Я думаю, что каждый или почти каждый собственник начинающей компании мечтает о том дне, когда о нем, о его компании заговорят. Имя его компании будет на устах у тех сегментов покупателей, о которых он или она мечтают в перспективе развития компании.

И в один прекрасный момент идея провести Презентацию становится главной. Появляется огромное желание и ощущение, что без этого события развиваться компания не сможет.

Расскажу, как это удалось сделать одной из компаний, и о тех ошибках, которые при этом событии имели место быть.

Первое, с чего начинается такое мероприятие - это Подготовка.
Сначала необходимо разработать шаги и действия по подготовке Презентации.

Презентация включает в себя потребность во многих ресурсах:

• Финансовых
• Человеческих
• Управленческих
• Организационных
• Маркетинговых
• Информационных
• И других...

И я предполагаю, что в этом месте мне все скажут - мы это знаем.
Но все не так просто, как кажется на первый взгляд.

Вот как это было в реальности:
1. Разрабатывается сценарий Презентации;
2. Разрабатывается финансовый план себестоимости этого мероприятия, который включает:
a) Работу ведущего Презентации (от 2500 до 25 000 руб.)
b) Стоимость аренды помещения (20-30 кв.м. - 700-1000 руб./час)
c) Стоимость Фуршета (от 1000 руб. до 30 000 руб.)
d) Подарки и призы (от 200 до 2 000 руб./ чел.)
e) Фирменные папки и презентационные материалы (от 1000 до 1500 руб/ чел.)
f) - то, что вы захотите.. (....... цифру поставьте сами)
ИТОГО: от 70 500 до 167 000 руб./30 чел. + ...

3. Определяют продолжительность Презентации: она может быть от 1часа до 3 часов, с перерывом 15-20 мин. или без него, в зависимости от цели Презентации.

4. Подготовка Презентационных и информационных материалов:

a) План работы компании по развитию услуг, продукты;
b) Список приглашенных с контактами и с ответственными менеджерами;
c) Заявка на участие в Презентации;
d) Приглашение на презентацию;
e) Коммерческое предложение по услугам, продуктам компании;
f) Описание технических и других характеристик продукта, услуги;
g) Анкета обратной связи участников Презентации;
h) Сертификаты, лицензии, грамоты, дипломы Вашей компании.

5. Договор об Аренде помещения, где будет проходить Презентация

6. Получение согласия владельцев Бизнес-центра на рекламу Презентации
на территории Бизнес-центра

7. Размещение на сайте компании новостей о предстоящей Презентации с
Анонсом программы Презентаци;

8. Размещение информации в Интернете о предстоящей Презентации.


Вроде все перечислено, можно назначать и дату и тут... начинается самое важное.

Назначить правильно дату Презентации (день недели и время)- эта задача требует особого внимания.
Презентацию лучше не назначать в Христианские праздники, либо перед ними, так как состояние поста многих соотечественников ввергает в глубокую депрессию и грусть. А в таком состоянии, говорят психологи, вряд ли вам удастся о чем-то договориться с потенциальными клиентами и партнерами.

Понедельник, суббота или воскресенье, тоже подходят мало. Даже пятница - особенно с мая по сентябрь, не очень удачный день. Москва уезжает на дачи с 2 часов дня за чистым воздухом и отдыхом от суеты мегаполиса.

Поэтому лучшее время для проведения Презентации - вторник или четверг.

Число при этом играет немаловажную роль. Не очень удачными считается число 13.

Но иногда обстоятельства не дают нам выбора и тогда Презентация назначается на пятницу, 13. Учитывая это обстоятельство, можете сразу вычеркнуть 30 % приглашенных, так как они либо откажутся сразу, либо не доедут по непонятным причинам.

Раскрученные американские фильмы о кровавых событиях именно этого дня отложили в умах россиян неизгладимые впечатления. И граждане предпочитают не рисковать - а вдруг все повториться...

Наша презентация проходила именно 13, и именно в пятницу.
Результат:
Презентация состоялась, прошла удачно, несмотря на многочисленные накладки и отсутствие 30 % приглашенных.

Перечисленные пункты по подготовке Презентации не будут полными, если мы подробно не остановимся на технологии приглашения гостей.

1 вопрос: кого приглашать?
2 вопрос: на кого делать ставку?
3 вопрос: сколько человек приглашать?

Есть несколько вариантов ответов и они имеют место быть в зависимости от стадии развития вашей организации и стратегических целей Презентации, а она может быть разной:

• Развитие старых крупных клиентов;
• Наращивание базы клиентов;
• Презентация новых продуктов, услуг;
• Презентация новых технологий, направлений и возможностей;
• Формирование базы клиентов с нуля;
• И многое другое...

Остановимся, пожалуй, на самой сложной стратегической цели Презентации - формирование базы данных клиентов с нуля.

Ну что нужно придумать такого, чтобы потенциальные клиенты пришли?

Во-первых, сколько человек вы хотите пригласить на Презентацию?

Ответ организаторов в первую минуту, как правило, один:
- «Как можно больше»- 50, 100, 200 человек.

