1. Не отвлекайтесь.

Первый тип поглотителей времени – так называемые прерывающие события. Вы делаете какую-то работу, но тут к вам подходит коллега и задает вопрос. Звонит телефон. Приходит по почте срочный вопрос от клиента... И каждый раз вы отвлекаетесь и выпадаете из процесса. Вы тратите время на ответ, консультацию, извинения, что вы заняты. Вам трудно вернуться к прежней сосредоточенности на задаче. В результате то дело, которое может быть сделано за несколько часов, растягивается на два дня. 

Что делать: 

• Поставьте телефон на беззвучный режим и выделите специальное время, когда вы перезвоните. 
• Договаривайтесь о любых личных контактах заранее. 
• Переложите часть прерывающих событий на подчиненных. Они могут, например, отвечать на письма и звонки по телефону. 
• Поставьте на стол красный флажок и договоритесь с коллегами, что когда флажок на столе, это означает «я занят, подойдите через 15 минут». Но не злоупотребляйте этим методом и не ставьте флажок без серьезного повода. 
• Тренируйте силу воли, учитесь не отвлекаться по любому поводу. 

2. Не тратьте время впустую.

Очень опасными поглотителями времени являются мероприятия, события и времяпровождение, не отвечающее вашим задачам. К этому типу хронофагов относятся, например, корпоративные совещания или собрания, где необходимо присутствовать по протоколу, «для галочки». Сюда же относятся ситуации, когда вы договорились о встрече, а человек опаздывает и вам приходится его ждать, или бесцельная болтовня с коллегами, постоянные перекуры, просматривание соцсетей. 

Что делать: 

• Договоритесь с коллегами или начальством, что вы будете лишь на той части совещания, где ваше присутствие необходимо. 
• Обсудите возможность делать какую-то работу прямо на совещании, если вам не нужно участвовать в обсуждении и вы не будете отвлекать коллег. 
• Отправляясь на встречу, возьмите с собой ноутбук. Тогда, если вам придется ждать, это время не пропадет. 
• Выделите специальные часы для общения с коллегами. 

3. Контролируйте хаос. 

Хаос — это то, что забирает наше время в результате неумения оптимизировать работу, планировать задачи, выстраивать приоритеты и оценивать собственные возможности. Нечетко сформулированную или неправильно поставленную задачу невозможно выполнить быстро и эффективно. 

Постоянная необходимость решать срочные, а не стратегические задачи постепенно приводит к ухудшению результатов работы. Отказ от собственных эмоциональных и физических потребностей приводит к срывам, из-за которых полезная деятельность может надолго остановиться. 

Что делать:

• Составляйте планы на день, на неделю, на месяц. 
• Учитывайте в плане время, которое необходимо вам на отдых, питание, восстановление сил. 
• Определите, какие задачи наиболее важны, а какие можно отложить. 
• Разберитесь на своем рабочем столе и в компьютере, чтобы нужные материалы всегда были под рукой. 
• Готовьтесь к любой встрече или совещанию заранее, чтобы не пришлось встречаться или собираться повторно. 
• Запишите, на что вы тратите время в течение рабочего дня. 
• Проанализируйте получившийся результат и используйте его для дальнейшего планирования. 

4. Не беспокойтесь.

Все мы живые люди, а это значит, что у нас есть чувства и эмоции — в том числе и такие, которые могут препятствовать быстрому и эффективному решению задач. Среди самых распространенных эмоциональных проблем, из-за которых мы теряем много времени — боязнь «белого листа» (страх начать новое дело), волнение, синдром откладывания, спешка и потеря интереса к делу до его окончания. 

Что делать: 

• Отдохните, смените сферу деятельности, восстановите физические и моральные силы. Это способствует ровному эмоциональному состоянию и творческому подъему. 
• Изучите себя, узнайте, какие эмоциональные состояния, крадущие время, свойственны именно вам. Используйте для этого курсы, книги по психологии или медитацию как метод самопознания. 
• Признайте существование проблемы. Это не всегда просто, но очень важно для того, чтобы она начала решаться. 
• Обратитесь за индивидуальной помощью в решении эмоциональных проблем к тренеру или психологу. 

5. Разделяйте ответственность.

Нередко мы ничего не успеваем, потому что слишком много берем на себя, не владеем навыками управления собой, людьми и ресурсами. Мы не можем отказать, если нас просят о помощи, даже если наш день уже расписан по минутам, мы берем на себя ответственность за чужие дела, нам проще сделать самому, чем кого-то попросить. А если мы просим, то не умеем вовремя проконтролировать результат и исправить допущенные ошибки. В результате наша работа не выполняется в срок, а мы чувствуем себя полностью вымотанными. 

Что делать:

• Освойте технологию конструктивного отказа. Формула конструктивного отказа выглядит примерно так: «Спасибо, что вы обратились ко мне, я очень хотел бы помочь (присоединение), но сейчас я занят собственным проектом (причина) и не могу уделить время вашей проблеме (отказ). Но я могу заняться вашим делом завтра (альтернатива). 
• Избавьтесь от чувства вины, если не можете помочь.