[424x318]
Не секрет, что деятельность любой, даже самой маленькой фирмы порождает огромное количество документов. И даже компьютеризация не спасает. Все равно папки с накладными/счетами/договорами и т.д., и т.д., и.т.п. год от года скапливаются на полках, в кладовках, чуланах различных фирм и непонятно, что с ними делать.

Естественно, для многих документов есть свои сроки хранения. Например, (это я помню еще с института) первичная документация по складу должна храниться три года. Потом ее можно уничтожить. Но ведь уничтожение документов тоже нужно делать качественно. Документы с печатями вроде бы нельзя просто сдать в макулатуру, как есть. Их нужно порезать на мелкие ленты. Или еще каким-нибудь другим способом измельчить.

А есть документация, которую требуется хранить много лет. Например, ведомости по зарплате. Вот выходит человек на пенсию. И по этим ведомостям пенсионные службы должны определить, какое воспомоществование он заслуживает - минимальное или чуть побольше...

Поэтому для архивирования, уничтожения, переплета или хранения документов - то есть процедур документооборота, существуют специальные фирмы, которые оказывают услуги по архивным работам большим и маленьким организациям. В Москве такие услуги оказывает Компания "Главархивпроект".

Если у вас есть документы, которые уничтожить нельзя, а хранить на территории фирмы дорого и не выгодно - лучше всего заключить договор на депозитарное хранение документов, Специалисты из "Главархивпроекта" приедут к вам в офис, проведут анализ и упорядочивание документации, если требуется осуществят переплетные работы и заберут все важное на архивное хранение. Если какие-то документы окажутся уже ненужными - проведут уничтожение.

То же самое и с фирмой, которая решила прекратить свою деятельность. Нельзя документы такой организации просто выбросить, сжечь или сдать в макулатуру. Как я уже писала выше - согласно законодательству, многие бумаги должны храниться довольно-таки длительный период. Так что если вы решили закрыть фирму - целесообразнее и удобнее обратиться в организацию, подобную "Главархивпроекту".

Я думаю, что многие руководители фирм последуют моему совету, потому что у меня сердце кровью обливается, когда я вижу, как хранятся важные бумаги на фирме, где я до последнего момента работала.

Edoran