Современные технологии просто изобилует массой возможностей для подстав. Недовольные клиенты, могут из вашей интернет-переписки по е-mail сфабриковать такое дельце, что увольнение вы будете расценивать как счастье. Поэтому, для того, что сознательно или несознательно не стать жертвой неадекватных клиентов, соблюдайте следующие рекомендации:
- вам часто приходится отказывать своим клиентам посредством e-mail? Знайте, это самый неприятный и неэффективный способ. Если выхода другого нет, оставляйте человеку возможность. Напишите, что лучше всего созвониться, чтобы постараться уладить проблему;
- не вздумайте оправдываться в письмах. Даже если вы не согласны с действиями своего предприятия, ни в коем случае не упоминайте это в тексте. Вы хотите посочувствовать человеку, а он выложит скриншот ваших слабостей на общее обозрение, и в результате к вам придет самая что ни на есть слава;
- когда ситуация зашла далеко, то лучше заблокируйте интернет-переписку с надоедливым клиентом. Вместо того, чтобы продолжать отправлять компромат на себя, начните юридическую процедуру решения вопроса;
- ни в коем случае не пользуйтесь заготовленными шаблонами при ответах. В какой-то части они могут не совпасть с той мыслью, которую вы хотите передать, а клиента на руках уже будет ваш вполне официальный ответ;
- в случае, когда вам необходимо дать удаленный ответ, лучше используйте он-лайн чат, откуда выудить подтверждение информации куда сложнее;
- при отправке определенных сообщений вашим клиентам, всегда сохраняйте копию отправленных писем в своем почтовом ящике. Поверьте, пригодится. Ушлый клиент может с легкостью изменить текст сообщения, а у вас будет точная его копия. Это будет служить лучшим оправданием. Кстати, лучше всего при этом отправлять 2 письма – одно клиенту, а второе на резервный почтовый ящик. Это будет видно получателю, а, значит шансов, что с вами захотят поиграть в различного рода игры – меньше;
- всегда при отправке писем выставляйте функцию подтверждения получения и прочтения. Полученные уведомления обязательно сохраняйте. Это позволит вам всегда иметь возможность доказать, что письмо клиенту было отправлено, а самое главное получено и прочитано.
Помните, информация распространяемая по интернету –летучая. В подавляющем большинстве случаев она не присутствует в физическом виде на бумаге, поэтому доказать, что вы правы – практически невозможно. Именно по этой причине старайтесь все время создавать резервные копии каждого своего шага.