Но опыт показывает, что управлять и организовывать такую массу людей непросто, а у вас мало опыта, не забывайте.


Поэтому предлагаю остановиться на цифре от 15 до 30 человек. И на это есть свои причины:

1. в случае неудачной Презентации - вы потеряете не так много;
2. легче удерживать внимание аудитории;
3. больше возможности уделять внимание каждому гостю;
4. удобнее отслеживать и предупреждать нежелательную реакцию;
5. возможность успешной работы в группах, если планируется заседание секций или групповая работа;

Теперь: кого приглашать и как? Всех, выборочно, только уже знакомых?

1 вариант - вы делаете e-mail рассылку на 10 000 юридических адресов и
ждете... Результат: 3 - 4 человека обеспечите.
2 вариант - вы сажаете на телефоны 10 сотрудников и предлагаете им
приглашать всех, кого они встретят в каталоге «Желтые
страницы». Результат: к вам придут, но любители погулять за
ваш счет, любопытные и просто любители тусовок.
3 вариант - вы печатаете в журнале статью о компании и приглашаете на
презентацию всех заинтересованных. Результат: могут прийти
несколько человек, но не те, кого вы ждете.
4 вариант - вы вешаете объявление в Бизнес-Центре, где арендуете
помещение и ждете... Прогноз результата - ближе к «0».
5 вариант - вы идете по всем кабинетам, где работают другие фирмы в
Бизнес-Центре и приглашаете всех желающих.
Результат: отзовутся немногие, придут - единицы.
6 вариант - вы проводите маркетинговое исследование по телефону и
приглашаете только заинтересовавшихся. Результат: точное
попадание, но требует много времени.
7 вариант - вы лично на встрече рассказываете о предстоящей презентации
своим потенциальным клиентам с большим воодушевлением.
Результат: еще более точное попадание, еще больше требует
времени, но выход: из 100 % приглашенных - 30 % .
8 вариант - размещаете информацию на своем сайте и в поисковиках в
Интернете. Результат: ближе к «0», неизвестно, кто придет.

9 вариант - бесконечное множество вариантов...

Теперь рассмотрим, что же реально хорошо привлекает потенциальных клиентов на подобные мероприятия:

 

• Личное приглашение генерального директора;
• Предварительное телефонное маркетинговое исследование с поиском заинтересованных лиц в нужном вам сегменте;
• Назначение встречи и приглашение на презентацию после выяснения потребностей потенциального клиента;
• Ваши хорошо обученные и подготовленные сотрудники, которые работают на телефоне;
• Личные связи, знакомства;
• Рекомендации клиентов, которые уже побывали у вас на Презентации пол года назад;
• Безоговорочная вера вас и ваших сотрудников в то, что Презентация состоится и пройдет на самом высшем уровне

Ну вот, Презентация состоялась и даже вроде бы неплохо. Время подвести итоги:

Возможные Ляпы Презентации или чего не должно быть:

1. Гостей никто не встречает, и не предлагает проходить, располагаться,
выпить чаю, кофе с дороги;
2. Не подготовлены ручки, бумага, план презентации, презентационные
папки для участников;
3. Выступающие задают некорректные или неудобные вопросы гостям;
4. Сильно нарушается регламент Презентации;
5. Слабая динамика проведения Презентации;
6. Нет ведущего Презентации;
7. Не подводятся итоги Презентации;
8. Выступающие плохо подготовлены;
9. Отсутствуют бэйджи у сотрудников компании, гости не знают, как к кому
обращаться;
10. Нет позитивного настроя гостей;
11. Эмоциональная кривая сценария Презентации не выстроена на пик
положительных эмоций;
12. Стиль одежды директора компании и сотрудников не соответствует
официальному событию;

Далее, после того, как гости ушли, и страсти улеглись, а лучше на следующий день, подводятся итоги Презентации.
Включают в себя:

1. Анализ Анкет обратной связи:

• Общая оценка
• Лучшие выступления
• Неотмеченные выступления
• Замечания по проведению
• Предложения

2. Анализ аналитика компании, ведущего общее отслеживание проведения
Презентации. Анализ «+» и «-« выступающих. Общая оценка.
3. Анализ эмоционального впечатления Выступающих от выступления
коллег и Презентации в целом.

• Положительное впечатление (шутки, смех, розыгрыши, настрой)
• Анализ высказываний гостей после Презентации на Фуршете.

Подведение общего итога по результатам:

1. Удовлетворительно (при одобрении более 60 % присутствующих)
2. Неудовлетворительно (общее разочарование, негативные реакции). И что с этим теперь делать?

Говорят, что отрицательный результат - это тоже результат. И я с этим полностью согласна, даже если горечь после поражения не дает спать, есть и жить с улыбкой.

А с другой стороны - что еще так двигает нас к нашей Цели, если не провалы?

Презентацию в пятницу, 13, мы признали удовлетворительной.
Получили 3 клиента на ближайшее время и 1 заинтересованное первое лицо компании.

Наступил понедельник.
Впереди новые планы, мечты, идеи.

Генеральный директор,
консультант по управлению,бизнес-тренер 
ООО «МаркетКонсалт»
Шаталова Любовь Алексеевна