Если вы работаете на фирме (предприятии, в учреждении), имеющей деловые контакты или дочерние структуры в регионах, рано или поздно придется побывать в командировке, дабы посмотреть, так сказать, работу «на земле». 
[показать]
Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу гласит, что служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
Поводов для командировки есть множество, как и вариантов ее осуществления. Рассмотрим наиболее типичный - специалист головного столичного офиса едет проверять работу подразделения филиальной сети.
Сама по себе командировка дело нужное, ответственное и полезное как для фирмы, так и для сотрудника. Некоторые используют командировку как возможность смыться на периферию для кратковременного «передыха», сочетая приятное с необходимым. Как бы там ни было, но деловая поездка, особенно первая, требует подготовки и определенных знаний, дабы не навредить себе, ну и делу в целом. Командировку, как и любое другое важное мероприятие, условно можно разделить на несколько этапов. Итак...
У вас есть план, мистер Фикс?
Подготовка к выезду является начальным и очень важным этапом. Как правило, если руководство отправляет сотрудника в достаточно длительную и ответственную командировку, оно требует на утверждение ее план. Поэтому старайтесь выписать план «под себя», то есть таким образом, чтобы и начальство одобрило, и самому не пришлось особо напрягаться, выполняя его, а самое главное – отчитываясь о проделанной работе. Как говорится, сразу смотрите в конец туннеля.
Прежде всего, необходимо четко представлять, какие задачи ставит перед вами руководство. Исходя из этого, мероприятия должны быть спланированы так, чтобы максимально выполнить порученное задание или достичь поставленной цели, а также представить себя начальству в благоприятном свете. Не стоит придавать много внимания второстепенным моментам, тем более они не должны превалировать в плане на ключевых позициях, иначе вас могут обвинить в неумелом планировании или неспособности сосредоточиться на главном.
Еще пять сольдо!
Далее - получение аванса, покупка билета и бронирование гостиницы. Как утверждает вышеупомянутая Инструкция, фирма просто обязана выдать вам аванс, необходимый для оплаты проезда, найма жилья, а также суточные.
Размер аванса нужно рассчитать, исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда и проживания. Естественно, в пределах норм возмещения затрат, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 23.04.1999 г. N 663.
Даже если на вашей фирме нет определенного ограничения на аванс по командировкам, старайтесь не брать лишних денег – велика вероятность потратить их на нужды, которые не подпадают ни под какие нормы. А возвращать придется свои, кровные. По вашему желанию бухгалтерия может выдать аванс наличными или перечислить его на соответствующий счет для использования с помощью платежной карточки.
Билет купите загодя, не откладывая на последний день, так как его просто может не оказаться. В лучшем случае, вы рискуете поехать в плацкартном вагоне на верхней боковой полке. Также необходимо заранее, самому или с помощью местных коллег (если вы, конечно, не едете инкогнито), позаботиться о бронировании номера в гостинице. Плата за бронирование места в размере, не превышающем 50 % его стоимости за одни сутки, будет возмещена при предъявлении подтверждающих документов в оригинале.
Аусвайс, битте!
Перед тем, как отправиться на вокзал, тщательно проверьте наличие необходимых для деловой поездки документов. Конечно, забытую методичку по проверке или нужную инструкцию могут выслать вдогонку по электронной почте или факсу. Это не смертельно - отделаетесь насмешками коллег и внушением от начальства, но сможете начать работу. Гораздо хуже, если приедете на место без удостоверяющих вашу личность и полномочия документов - считайте, прокатились зря. В этом случае вы не сможете поселиться в гостиницу, а коллеги и партнеры будут в весьма затруднительном положении, не имея представления о ваших полномочиях. Поэтому, отправляясь в командировку, при себе необходимо иметь: паспорт (или заменяющий его документ), командировочное удостоверение, приказ, в котором оговаривается цель приезда, полномочия, срок командировки, в отдельных случаях доверенность на представительство интересов фирмы или осуществления определенных действий.
Качается вагон, стучат колеса глухо…
Итак, все формальности и хлопоты позади, вы в вагоне поезда, направляющегося к месту назначения. Фактически, выехав за пределы населенного пункта, работник уже считается находящимся в служебной командировке.
Проникнитесь чувством пока что неисполненного долга и учтите на эту и будущие командировки следующее.
На вас будет распространяться режим рабочего времени, принятый в месте пребывания. В выходные отдыхайте - вместо дней отдыха, неиспользованных за время командировки, другие по возвращении не предоставляются.
Однако если вас специально отправляют для работы в выходные, праздничные или нерабочие дни, то компенсация выплачивается в соответствии с действующим законодательством. Кроме того, отбывая в выходной, по возвращении вы имеете законное право на предоставление другого дня отдыха.
И главное, за вами сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время пребывания в дороге.
Теперь о поведении в поезде. Выходя из купе, старайтесь не оставлять там ценные вещи, документы и деньги – какими бы милыми и порядочными не казались ваши соседи, как известно, Бог бережет береженого. Перспектива сойти в пункте назначения в тапочках и спортивном костюме, без денег и документов, особенно, если «высокого гостя» должны встречать местные коллеги, вряд ли вам понравится.
Воздержитесь от употребления спиртных напитков – пословицу про то, что «езда в пьяном состоянии сокращает расстояние», проверите потом, когда будете ехать в отпуск. Если уж не удержались – ни в коем случае не превышайте безопасную для вас норму. Помните: в каждом поезде едет сопровождающий состав наряд милиции, поэтому вместо командировки вы запросто можете оказаться в линейном отделении ближайшей станции. В этом случае будет реальная перспектива вместо отчета о командировке писать объяснительную руководству, с последующими оргвыводами.
