Отказное письмо может быть выдано органами  Роспотребнадзора и органами по сертификации,  для подтверждения отсутствия необходимости в оформлении свидетельств о государственной регистрации или получения сертификатов соответствии на готовый товар или оборудование. Оформляются отказные письма в соответствии с регламентом, установленным законодательством  Российской Федерации.
Данный документ выдается организациям  для предъявления в контролирующие  и таможенные органы для подтверждения того факта, что гигиеническая экспертиза товаров и обязательная сертификация не требуется в отношении того или иного товара..
Отказное письмо (информационное письма)  оформляют бланках организации, выдавшей данный документ. Срок оформления отказного письма не превышает обычно пяти рабочих дней. Отказные письма часто бывают нужны для разъяснительных целей, поскольку без оформления такого документа невозможна реализация некоторых групп продукции.