Приобретение материальных ценностей в магазинах, на оптово-розничных рынках и ярмарках, проведение мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники, оплата ГСМ и аналогичные операции осуществляются, чаще всего, наличными денежными средствами через подотчетных лиц. Иногда и расчеты по долгосрочным договорам осуществляются через подотчет (достаточно часто встречается в практике случай - оплата по договору аренды)

Получая денежные средства в подотчет, и оплачивая контрагентам, суммы задолженности за приобретенное имущество (работы или услуги), сотрудник организации выступает, по доверенности, от имени своей организации – юридического лица. Поэтому, осуществляя платежи из подотчета, поставщикам – юридическим лицам, сотрудник организации должен помнить о предельном размере наличными между юридическим лицами.

Указанием ЦБ РФ от 14 ноября 2001 года №1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическим лицами по одной сделке» (введено с 21 ноября 2001 года). Предельный размер наличных средств, используемых при расчетах между юридическим лицами, установлен в сумме 60 тысяч рублей.

Следовательно, рассчитываясь подотчетными средствами с юридическим лицом за какое-то имущество (работы, услуги) работник организации может осуществить оплату в размере не более 60 тысяч рублей по одному договору.

При расчетах юридических лиц с физическими лицами, вышеуказанных ограничений не существует.

Обратите внимание!


Если ранее предельный размер расчетов наличными деньгами определялся по одному платежу, то с 21 ноября 2001 года он определяется по одной сделке. Это несколько меняет привычную ситуацию.

Сделками согласно статье 153 ГК РФ, признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.

К примеру, внесение наличных денег в кассу (в порядке оплаты товара, работ или услуг) является действием, но не является сделкой. Это действие по исполнению обязательства по оплате.

Любой договор, заключенный сторонами, является сделкой. (Только односторонняя сделка не является договором.) Поэтому фактически предельный размер расчетов наличными деньгами в сумме 60 тысяч рублей установлен по одному договору.

Если, например, заключен договор на 100 тысяч рублей (или не определили сумму договора), то лишь 60 тысяч рублей по нему можно оплатить наличными деньгами, остальную сумму необходимо оплатить путем безналичных расчетов.

С одним лицом можно заключить неограниченное число договоров. Предельный размер расчетов установлен для сделки (договора) и сумма денег, которую можно принять от одного контрагента в течение одного дня, определяется лишь количеством заключенных с ним договоров.

Что же может считаться договором?

Договор, если одной из сторон является юридическое лицо или предприниматель без образования юридического лица (далее - предприниматель), всегда заключается только в письменной форме

Договор в письменной форме может быть заключен путем:

составления одного документа, подписанного сторонами (пункт 2 статьи 434 ГК РФ);
обмена документами посредством связи, которая позволяет установить, что документ исходит от стороны по договору (пункт 2 статьи 434 ГК РФ);
совершения лицом, получившим письменную оферту (предложение заключить договор с указанием существенных условий такого договора), действий по выполнению условий предлагаемого договора (пункт 3 статьи 438 ГК РФ);
В первом случае каждая из сторон имеет подписанный всеми сторонами договор.

Во втором случае одна из сторон имеет, например, подписанный ею договор с факсимильным воспроизведением подписи руководителя и оттиска печати другой стороны. Вторая сторона имеет идентичный по содержанию договор с факсимильным воспроизведением подписей руководителей и оттисков печатей каждой из сторон (то есть как бы подписанный двумя сторонами договор, затем переданный по факсу).

Наличие счета на оплату на сумму 600 тысяч рублей и десяти товарных накладных по 60 тысяч рублей на товар, указанный в счете, свидетельствуют лишь о том, что заключен договор (сделка) на сумму 600 тысяч рублей. Наличными деньгами можно оплатить товар лишь по одной товарной накладной.

Также следует иметь в виду, что наличие составленного договора, подписанного сторонами, позволяет оплатить наличными деньгами товар лишь на сумму 60 тысяч рублей, независимо от количества счетов на оплату и товарных накладных на товары, поставляемых в рамках договора.

Ситуацию не спасает заключение дополнительных соглашений к договору, определяющих для товара, например, не только стоимость, но номенклатуру и количество, подлежащее поставке в течение месяца.

Договор (сделка) во всех этих случаях будет один, а предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке будет распространяться на все расчеты по данному договору. Всё вышесказанное касается и договоров на оказание услуг и выполнение работ.

Даже при заключении пакета из нескольких договоров, рекомендуем все-таки менять существенные условия договоров.

