Оригинал сообщения
Прежде, чем мы приступим к теме, заявленной в заголовке статьи, хочется сделать несколько оговорок, что стало уже традицией. В первую очередь хочу обратиться к тем кто уже знаком и с GTD, и с MLO. Понимаю, что пока для вас статьи из этой серии не представляют большой ценности, но, возможно, что-то новое и полезное вы найдете в них.
Обращаясь и к опытным пользователям и новичкам, хочу заметить, что понимаю не совсем ясное или совсем не ясное виденье сути моего опыта в симбиозе MyLife Organized и GTD. Поэтому прошу вас набраться терпения и просто вдумчиво следовать инструкциям (или изучить инструкции), а уже в следующей статье “MLO & GTD. Принятие решений” многое станет для вас кристально ясным благодаря прочитанным ранее статьям. Так же вы можете дождаться статью “MLO & GTD. Общий обзор”, где я уже досконально разъясню всю структуру и почему я сделал так, а не иначе, со ссылками на технические моменты, описанные в предыдущих статьях. А теперь за дело.
Для начала перенесем задачи “Слетать на Марс” и “Научиться рисовать” в папку “Может быть/Когда-нибудь”. У нас остается задача “Отпуск”, которую мы переносим в папку “Как только так и сразу”, которая, к тому же, является серьезным и массивным проектом. В системе GTD не обязательно сразу распланировать весь проект. Достаточно определиться со следующим конкретным действием. Но так же есть 3 вида дел, одним из которых является планирование. Этим мы сейчас и займемся в компьютерном органайзере MLO с проектом “Отпуск”.
Мы можем провести мозговой штурм и прикинуть все, что нам необходимо для отличного отпуска: выбрать подходящее место (посмотреть мнения о курортах в интернете, узнать у друзей); доделать программу, иначе не отпустят в отпуск; купить билеты; собрать вещи и попасть на вокзал. С некоторых пор я создаю проекты в программе Mindjet MindManager, сохраняю файл в формате XML, а потом импортирую все это в MLO. Вот такая интеллект-карта проекта “Отпуск”, получилась у меня:
А вот что получилось после импорта карты в MyLife Organized во вкладке “Схема задач” (1):
Для начала давайте сфокусируемся на проекте “ОТПУСК”. Для этого выделим его кликом левой кнопки мыши и нажмем комбинацию Ctrl+R (также это можно сделать через пункт “Фокус” контекстного меню). Теперь мы видим с вами задачи, которые относятся только к интересующему нас проекту. Вернуть прежний вид можно комбинацией Ctrl+Alt+R или, кликнув левой кнопкой мышки на панели (выделено красным прямоугольником):
Мы видим почти все задачи отображаемые зеленым цветом, что означает их видимость во вкладке списка “To-Do (списка следующих задач)” (2). Но в действительности мы не сможем выполнять все эти действия параллельно. Нам нет смысла заказывать такси, если мы еще не купили билет на транспорт, который довезет нас на место отдыха. Но куда нам покупать билет, если мы еще не определились с этим самым местом отдыха? К тому же, пока мы не сдали программу, отпуска нам не видать. Поэтому нам не к чему в списке “To-Do” (2) временно невыполнимые задачи. Они будут только затруднять нам принятие решений.
MLO решает эту задачу изящно и легко с помощью параметра (6) “Зависимости” (Alt+6). Для проставления есть две кликабельные надписи:
А дальше все логично. Задачи “Заказать такси” и “Собрать вещи” смогут быть выполнимы только, когда мы будем знать место и время отбытия транспорта, т.е. сразу же после покупки билета. Покупать билет нам нет смысла пока мы не определились куда едем и не уладили все вопросы на работе. Получается, что от задачи “Купить билеты на транспорт” зависят 2 другие, но и сама она зависит от двух других. В MLO предусмотрено выставление логического условия, если выполнение задачи зависит от выполнения больше, чем одной задачи. На рисунке выше, рядом с кликабельной надписью “Доб.” есть надпись “ВСЕ”. Нажимая ее, вы можете выставить условия: ВСЕ или ЛЮБАЯ. В первом варианте задача, которой вы выставляете зависимость, не станет активной пока не будут выполнены все, внесенные в параметр “Зависимости” (Alt+6), задачи. Во втором – любая.
