Это цитата сообщения
В_погоне_за_деньгами Оригинальное сообщениеОфис, телефон, рецепшн…
Услужливое воображение дорисовывает картинку-ассоциацию: более или менее гламурная блондинка...
....прослеживается прямая взаимосвязь между длиной ног и рейтингом компании), восседающая за баррикадами из факсов и ксероксов и набирающая кнопочки на телефоне наманикюренными пальцами. Вот она, гроза всех законных жен из анекдотов.
На самом деле это персонаж из комиксов. А в жизни все не так легендарно и ярко, скорее наоборот. Картинка меркнет при одном лишь воспоминании об офисной суете и ненормированном рабочем дне. Зато отсутствие глянца «компенсируется» разнообразием хлопот и стрессовых ситуаций.
Однако одно остается незыблемым. Секретарь — во всех отношениях — лицо компании. А также ее голос, осанка, походка и манеры. Но внешность — это не длина ног и линия скул. Это отражение внутренней сущности: четкость и плавность, строгость и мягкость, жесткость и тактичность. Единство противоположностей.
Хороший секретарь в компании по значимости своей не уступает мифическому секретарю партийной ячейки. Без него остановятся все жизненно важные процессы фирмы, замрет работа и погибнет «офисный планктон». Заняв прочные позиции в экосистеме предприятия (не менее значимые, между прочим, чем любой другой сотрудник или даже директор), «правильный» секретарь становится сердцем компании, в то время как руководитель — ее мозг.
Если дела обстоят именно так — значит вы на месте. Этот критерий очень просто определяется чувством «своей тарелки»: если на работе вы как рыба в воде — значит, тест пройден и результат положителен. Так что, пусть кто посмеет буркнуть, мол, незаменимых не бывает. Кто угодно — только не секретарь! Это специалист, без которого невозможно существование ни одного офиса в мире.
Профессия сия делится на массу категорий, имеет множество названий, причем, среди некоторых нарицательное «секретарь» опускается. Голова кругом идет — особенно у тех, кто впервые пытается устроиться на такую работу…
Табель о рангах
Секретарь в приемной. Офисный цербер с мелодичным голосом, служит буфером между директором, менеджерами и клиентами.
Секретарь-референт. Должность, требующая эрудиции и инициативы, поскольку предусматривает обработку массы свежей информации.
Офис-менеджер. «По протоколу» это сотрудник, координирующий работу целого штата секретарей в крупной компании. Но по функциям чаще приближен к секретарю. Се ля ви: многим не нравится расхожее «секретарша» — офис-менеджером именоваться куда почетнее.
Персональный ассистент. Правая рука директора: функции органайзера, напоминалки и даже карандашной точилки. И в то же время — объект всеобщего преклонения и трепета: кто еще, как не личный ассистент босса, имеет непосредственный доступ к его телу?
Впрочем, это классификация де-юре — на самом деле вариаций множество, а вышеописанные специализации в чистом виде не встречаются практически нигде, сплошные гибриды… Но де-факто все же можно вычленить два основных типажа.
I. «Принеси-подай»
«Обеспечение жизнедеятельности офиса». Сие размытое требование, будто библейское иносказание, включает в себя многое — и тот же кофе, без которого не забурлит кровь в жилах шефа, и еженедельный пятничный тур на почту для отправки кипы заказных писем, и закупка-распределение канцелярии (вдруг менеджер Пупкин останется без степлера, а принтер — без картриджа!). А также много — многое! — другое. Причем, не отменяет обязанностей классического белого воротничка — ведение делопроизводства. Утешает лишь требование по знанию основ оного — а не всех подводных камней и течений юриспруденции.
Обязанностей масса... А как же права? Скажем честно и сразу: право на отдых секретарь имеет только после канонических «18.00», да и то не каждый день. А поначалу придется частенько засиживаться после работы — дабы, как уже сказано, наладить ту самую жизнедеятельность.
Со временем становится легче: жизнь мерно течет в своем русле (которое формирует сам секретарь) и появляется больше времени… на другие хлопоты. Примерно следующие…
Традиционные функциональные обязанности секретаря Ведение общего делопроизводства. Составление и учет элементарных документов. Деловая переписка. Здесь может понадобиться тот самый «базовый английский». И непременно хорошая память, а также отсутствие привычки откладывать все в долгий ящик. Прием посетителей. Милая улыбка, приятный голос по телефону должны укрощать даже самых нервных потенциальных клиентов. Бронирование билетов/гостиниц. Тут-то и пригодятся стальные нервы и чекистская выдержка! В офисных баталиях и прениях с руководством не расходуется столько нервных клеток, сколько при общении с «потусторонним» голосом «вражеского» менеджера в ожидании нужного ответа. «Чай-кофе-капучино». Чайную церемонию устраивать вряд ли придется, но хорошо заваренный напиток, приправленный любезной улыбкой, — немаловажный фактор для вызова (нет, не потусторонних сил — это уже спиритический сеанс!) благодушия и
Читать далее...