Канули в Лету времена, когда писали друг другу длинные письма: родным и близким - от руки, людям, с которыми поддерживали деловые отношения, - «штампуя» на печатной машинке ... Сообщение теперь пишут скупые - лень в эпистолярном жанре упражняться. Да и «эпопеи» некогда читать. Лаконичность - сестра таланта. Но сухие слова за душу не возьмут. Как настроить делового партнера на конструктивный диалог? Ведь в деловой переписке эмоциональный прессинг - неприемлемый?
Бизнес-тренер, психотерапевт, член Украинского союза психотерапевтов Татьяна Лебедева уверена: «Передать позитивный настрой через тон письма возможно».
«Не пытайтесь продемонстрировать мастерство владения интернет-сленгом, используя« неужиткови »слова и« рисуя »смайлики, - советует бизнес-тренер. - Не пишите письма под влиянием эмоций. Если планируете сообщить неутешительную новость (например, «вы не прошли по конкурсу» или «компания прекращает с вами сотрудничество»), начните со ... сочувствия: «к сожалению, не можем принять ваши условия», «вынуждены сообщить, что нам придется разорвать контракт », а не с констатации отказа. Выложите мотивацию принятого решения и дайте человеку понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. Поблагодарите адресату письма - «за своевременную ответ», «участие в проекте», «удачную предложение». Общение, даже если оно виртуальное, должно происходить в теплой атмосфере. Фразами типа: «Рад помочь» или «Честь имею пригласить» деловой репутации не испортишь ».
Не намекайте адресату на его невнимательность или некомпетентность, введя в текст письма формулировку «Настойчиво рекомендую обратить на это внимание» или «Предлагаю внимательно изучить этот вопрос».
Чтобы адресат четко понял, о чем говорится в письме, разбейте текст на абзацы. Экономьте время других! Письмо должно состоять из обращения, преамбулы, основного текста, подписи, постскриптума и сопроводительного текста.
Обращение начинайте с имени: «Пани Оксана!» Или «Оксана Ивановна!" Не забудьте добавить «уважаемая». Нельзя обращаться к человеку «уважаемая п. Оксана» или «уважаемая госпожа Сидоренко А. И.». Таким образом засвидетельствуете свою невоспитанность.
Преамбула - это первый абзац письма. Выложите в нем цель обращения. Адресат, прочитав преамбулу, должен понять, с какой целью вы к нему пишете. Далее следует основной текст (2-4 абзаца). Выложите в нем главную мысль письма, аргументируйте ее. Если эта просьба - просите. Если жалоба - жалуйтесь. А вот в концовке «лить воду» не стоит. Чтобы логически завершить «депешу», подведите итог монолога.
Не забудьте указать свою должность, фамилия, имя, отчество. Прежде обязательно впишите стандартное «С», «С благодарностью» и т.д.
А вот постскриптум в деловой переписке используйте время от времени. Для чего нужен PS? Чтобы сообщить о «событии», которая состоялась после написания письма или передать информацию, отрезанными от основного текста.
Перед тем, как нажать опцию «Отправить письмо», проверьте, указали тему сообщения и вложили нужные файлы. Еще раз перечитайте текст, чтобы избежать грамматических, пунктуационных и орфографических ошибок. Сообщение завершите лаконично: «С нетерпением буду ждать ответа», «заранее благодарен!"
Не затягивайте с ответом. Если вам пришло письмо, ответить на него рекомендуется в течение 24 часов. Не успеваете? Сообщите, что готовы обсудить вопрос через несколько дней. Если сообщение «прозевали» (например, ездили отдыхать или заболели), объясните (лучше - в телефонном разговоре или при встрече) причину продолжительного молчания.
Правильно оформляйте деловые письма. Они должны иметь поля. Слева - около трех сантиметров, справа - не менее полутора. Пишите шрифтом среднего размера. Желательно - в формате Times New Roman, 12 кеглем, с единичным интервалом между строками.
Если отправляете письмо в государственное учреждение, не забудьте указать дату, а также обозначить письмо регистрационным номером («штампуется» в левом верхнем углу). Это облегчит идентификацию послание, если письмо затеряется в потоке сообщений ...