Учёные подсчитали, что КПД большинства людей не превышает 0,65. Однако у ведущих топ-менеджеров этот показатель приближается к единице. И это не означает, что люди, которые все успевают, какие-то особенные. Просто они в совершенстве владеют приёмами тайм-менеджмента. Основной принцип этой науки звучит так: “Времени не хватает тому, кто не умеет его использовать”.
Существует восемь секретов по рациональному использованию своего времени. Вам остаётся только ими воспользоваться.
Секрет первый: планирование. Для начала просто составьте список дел, которые вам просто необходимо делать в течение каждого дня недели. Если есть возможность — напротив каждого дела проставьте время, которое вы затрачиваете на его выполнение. Засекайте время по часам, когда будете что-то делать и заносите данные в свой список. Это займёт у вас какое-то время, но зато поможет в будущем более эффективно распределять нагрузку.
Планируйте меню на неделю. Это может показаться трудным, но как только вы втянетесь, вы поймёте, как это здорово. Во-первых, вы меньше времени будете проводить в супермаркете, закупая продукты: у вас уже будет готовый список всего, что нужно на неделю. Во-вторых, вы избавите себя от необходимости забегать в магазин просто потому, что для приготовления какого-то блюда вам не хватает пары ингредиентов. В-третьих, вы будете экономить не только время, но и деньги, поскольку перестанете покупать лишние продукты.
Секрет второй: избавьтесь от пожирателей времени. А теперь составьте второй список. Запишите в него всё, что вы делали сегодня в течение дня. Включите в него всё, что вы делали сегодня: поиск шарфа, который исчез как раз в тот момент, когда вы собрались выходить из дома, разговор с подругой по телефону, просмотр сериала, разглядывание фотографий в Интернете и так далее. Просмотрите этот список. Будьте справедливы и самокритичны. Что в этом списке не помогло, а только отняло у вас драгоценные минуты. Напишите напротив каждого из этих дел, что вы можете сделать, чтобы этот пожиратель времени больше не мешал вам.
Секрет третий: решайте все проблемы вовремя. Большинство успешных топ-менеджеров предпочитают решать проблемы до того, как они стали помехой для работы или разрослись. В этом тоже помогает планирование.
Составив план обязательных дел, вы увидите, какие из них стоит сделать заранее, чтобы в час Х они не потребовали героических усилий по их решению. К примеру, просмотрите зимнюю обувь и одежду членов своей семьи в начале осени. Отдайте в починку всё, что требует ремонта заранее, а не в тот момент, когда выпадет снег и вы обнаружите, что вам не в чем ходить.
Секрет четвёртый: не откладывайте на потом. Соблазн “сделать это завтра” очень велик. Но если есть чёткий список дел, то вы поймёте, что завтра не сможете найти время на выполнение тех дел, которые отложили с сегодняшнего дня. Чтобы было легче, возьмите себе за правило делать самые неприятные дела вначале. У некоторых топ-менеджеров такой подход называется “проглотить лягушку” — это значит, что в течение дня нужно сделать одно трудное или не слишком приятное дело, чтобы оно уже не висело дамокловым мечом над головой и не мешало сосредотачиваться на других, более приятных задачах.
Секрет пятый: делегируйте полномочия. Проще говоря, перепоручайте всё, что можете перепоручить! Топ-менеджеры всегда знают, что их время слишком дорого, чтобы тратить его на выполнение второстепенной работы или работы, которую можно доверить кому-то другому. Включите в работу всех членов своей семьи. Пусть у каждого будут свои постоянные обязанности. Ознакомьте со списком дел всех “заинтересованных” лиц. Объясните им, что выполнение ими определённых обязанностей, к примеру, позволит больше времени выделить на совместный отдых.
Секрет шестой: откажитесь от перфекционизма. Только идеальный порядок! Не кажется ли вам, что это слишком? Смогли бы вы жить в музее? Вряд ли! Возможно, стоит перестать доводить всё до блестящего результата и позволить себе быть немного неидеальной? К примеру, детские игрушки можно вечером собирать кучей с пола в один большой пластиковый ящик на колесиках, а не рассаживать в правильном порядке на полках шкафа. Стоит соблюдать определённый баланс между качеством выполненной работы и временем, затраченным на её выполнение.
Секрет седьмой: поощряйте себя за выполнение плана. Топ-менеджеры умеют планировать не только работу, но и отдых. В их списке есть место и для семейного ужина, и для похода с детьми в кино. Как только вы начнёте планировать, увидите, что найти время для того, чтобы заняться собой или организовать вылазку на природу, станет проще. Просто внесите это дело в план на месяц.
Секрет восьмой: позволяйте себе быть спонтанной. Топ-менеджеры планируют не менее 65 процентов своего времени. Но не менее 20 процентов времени они всегда оставляют на что-то незапланированное.
Время — это невосполнимый ресурс. Оно уходит безвозвратно. Но при помощи личного тайм-менеджмента можно получить выигрыш во времени в 25—30 процентов. Представьте, что вы получаете ещё несколько дополнительных часов в сутки для выполнения всех дел, и начните прямо сегодня!