Если в организации будет обнаружено превышение предельно установленного размера расчетов наличными между юридическими лицами, то на основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (начиная с 01 июля 2002 года) с организации-нарушителя будет удержан штраф в размере от 400 до 500 МРОТ, с должностного лица от 40 до 50 МРОТ, то есть сумма достаточно внушительная, до 50 000 и 5 000 рублей соответственно.

Однако, несмотря на то, что наличные расчеты между юридическими лицами государство контролирует достаточно жестко, организации все равно прибегают к таким видам расчетов. И нередко сталкиваются с ситуацией, когда при осуществлении хозяйственной деятельности нужно внести в кассу другой организации сумму, превышающую допустимую величину. Чтобы не попасть под штрафные санкции вносите несколько сумм, каждая из которых будет соответствовать отдельному договору. Это поможет избежать претензий со стороны налоговых органов.

Выявлять осуществление расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных сумм должны банки и органы, осуществляющие проверки соблюдения порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью. Они должны передавать сведения в налоговые органы или органы внутренних дел, которые и осуществляют рассмотрение дела об административном правонарушении и наложении штрафов.

Центральный банк РФ, устанавливая предельный размер расчетов наличными деньгами, реализует свои полномочия по установлению правил осуществления расчетов (пункт 4 статьи 4 Федерального Закона от 10 июля 2002 года №86-ФЗ «О Центральном Банке РФ (Банке России)»).

При анализе ситуации с ограничениями на расчеты наличными деньгами следует принимать во внимание Письмо ЦБ РФ от 16 марта 1995 года №14-4/95 «О разъяснениях по отдельным вопросам «Порядка ведения кассовых операций в РФ» и условий работы с денежной наличностью» (далее - Разъяснения) (Приложение №11).

ЦБ РФ разъяснил, что положения Указа не распространяются на юридические лица, получающие платеж (пункт 5 Разъяснений). Меры ответственности за осуществление расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных сумм применяются только к одной стороне расчетов – к лицу, производящему платеж в адрес другого лица.

Обратите внимание!

В том случае если подотчетное лицо осуществляет расчет (в разрешенных случаях) с другим юридическим лицом в валюте, необходимо также следить, чтобы рублевый эквивалент платежа не превышал установленный предел расчетов наличными.

Есть еще одно обстоятельство, о котором не следует забывать. С 28 июня 2003 года вступил в силу но­вый Федеральный Закон РФ от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Введение данного закона непосредственно затрагивает вопросы оформления первичных документов, при осуществлении расчетов через подотчетных лиц.

Согласно этому Закону кассовые аппараты следует применять всегда, когда стороны рассчитываются наличными или с помощью пластиковых карт. Обратите внимание: речь идет о расчетах не только с населением, но и со всеми юридическими лицами. До принятия закона №54-ФЗ, принимая наличные денежные средства от юридического лица, организация могла не применять кассовую технику, достаточно было выписать приходный кассовый ордер. А согласно новому Закону если подотчетное лицо расплатилось наличными, то помимо счета-фактуры, накладной, приходного кассового ордера ему должны выдать и чек ККТ. Сразу возникает вопрос:

Нужен ли при наличных расчетах с юридическими лицами приходный кассовый ордер в связи с введением в действие нового закона №54-ФЗ или достаточно только чека ККТ?

При денежных расчетах с организацией выписывается приходный ордер, но этого теперь недостаточно. Кассовый чек при наличных денежных расчетах должен быть обязательно. Таковы требования нового закона.

Таким образом, получается, что организация-продавец , принимая от юридического лица денежные средства, должна оформить фактически два платежных документа. Ведь на сегодняшний день Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40 никто не отменял. А согласно пункту 13 данного Порядка по каждому платежу наличными денежными средствами, поступившими от юридического лица, выписывается отдельный приходный кассовый ордер. Следовательно, на руках у подотчетного лица должно быть фактически два подтверждающих документа об оплате, однако в авансовом отчете данная сумма должна быть отражена один раз.

Это, конечно, вносит определенные неудобства, но пока ситуация остается именно такой. Видимо в скором времени законодатели решат данную проблему и установят, какой из двух документов будет признаваться документом об оплате. Ответом на этот вопрос, на наш взгляд, может служить Письмо УМНС по г. Москве от 22.09.2003г №29/51732. Нужно сказать, что в части налога с продаж этот документ потерял свою актуальность, так как данный налог отменен, а вот в отношении выдачи документов при продаже товаров за наличный расчет он дает достаточно подробный ответ.

В заключение хочется отметить, что организация аналитического учета по наличным денежным суммам, уплаченным поставщикам через подотчетных лиц достаточно сложна.

Поэтому организациям, планирующим значительные закупки, рекомендуется минимизировать расходы в режиме розничной торговли, оформив денежные расчеты по договорам с поставщиками посредством безналичных расчетов.