По признанию Ирины Шиловой, совершенно случайный выбор определил ее дальнейший карьерный рост. После окончания Пищевого университета она и предположить не могла, что станет помощником руководителя. Сейчас трудится в компании «ВОКРУГ СВЕТА». Общий стаж работы ассистентом директора более 4 лет. Как оказалось, именно в этой должности она смогла применить все свои организаторские навыки и талант. Это та работа, на которой Ирина чувствует себя на своем месте.
Помощник руководителя, ассистент руководителя, личный секретарь.«Вторая жена» (смеется).
Немного поясню, почему я так выразилась. Жена знает своего мужа досконально: с первого взгляда понимает, какое у него настроение, с полуслова — о чем он хочет сказать, знает, какой чай или сок любит, помогает во многих делах и служит опорой и поддержкой в жизни. Очень схожие функции выполняет и помощник руководителя.
Устроилась банальным образом — через Интернет.
Что я здесь делаю
В двух словах — обеспечиваю все сферы деятельности руководителя, как рабочие, так и личные. Организую встречи — начиная от приглашения всех участников, определения места встречи, обеспечения его доступности, заканчивая вычислением самого кратчайшего пути до ресторана, где будет она проходить. Подготавливаю совещания и выступления руководителя: подбираю информацию, перерабатываю ее, пишу тезисы к докладу, веду протоколы и т.д.
Иногда приходится выполнять и личные поручения — заказать что-то в интернет-магазине, оплатить счета, купить билет.
Инструменты
Всевозможная оргтехника, блокнот и, конечно, улыбка!
Место на лестнице
Я нахожусь на высшей ступени административного отдела. Мой руководитель — генеральный директор.
Коллеги
Топ-менеджеры и руководство компании. Я транслирую некоторые их задания и держу на контроле исполнение.
За что люблю и не люблю
Работу люблю за разноплановость и чувство благодарности руководителя, когда все сделано.
Стадии «не люблю» пока еще не было.
Зарплата
Более $1500.
Карьерные дали
Повышения на моем уровне уже быть не может, а с опытом работы, который я получила, смогу работать практически с любым руководителем. Если говорить о смежной сфере — то реклама и пиар. Правда, там я смогу быть только рядовым менеджером, так как поверхностно знакома со спецификой этих областей.
Табу
Интимные отношения на работе.
Личная жизнь
Личной жизни она ей не мешает.
Профессиональные словечки
Не люблю переиначивать слова, но есть, пожалуй, одно слово — своего руководителя я называю «ШЕФИКОМ».
О чем я расскажете внукам
Расскажу о том, что меня на этой работе научили никогда не опускать руки, даже в безвыходных ситуациях. Однажды, например, нужно было заказать вещь, которая в Москве в свободной продаже не встречается, только под заказ. После трёх дней обзвона магазинов, сложилось впечатление, что найти её просто нереально. Но я же не могу об этом сказать руководителю! Вот и нашла выход — перекупила очередь на этот товар и выполнила поручение шефа.
Случай из практики
Вспомнилась история с предыдущей работы, когда по воле случая пришлось быть переводчиком при подписании очень важного договора между моим генеральным директором и представителем какой-то иностранной организации. Мой директор, конечно, знал немецкий, но по протоколу должен был присутствовать переводчик, вот меня и пригласили. В результате я справилась со своим заданием, документы были подписаны, но на ужине, посвященном сему событию, шеф мне шепнул на ушко: «Молодец! Справилась! Язык ты, конечно, понимаешь мало, но дофантазировать и изложить это умеешь хорошо!»
УКАЗАТЕЛЬ ДЛЯ КАНДИДАТА
«Совершенство складывается из мелочей» — так говорил Микеланджело про женщину. Я его немного перефразирую, сказав про работу помощника руководителя: «В этом деле важна каждая, даже самая незначительная, деталь, ничего нельзя упускать, забывать и игнорировать — важно абсолютно все!».
Например, совсем недавно для неформальной поездки с партнерами по маршруту Москва-Владимир-Суздаль-Переславль-Москва нужно было проложить маршрут и забронировать гостиницу в Переславле. Однако чтобы ничего не упустить и лишний раз перестраховаться, я подготовила информацию не только по пути следования, но и о том, где есть АЗС, пункты питания, кемпинги, забронировала гостиницы во всех городах следования и купила путеводитель по этим городам.
Какое требуется образование
Любое высшее образование. Я считаю, что в России дается такое высшее образование, которое применимо во многих областях. Также есть курсы повышения квалификации, где учат грамотно разговаривать, вести деловую переписку.
Где работать
На любых должностях, где требуются организаторские способности, умение принимать решения и брать ответственность на себя.
Что надо знать и уметь
Все! И это не шутка. Конечно, нужно иметь хорошую память. Вот у меня всегда с собой блокнот, потому что одно дело, когда слышишь и запоминаешь, а другое, когда записываешь (ведь через некоторое время запомненное может исказить мысли руководителем). Необходимы знания таких компьютерных программ, как Word, Exсel и Outlook. Важны не только грамотная речь, письмо, но и порой «актерские» навыки.
На кого равняться
Здесь не может быть кумиров, ведь главное — сработаться с руководителем, а не придерживаться какой-то строго определенной манеры работы.
Что читать
Сейчас издается очень много деловой и профессиональной литературы. Пригодятся книги по делопроизводству, психологии и тайм-менеджменту.
С чего начать
Для начала нужно понять, что карьерный рост в этой области весьма ограничен. Амбициозным людям должность ассистента не подойдет, потому что в ней просматривается потолок, и нет возможности расти вверх по карьерной лестнице. Тем же, кто все-таки решил, что быть помощником — его призвание — советую начать с позиции секретаря.
Необходимо воспитать в себе такие качества как внимательность, коммуникабельность и организованность, потому что придется постоянно общаться с сотрудниками и руководством. Кроме того, нужно уметь быстро находить необходимую информацию и представлять её в полном объёме.