододвигаете дело к завершению — результат не заставит себя долго ждать. Поэтому ваше решение «здесь и сейчас» выполнить те или иные дела и внести их в график своего дня позволяет осознать объективную картину вашей занятости и увидеть, какие остались резервы времени, и можете ли вы ещё решить задачи, требующие от вас действия сегодня.

Не перегружайте свой день! Подходите гибко к решению вопросов! Помните о возможности делегирования, если она у вас есть, и о том, что не все задачи требуют от вас немедленной реакции.

О последнем — четвёртом принципе тайм-менеджмента — читайте во второй части материала.

Материал проекта Карьерист.ру
Автор: Варвара Радченко, бизнес-консультант, методист компании «Организация времени», преподаватель кафедры тайм-менеджмента МФПА
(www.careerist.ru).