В задаче “Определиться с местом” все подзадачи могут выполняться параллельно. А вот в задаче “Сдать программу по З/П” – нет. Пока мы не выяснили алгоритм начисления заработной платы мы не можем делать файл БД и саму программу. К тому же, из-за моих личных особенностей характера и темперамента, мне легче делать саму программу, когда уже схема БД готова. А вот сама программа и интерфейс могут разрабатываться параллельно. У нас получается следующая картинка:
Зеленным отмечены активные задачи, серым – которые в данный момент выполнены быть не могут. Теперь наш список “To-Do” не захламлен временно невыполнимыми задачами. После того, как мы выполним задачу(и), от которой зависят другие, и пометим ее, как выполненную, в списке “To-Do”, невыполнимая задача становиться выполнимой, и появляется в списке. Пока я еще не встречал компьютерных органайзеров с такой удобной, быстрой и интуитивной простановкой зависимостей. И, вроде бы, вообще не встречал – с просто какой-либо простановкой зависимостей. А сама эта возможность неимоверна важна для людей, у которых не одна сотня действий по всем активным проектам и областям жизни. Важна так же эта возможность и для систему GTD.
Эта и многие другие возможности MLO дают мне веские основание заявлять, что компьютерный органайзер MyLife Organized пока по праву носит звание: лучший компьютерный органайзер под систему организации дел GTD. Но закончим с дифирамбами (вполне заслуженными) и вернемся к обработке проекта.
Кстати, если задача невыполнима до какого-то определенного времени, то в параметрах(6) “Срок и напоминание” (Alt+3) ставим дату и, если необходимо, время в пункте “Начало”. До наступления проставленного часа задача не появится в списке “To-Do”. Если вы назначите срок для задачи (Alt+D), то в столбце “Срок” всегда будет указано сколько осталось дней до назначенного срока 
. Или время 
, если проставлен не только день, но и часы, при условии что день истечения срока – сегодня.
Следующее, что необходимо, так это проставить контексты (см. MyLife Organized & GTD. Обработка простых задач). В моем случае контекст=кайрос. Для тех, кто только начинает свое знакомство с тайм-менеджментом, не лишнее объяснить, что такое «кайрос». У греков, для понятия «время» было два слова: «хронос» и «кайрос». «Хронос» — это обычное время, отсчитываемое нашими часами. «Кайрос» — это время, место, обстоятельства или наличие чего-либо другого, позволяющего нам выполнить ту или иную задачу. Например, если по каким то причинам вы не всегда имеете доступ в интернет или не всегда находитесь онлайн, то будет разумно создать контекст “Интернет” и проставить его для задачи “посмотреть на форуме” проекта “ОТПУСК”.
Допустим, что Сергей и Артем, наши сотрудники, которых мы каждый раз встречаем в столовой предприятия. Мы можем для задач “узнать впечатления о…” проставить контекст “Столовая” и/или контексты их имен (фамилий). Для остальных задач продумайте контексты сами в соответствии с вашим личным виденьем.
Дальше нам нужно проставить флаги (см. MyLife Organized & GTD. Обработка простых задач). Например, для задач: посмотреть на форуме и собрать вещи — я поставил флаг “Механическая работа”. Доделать БД, алгоритм и интерфейс – получили флаг “Интеллектуальная работа”. Остальные задачи получили флаг “Встречи и звонки”. Кстати, только что пришла идея, что контекст “Контроль”, подсказывающий о задаче или проекте, который я поручил другим людям, можно перенести в флаг, для большей наглядности.
Теперь для каждой задачи проставляем важность, срочность и усилия (опять же см. MyLife Organized & GTD. Обработка простых задач).
Вот теперь все сделано и мы готовы не только и не просто к механическим действиям. В следующей статье мы. наконец-то, узнаем зачем все это было, к чему такие “сложные” манипуляции с каждой задачей и, самое главное, как это облегчит, ускорит, улучшит и сделает менее ошибочным наш выбор следующих конкретных действий. Мы увидим, что время, отданное планированию, окупается сторицей и потрачено не зря.
Всего доброго и до новых встреч.
LIci WP