Существует множество способов успешного использования времени. Их можно представить в виде принципов конструктивных действий по организации своей работы:
• точное определение целей. Начиная что-либо делать, необходимо как можно точнее определить, что вы конкретно хотите сделать. Многие люди, не зная точно, к чему идут, сворачивают с прямой дороги еще на старте. Они теряют направление и реагируют на любые отвлекающие сигналы;
• сосредоточенность на главном. Весьма полезно составить список всех дел, в соответствии с их приоритетом и срочностью;
• создание стимулов. Человек лучше всего делает то, что ему нравится. «Любимые» дела всегда делаются быстрее, чем «нужные». Если можно превратить «нужно» в «хочу», эффективность работы значительно повысится;
• установка сроков. Лучший способ взять на себя обязательство — установить срок выполнения того или иного задания;
• решительность. Говорят, что успех — это способность поступать правильно в 51 % случаев. Если у вас уже есть некоторая информация, постарайтесь приступить к работе как можно быстрее: обдумывайте, решайте, действуйте. Начав что-то делать, не нужно все время сомневаться — двигайтесь дальше;
• умение говорить «нет». Это позволит не отвлекаться на ненужные дела и разговоры;
• контроль времени, затраченного на разговоры по телефону и «посещение» Интернета. Телекоммуникационные средства — источник как дополнительного времени, так и искушений. Сосредоточьтесь на целях, для достижения которых вы их используете;
• умение слушать. Внимательно относитесь к информации, чтобы точно знать, что, где, когда и почему происходит;
• отказ от шаблонов и повторов. Если вы успешно справлялись с работой, используя всегда один и тот же метод, это не значит, что он самый лучший. Поинтересуйтесь, как эту работу делают другие. Может быть, ее можно сделать быстрее и эффективнее;
• внимание к мелочам. Ничто так не выбивает из колеи, как досадные мелочи. Будьте внимательны к, казалось бы, несущественным вещам и предметам в быту и на работе. Это позволит сэкономить вам массу времени и сил;
• полное использование времени. Время, которое вы тратите на поездки и ожидание, можно использовать на обдумывание дел и планирование дня;
• поощрение у подчиненных краткости изложения проблем. Не забывайте похвалить того, кто кратко излагает вам суть проблемы, и выразите недовольство сотрудниками, не умеющими делать это. Многие полагают, что если они проводят с боссом много времени, то это свидетельствует об их исключительном положении в компании. Не укрепляйте в них это заблуждение.
Самое важное, что нужно осознать, — всегда существует резерв времени, даже если вы уверены, что все «лимиты» исчерпаны. (Например, при любом аврале вы прервете работу в случае срочного вызова к президенту компании.) Без этого невозможно создать ситуацию, когда бы вы управляли работой, а не работа вами. Когда вы теряете управление процессом, возникает ряд опасностей:
• если работа накапливается, вероятность, что вы упустите важные задачи, возрастает;
• рабочая перегрузка чревата сильнейшими стрессами;
• если вы не разберетесь с рутинной работой, то не сможете выделить время для важных дел;
• успешные люди — те, кто делают то, что нужно. Люди, письменные столы которых завалены документами, не делают то, что нужно;
• когда всплывает что-то важное, вы не можете уделить ему должное внимание, не принося в жертву что-нибудь другое.
Вы понимаете, что нужно высвободить время; вопрос только в том, как его найти. Существуют радикальные способы высвободить целый день:
• решите заранее, какой день вы потратите на «расчистку» своего стола, и отметьте дату его в календаре;
• иногда полезно весь этот день или часть его поработать дома;
• конечно, делегировать задания вечером и в выходные — не идеальный вариант. Но в это время можно провести подготовительную работу и составить список тех дел, которые нужно делегировать, и отдельно тех, которыми вы должны заняться сами.
Чем дольше вы откладываете разборку вашего завала по работе, тем труднее вам придется. Поэтому выполните три главных действия: выберите время; придерживайтесь его; устраните отвлекающие моменты.
Структуризация существующих дел
Упорядочить существующие неотложные дела полезно по двум основным причинам:
• психологическая проблема рабочей перегрузки состоит в том, что вы видите подавляющую своим размером кучу дел, с которыми, как вам кажется, невозможно справиться. Но, структурировав ее, вы берете все под контроль и уменьшаете до размеров, которые ваши мозги могут воспринять;
• рассортировав работу логически, вы сможете выполнить ее более эффективно и быстро.
Для начала запишите все на бумаге, все задания, которые в настоящий момент существуют только в вашей голове. Кроме того, зафиксируйте любые ключевые даты из вашей записной книжки-дневника на последующие несколько дней. Теперь рассортируйте все свои бумаги по категориям (телефонные звонки, на которые надо ответить, материалы, которые надо прочесть, и т. д.), тем
Читать далее...