И еще. Проводница предназначена для того, чтобы облегчить бытовые неудобства пассажиров, а не выслушивать их нетрезвые рассуждения или двусмысленные шутки.
Если вам все же удалось благополучно удержаться от соблазнов, не забудьте при выходе взять свой билет и квитанцию на постельный комплект, для отчета в бухгалтерии.
К нам приехал, к нам приехал!
Перво-наперво, сразу же по приезду, проставьте отметку «прибыл-убыл» в командировочном удостоверении (с приложением печати) и закажите обратный билет. Сделав это, можете считать, что самая важная часть командировочного задания вами уже выполнена.
Ведите себя соответственно своему статусу вышестоящего проверяющего. Не просите вместо предложенного чая-кофе принести бутылочку-другую пива и не заигрывайте с сотрудницами. Если, из уважения к вашей персоне и проявляя гостеприимство, местные товарищи предложат вам пообедать (поужинать), соглашайтесь, однако платите за себя сами. Позволив заплатить за себя, вы становитесь немножко им обязаны, что ограничивает возможности честно и непредвзято выполнить свой командировочный долг.
Наибольшую опасность в командировке таит в себе время после окончания рабочего дня и до начала следующего. Оставшись без присмотра в чужом городе, командировочный, ошалев от свободы, может натворить делов или влипнуть в неприятную историю. Чтобы этого не случилось, придерживайтесь некоторых правил безопасности:
И еще. Не злоупотребляйте гостеприимством местных коллег. Будьте уверены, только чувство служебного долга заставляет их на вечеринке в вашу честь с большой заинтересованностью слушать, каким вы считаетесь крутым специалистом в головной конторе. Скорее всего, мысленно они у себя дома на любимых диванах…
Если, не дай Бог, вас угораздило заболеть или травмироваться в командировке, не расстраивайтесь. На протяжении всего времени, пока, по состоянию здоровья, вы не можете приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного проживания, вам на общих основаниях будут возмещаться оплата за проживание (кроме пребывания на стационарном лечении) и суточные, но не более двух месяцев. И, конечно же, ваша временная нетрудоспособность, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного проживания должны быть засвидетельствованы в установленном порядке. Помощь по временной нетрудоспособности выплачивается на общих основаниях, а эти дни в срок командировки не включаются.
Он улетел, но обещал вернуться…
Наконец-то! Это слово стучит не только в вашей, но, поверьте, с не меньшей радостью и в головах принимающих. Срок командировки истек, и настал момент прощания.
Даже если вам очень понравилось, оставаться без разрешения руководства не стоит, ибо за время задержки в месте пребывания без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения, другие расходы.
Выпроваживать вас будут со счастливыми лицами в любом случае – даже когда вы оказались на редкость несговорчивым проверяющим и накопали кучу недостатков. Если вы вели себя по-деловому и справедливо, без мелочных придирок указывая на просчеты, останетесь в их памяти грамотным специалистом. Но если вы, попив-поев-погуляв за счет принимающей стороны, еще и обвинили их во всех смертных грехах, ждите «привета» в виде полетевшего вам вслед «компромата».
Ля-ля-фа! Отчитываемся за командировку
И вот, наконец, родной офис! Оцените, как по-другому вы смотрите на коллег, свой стол, запылившийся монитор! А ваша любимая чашка с окаменевшими остатками кофе сейчас кажется самой дорогой вещью на свете. Но не расслабляйтесь – еще не все закончилось, впереди разборки с бухгалтерией и отчет начальству.
Начнем с бухгалтерии. Отчитаться и рассчитаться вы обязаны к окончанию третьего банковского дня, следующего за днем прибытия, подав соответствующий отчет об использовании аванса, предоставленного на командировку.
Сумма излишне потраченных средств (или остаток сверх суммы, потраченной согласно отчету) подлежит возврату. Вместе с отчетом подаются удостоверение о командировке, оформленное в установленном порядке, и документы, подтверждающие величину понесенных расходов. Печально, но расходы, не подтверждённые соответствующими документами (кроме суточных), не возмещаются.
Если все документы в порядке и вы не потратили командировочные деньги на личные нужды – вам нечего беспокоиться. В противном случае наберитесь терпения и выслушайте все, что о вас думает бухгалтер, параллельно прикидывая в уме, сколько снимут с зарплаты. Так вот, чтобы этого не случилось, запаситесь оригиналами следующих документов:
Суточные расходы (расходы на питание и финансирование других личных потребностей физического лица), нормы которых установлены в соответствии с вышеуказанным постановлением Кабмина, в специальном документальном подтверждении не нуждаются. Они возмещаются в единой сумме, независимо от статуса населенного пункта, в котором вы пребывали.
Теперь отчет начальству. Если на вашей фирме оно довольствуется устным отчетом, старайтесь рассказывать неторопливо, где необходимо – в деталях. Не стройте доклад только на негативе, даже если все плохо, дайте боссу и несколько позитивных «мазков», хотя бы в виде прогнозов на возможное улучшение. Не забывайте ненавязчиво и в нужном месте подчеркнуть свои личные достижения в командировке, сделайте краткий анализ, а в конце - обязательно ваш вывод.
Отчитываясь письменно, тоже учитывайте вышеизложенные советы, но помните, что этот документ будет храниться в подшивках. Через некоторое время он превратится в сухой статистический отчет о вашей работе, лишенный эмоций и чувств, а посему постарайтесь максимально отразить в нем свой вклад, сделанный на благо фирмы и во имя ее процветания. Авось пригодится!